Внедрение "1С:Бухгалтерия на 5 пользователей" в ООО "АБСОЛЮТАВТО"

«Реальная автоматизация грузоперевозок: эффективный выбор программы и ее доработка для оптимизации деятельности компании»

О Компании

Наша компания ООО «Абсолютавто» существует более 5 лет на рынке, специализирующемся на оказании посреднических услуг по перевозке грузов в городе Омске. У нас имеется своя наработанная клиентская база – заказчики, которым необходима перевозка груза, и поставщики, т.е. грузоперевозчики с их транспортными средствами. А также у нас имеется свой собственный автопарк.

Для оптимизации бизнес процессов перед нами встал вопрос выбора учетной системы, которая бы позволила нам успешно вести бухгалтерский учет, формировать аналитические отчеты, вести клиентскую базу, принимать заявки на транспортные услуги и отслеживать их исполнение, а также закрыть другие вопросы, связанные с деятельностью нашей компании. Планировалось, чтобы программа позволяла создавать финансовые и внутренние документы для принятия и отработки заказов.

Подбор программы для посредничества в перевозке груза

При подборе компании, которая сможет удовлетворить наши потребности в подборе подходящей учетной системы и автоматизации бизнес-процесса мы опирались на рейтинг и отзывы. За помощью мы обратились в компанию ООО «Автоматизация».

Выслушав наши потребности и проведя анализ задач, менеджеры «Автоматизации» предложили нам протестировать программу «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», а также нам была продемонстрирована программа с рабочей базой, где можно было инсценировать ее работу, так сказать «пощупать» функционал программы. В ходе демонстрации были показаны возможности программы, раскрыт ее потенциалы, были получены ответы на вопросы. Однако, мы пришли к выводу, что «1С:Управление автотранспортом» избыточна на 95 процентов. Хотелось чего-то более простого в использовании, без излишеств. По итогу подбора программных решений, наш выбор пал на «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ».

Доработка программы: от идеи к реализации

Не смотря на то, что «1С:Бухгалтерия 8» включает в себя множество функций, полностью закрыть наши потребности в ней невозможно, так как нам хотелось реализовать управленческий учет в этой же базе.  Тогда у специалиста отдела внедрения ООО «Автоматизация» появилось предложение доработать программу.

Первым шагом к доработке стало изучение специалистом отраслевых особенностей нашей компании и области их применения в деле. Это позволило лучше понять, какие именно функции и элементы программы требуется доработать.

Следующим этапом стало составление технического задания на разработку проекта. Было принято решение, что одной из ключевых особенностей доработки будет использование. Однако, это также могло привести к компромиссам в работе программы, что требовало тщательной балансировки.

Новая схема документа: адаптация к потребностям

В рамках доработки был создан новый документ – «Заказ управленческий». Этот документ стал основой для создания ряда других документов, таких как счета покупателю и продавцу, поступления и реализации (для формирования ТОРГ-12), а также для формирования печатных форм.

Согласно новой концепции работ по этому документу, груз разбивался на несколько частей в зависимости от того, сколько мог перевести грузоперевозчик за одну поездку. Так для заключения договоров с поставщиком и покупателем мы стали использовать только «Заказ управленческий» без использования табличной части.

Структура и дизайн документа

Документ «Заказ управленческий» состоит из четырех страниц без использования гиперссылок для улучшения удобства использования. Дизайн разрабатывался специалистом отдела внедрения ООО «Автоматизация».

Первая страница «Заказчик» содержит информацию о нас, нашем договоре, грузополучателе и отметку об оплате.

Вторая страница «Перевозчик» включает информацию об услугах перевозчика, договорных условиях и отметку об оплате.

Третья страница самая обширная. Здесь содержится информация о грузе, включая тоннаж, упаковку, количество и вид перевозимого груза. Также в этой части документа описаны места погрузки и разгрузки с использованием загрузчика адресов 1С. Там же указана контактная информация.

Четвертая страница содержит информацию о водителе, его документах и характеристиках автомобиля.

Оптимизированный процесс и результат

Создание и доработка документа «Заказ управленческий» позволили нам оптимизировать бизнес-процесс. Новая схема документа, адаптированная к нашим особенностям, значительно упростила ведение документации. Простая структура и функциональность документа способствовали повышению эффективности и точности в работе. После внедрения проекта мы достигли оптимальной производительности в выполнении рабочих задач, что привело к сокращению трудозатрат на обработку документации и минимизировало количество ошибок при создании документов:

• Раньше время оформления одного заказа составляло 30 минут. Теперь, благодаря доработке, наши менеджеры оформляют одну заявку в течение трех – пяти минут.
• В результате внедрения новых доработок, скорость создания, обработки и отправки документов была увеличена в несколько раз.
• Упростилась система передачи печатной формы доверенности по электронной почте, что сократило время простоя грузоперевозок.