Внедрение ПП "1С:Комплексная автоматизация 8. Электронная поставка" в ООО "ЗАВОД ГЕФЕСТ"

ООО "Завод Гефест" занимается производством и поставкой комплектующих для виноградников. Мы производим шпалерные опоры из оцинкованной стали. Оказываем услуги проектирования и консультирования по вопросам закладки виноградников, а также установки шпалерных систем. Производственная база располагается в пгт. Афипском Северного района Краснодарского края. Продукция Завода поставляется во все регионы России, а также экспортируется по международным контрактам в страны Евразийского Экономического Союза.

Программа для производственного учёта на заводе отсутствовала, записи велись в таблицах Excel и частично в Битрикс 24. Регламентированный учёт и отчётность мы вели в программе «1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ». Новых клиентов, как контрагентов оформляли в Битрикс 24, там же фиксировали всю информация по сделкам. Большая часть работы выполнялась и хранилась в Excel, а именно:

• складской учёт;
• расчёт необходимого количества материалов для производства;
• сведения по закупаемой продукции в разрезе поставщиков и так далее.

Количество контрагентов компании с каждым годом увеличивается. Оборот продукции растёт. Управлять производством и контролировать выполнение договорных обязательств с заказчиками и поставщиками становилось сложнее. В итоге, большое количество таблиц Excel и отсутствие автоматизированного контроля производства. Поэтому нами было принято решение приобрести программу для ведения оперативного учёта с целью сокращения издержек и оптимизации работы производства.

Задачи проекта:

• Автоматизировать производство в одной учётной системе. Наладить оперативный и складской учёт. Контролировать этапы и сроки выполнения заказов.
• Иметь понимание о реальных остатках на складах, в том числе и зарезервированных. Прогнозировать сроки приёмки и производства номенклатуры.
• Создать единую клиентскую базу для ведения и хранения информации о клиентах и поставщиках, а также их заказах и партиях поставляемого сырья. Сократить потерю информации о работе с контрагентами. Видеть себестоимость номенклатуры в зависимости от используемой партии товара в производстве.
• Упростить взаимодействие между сотрудниками компании. У менеджеров, кладовщика и начальника цеха не был выстроен процесс взаимодействия. Это было связано с тем, что каждый работал в своих документах и не было единой учётной системы.

Это и послужило для нас основанием обратиться в компанию «Первый Бит» город Краснодар офис на Кожевенной. Компания была выбрана как автоматизатор производства с двадцатипятилетним опытом работы. Для решения поставленных задач из предложенных специалистами программ нами была выбрана «1С:Комплексная автоматизация 8». Функционал программы позволяет рассчитывать себестоимость, отслеживать актуальные остатки на складах в момент формирования заказа. Имеет функцию резервирования остатков и блок производства. В целом программа полностью подходит для нашего бизнеса за счёт своей универсальности.

Для полноценного выполнения всех поставленных задач, работа осуществлялась в несколько этапов. Первый заключался в аудите и моделировании. После длительного общения технические специалисты составили блок-схему, в которой описали весь бизнес-процесс нашей компании. Все дальнейшие работы делались на копии базы. По окончанию аудита технические специалисты настроили функционал программы под наши процессы.

В ходе моделирования были выявлены бизнес-процессы, решаемые типовым функционалом, а также найдены точки разрыва. Под точками разрыва предполагалось несоответствие стандартного функционала программы «1С:Комплексная автоматизация 8» организационным процессам нашей компании. В связи с этим специалисты были вынуждены дорабатывать конфигурацию программы.

Одна из необходимых для нас задач в программе – это фиксация информации по работе с поставщиками. При продаже производимой продукции важную роль имеет понимание рентабельности сделки. Для оценки рентабельности необходимо знать закупочную стоимость материалов, из которых производится партия. Поэтому очень важно учитывать поставщика, поставляемую им партию товар и закупочную цену.

Поскольку типовой функционал программы не предоставлял такой отчёт, специалисты компании «Первый Бит» доработали его самостоятельно. Для этого им понадобилось внести изменения в справочник серий и адаптировать работу с документами приёмки товаров.

Теперь при планировании выпуска продукции мы можем сразу указывать какие именно материалы и от какого поставщика планируется использовать под ту или иную партию. А также отследить у кого именно закупался материал, в случае выявления дефектов.

Другая доработка была сделана в справочниках «Договоры и соглашения». При работе с клиентами мы заключаем договор, в котором прописываются сведения об обеих сторонах, а также порядок расчёта. Помимо договора с клиентом заключается ряд соглашений, в которых могут быть указаны этапы оплат, способы отгрузки или индивидуальные виды цен на определённые позиции.

В программе этот процесс выглядит иначе. При регистрации заказов клиентов «1С:Комплексная автоматизация 8» требует сначала создать соглашение, а затем договор. При этом соглашения и договоры никак между с собой не взаимосвязаны. Из-за этого был риск, что при создании этих документов менеджеры будут допускать ошибки и подвязывать к договорам неверные соглашения.

Для того чтобы не допустить неверное указание соглашения, которое влияет на индивидуальные виды цен и этапы отгрузки или не выбрать неверный договор, который влияет на порядок взаиморасчетов, было принято решение доработать справочник «Соглашения с клиентами». В него добавили новый реквизит, отвечающий за договор, которому соответствует данное соглашение. Таким образом при выборе соглашения необходимо включать отбор, который  показывает соглашения, соответствующие нужному договору. Так каждому договору будет соответствовать своё соглашение, и менеджеры не будут допускать ошибок при заведении этих документов.

По окончанию моделирования и внесения доработок, программа была готова к внедрению. Для этого специалист создал новую чистую базу, перенёс в неё настройки и поставил доработки через расширение. Распределили права доступа между сотрудниками в зависимости от обязанностей.

После этого начался процесс заполнения справочников: «Справочник номенклатуры», «Справочник сотрудников», «Банковские счета» и «Контрагенты». На этом этапе технические специалисты провели для наших сотрудников обучение. По окончании обучения в программу ввели начальные остатки. С октября 2022 года наши сотрудники приступили к работе в «1С:Комплексная автоматизация 8». Менеджеры начали самостоятельно заносить сведения о заказах клиентов и делать отгрузку.

Регламентированный бухгалтерский учёт решили вести до окончания отчётного периода 2022 года в «1С: Бухгалтерия 8. ПРОФ» и после его закрытия полностью перевести бухгалтерию в программу «1С:Комплексная автоматизация 8».

Благодаря совместной работе с компанией «Первый Бит» мы достигли следующих результатов:

• Автоматизировали производство в программе «1С:Комплексная автоматизация 8». Теперь оперативный и складской учёт стало вести гораздо легче, за счёт того, что данные быстро изменяются и учитываются в одной системе, а не в разных файлах Excel. Использование программы позволило руководству компании контролировать деятельность менеджеров и производства в одной учётной системе.
• Поскольку все сведения в программе отражаются в реальном времени, отмечается сокращение сроков хранения остатков на складах, увеличился оборот и скорость обработки заказов. Рационально используются складские помещения и планирование мест хранения.
• Появилась возможность фиксировать информацию о поступлении материалов от поставщиков, что позволяет предприятию отвечать за надлежащее качество своей продукции перед заказчиком. Ведь теперь выявить кто предоставил материалы с дефектом гораздо проще.
• Программа позволяет рассчитывать себестоимость номенклатуры в зависимости от используемой партии товара в производстве. Теперь этот процесс занимает значительно меньше времени, нежели это было раньше при работе в Excel.
• Работа в одной учётной системе позволила наладить взаимодействие между сотрудниками офиса и производства. Повысилась оперативность получения данных между подразделениями организации и оперативное принятие решений благодаря переходу на современную платформу в рамках регламентированного учета в единой системе. Теперь кладовщик не может самостоятельно отгрузить товар без надлежащих документов в программе. Отгрузка происходит только под работы менеджера. Сотрудники производства также в свою очередь могут видеть остатки на складе, что позволяет им планировать закупки и производство.