Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" для Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Омский государственный аграрный университет имени П.А.Столыпина"

Руководством университета было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».

Внедрение осуществляла фирма ООО «Комплексные системы автоматизации», которая сопровождает все наши программы "1С" с 2018 года.

Основополагающей целью внедрения системы управления документами является оптимизация процессов документооборота ВУЗа.

Система должна обеспечить решение следующих задач: 

• Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов.
• Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат.
• Возможность отследить нахождение документа в контрольных точках процесса его обработки.
• Повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов.
• Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины.
• Организацию единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам.

Для реализации поставленной цели были автоматизированы процессы подготовки, согласования и утверждения документов.

Доработаны печатные формы приказов по шаблонам предоставленным заказчиком с возможностью самостоятельно менять преамбулу, заголовки и шапку документа в режиме предприятия:

• Назначение пособия по беременности и родам;
• Прибыл из академического отпуска;
• Выбыл в связи с призывом в армию;
• Выбыл в отпуск по уходу за ребенком;
• Продление академического отпуска по семейным обстоятельствам;
• Продление академического отпуска в связи с призывом в армию;
• Об отстранении от посещения занятий;
• О допуске к посещению занятий;
• Переведен из другого вуза;
• Выдан диплом ВПО;
• Выбыл на производственную практику;
• Индивидуальный план обучения;
• Снижение стоимости платных образовательных услуг и т.д.

Результатом стало создание единого информационного пространства по управлению документами на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения».

Внедрение системы положительно повлияло на работу университета:

• Сокращена нагрузка.
• Выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов.
• Организовано единое хранилище управления документами.
• Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором.