Автоматизация учета на базе ПП “1С:Комплексная автоматизация для Казахстана, ред.2.4” в “НАО "Национальный научный кардиохирургический центр”

По рекомендации клиента, получившего положительный опыт сотрудничества с компанией Арида-Софт, к нам обратились представители Национального кардиохирургического центра с просьбой оценить возможность перехода на более современную конфигурацию и оптимизации текущих бизнес процессов компании.

НАО «Национальный научный кардиохирургический центр» объединяет все направления современной кардиологии, кардиохирургии, интервенционной кардиологии и оказывает помощь, как взрослым, так и детям. 

Основные клинические направления центра:

• Оказание кардиологической и кардиохирургической помощи взрослым, в том числе пациентам с терминальной стадией сердечной недостаточности.

• Оказание кардиологической и кардиохирургической помощи новорожденным и детям.

• Оказание интервенционной кардиологической и аритмологической помощи пациентам.

На сегодняшний день в Центре работают свыше 1000 сотрудников, в том числе 196 врачей, 441 средних медицинских работников и 218 младшего медицинского персонала. 

На момент обращения, у клиента основной учетной системой была 1С:Управление торговым предприятием 2 для Казахстана, учет кадров и зарплаты велся в 1С:Зарплата и управление персоналом 2. Так же, была настроена интеграция госпитальной информационной системой. Задачи, которые необходимо было решить:

1. Осуществить переход на современную учетную систему с целью централизации бухгалтерского и управленческого учета.

2. Оптимизировать текущие бизнес процессы в следующих контурах учета:

• Регистратура. Получение информации об истории болезни из госпитальной информационной системы. Загрузка из госпитальной информационной системы информации о регистрации поступивших пациентов.

• Зарплата и управление персоналом. Учет дополнительных выплат к окладу за выполненные операции. Учет выплат стипендий студентам. Учет удержаний для начисления на депозитные счета сотрудников.

• Склад. Загрузка списаний лекарственных средств и изделий медицинского назначения из госпитальной информационной системы. Серийный учет лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

• Основные средства и нематериальные активы.

3. Оптимизировать текущий обмен с госпитальной информационной системой с целью расширения количества отделений, способных работать с данной системой, а также заложить фундамент для запуска в работу централизованной аптеки.

4. Требовалась помощь в организации бизнес процессов работы централизованной аптеки, а также автоматизация работы на базе внедряемой конфигурации.

После проведения сотрудниками Арида-Софт предпроектного обследования, был предложен переход с текущей учетной системы 1С:Управление торговым предприятием 2 на конфигурацию 1С:Комплексная автоматизация 2. Учитывая те цели, которые преследовал Кардиохирургический центр от перехода на новую учетную систему, стало понятно что в конфигурации 1С:Комплексная автоматизация требуются серьезные доработки:

1.  Было необходимо "с нуля" построить уникальный в Казахстане бизнес процесс работы централизованной аптеки (более подробное описание ниже по тексту).

2. Так как Кардиохирургический центр ежедневно посещает огромное количество пациентов, необходимо было разработать удобный интерфейс для работы сотрудников регистратуры и кассы.

3. Так же немало особенностей имеет расчет зарплаты медперсонала, а именно расчет зарплаты с учетом выполненных сотрудником операций, предоставленных услуг пациенту.

Регистратура

Ежедневно Национальный кардиохирургический центр принимает большое количество как стационарных, так и амбулаторных пациентов. Информация обо всех поступивших  пациентах регистрируется в госпитальной информационной системе. Но, так как в вышеупомянутой системе нет возможности ведения взаиморасчетов с физическими (пациенты) и юридическими лицами (страховыми компаниями), было принято решение вести управленческий учет в конфигурации 1С:Комплексная автоматизация.

Цели:

• Осуществить учет пациентов: поступающих, госпитализированных, выписанных на основании данных, полученных из госпитальной системы, для закрытия взаиморасчетов с ними.

• Реализовать возможность получения данных об объемах оказанной медицинской помощи в разрезе источников финансирования для формирования отчетности.

• Оптимизировать работу кассира.

Перед командой аналитиков и разработчиков фирмы Арида-Софт стояла задача проработать следующие функциональные возможности:

• Создать схему документооборота по видам лечений и типам пациентов.
• Реализовать возможность загрузки документов Регистрации из госпитальной информационной системы в 1С:Комплексную автоматизацию и двустороннюю передачу данных по оплате. 
• Автоматическое создание в 1С:Комплексной автоматизации документов реализации в зависимости от типа пациента.
• Реализовать выгрузку цен из 1С:Комплексной автоматизации в госпитальную информационную систему и механизм сверки цен между системами.
• Реализовать аналитическую отчетность по блоку регистратура в 1С:Комплексной автоматизации.
• Реализовать в 1С:Комплексной автоматизации рабочее место кассира, которое должно отвечать следующим требованиям: автоматическое определение источника финансирования при оплате оказанных услуг, автоматическое определение контрагента (физическое или юридическое лицо).
• Реализовать в 1С:Комплексной автоматизации загрузку данных об оплате услуг посредствам интеграции с платежной системой KASPI PAY и KASPI QR.

Результат:

• Создана схема документооборота для различных типов пациентов, видов лечения и оплаты.

• Разработаны правила двустороннего обмена между госпитальной информационной системой и 1С:Комплексной автоматизацией с возможностью загрузки регистраций пациентов и данных по оплате из госпитальной информационной системы в документ "Заказ клиента" 1С:Комплексной автоматизации.

• Реализована возможность поиска документа регистрации по штрих-коду или номеру регистрации в журнале документов "Заказы клиентов" 1С:Комплексной автоматизации.

• Разработан интерфейс кассира, позволяющий получать данные о пациенте из госпитальной информационной системы и оперативно закрывать взаиморасчеты с ним.

• Проработаны типы цен для каждой категории контрагентов. Вывод прайса на услуги.

• Разработан механизм, позволяющий работать с диагностическими пакетами, включающими в себя установленный комплекс медицинских услуг для диагностики определенных заболеваний.

• Реализован механизм по созданию документов реализации для физических лиц и сводного документа реализации для страховых пациентов.

• Разработаны аналитические отчеты для блока регистратуры.

Достижения:

• Сокращение временных затрат на обработку документов регистрации пациентов, закрытия взаиморасчетов, и как следствие, снижение времени ожидания пациентов,  благодаря разработанному интерфейсу кассира и интеграции с платежной системой KASPI PAY и KASPI QR.

• Минимизация ошибок сотрудников при выполнении кассовых операций.

Централизованная аптека

Литературный обзор данных, рекомендации международных стандартов по безопасному менеджменту лекарств продвигают идею централизованного хранения лекарств и выдачи их в клинические отделения в максимально подготовленной для приема форме, а также, централизация аптеки обеспечивает персонифицированный учет доз и экономически выгодное потребление медикаментов. Заведующей клинико-фармакологическим отделением было принято решение внедрения сектора клинической фармации. Идея проекта была одобрена на заседании Правления Общества.

Цели:

• уменьшение мест хранения лекарств, а следовательно - меньшее количество локаций, которые требуют контроля за сохранением температурного режима, влажности, утери/кражи лекарств.

• снижения количества медикаментозных ошибок в результате стандартизации процессов назначения и разведения медикаментов. Госпитальная информационная система позволяет внедрять контроль разного уровня в виде формул, справочной информации и ограничений при попытке неправильного выбора препарата или не той дозы, отклонения от клинических рекомендаций.

• автоматизированный персонифицированный учет лекарственных средств и изделий медицинского назначения. При внедрении системы штрих-кодов или QR, создание перемещения лекарств в информационной системе и автоматического их списания на пациента, уменьшается влияние человеческого фактора на многоступенчатую логистику учета. Устраняются пробелы на разных этапах логистики медикаментов – от поступления на общий склад клиники до момента уничтожения препаратов с истекшим сроком действия.

Для решения главных целей основными задачами централизованной аптеки является:

• Своевременное получение информации о назначении врача из госпитальной информационной системы.

• Производить фасовку лекарственных средств и изделий медицинского назначения в индивидуальные zip-lock пакеты на каждого пациента.

• Предавать расфасованные, согласно назначению лечащего врача, лекарственные средства и изделия медицинского назначения пациенту в отделение посредством пневматической почты. 

• Контроль за расходом лекарственных средств и изделий медицинского назначения, контроль серий лекарственных средств, выданных пациенту.

На базе конфигурации 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана был разработан интерфейс, позволяющий достичь поставленной цели перед централизованной аптекой  путем автоматизации задач которые она выполняет:

1. Был реализован механизм загрузки назначений врача с госпитальной информационной системы в рабочее место работника централизованной аптеки, с возможным отбором по дате и времени выполнения назначения.

2. В интерфейсе реализованы режимы:

• фасовки лекарственных средств по zip-lock пакетам

• фасовки лекарственных средств индивидуально на пациента.  

3. Автоматизирован процесс разделения загруженных назначений врача по зонам фасовки лекарственных средств в зависимости от лекарственного средства в назначении.

4. Реализован механизм печати QR-кода для каждого zip-lock пакета содержащий информацию о лекарственном средстве, серии, соответствующей назначению дозировке.

5. Реализованы механизмы для упаковки расфасованных лекарственных средств на каждого пациента индивидуально. 

6. Реализован механизм передачи лекарственных средств на пациента в отделение.

7. Автоматизирован процесс загрузки списаний лекарственных средств на пациента с госпитальной информационной системы, данные загружаются в 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана в разрезе пациентов, что позволяет провести анализ финансового результата по каждому пациенту.

8. Реализован механизм учета смен сотрудников централизованной аптеки. Разработаны механизмы передачи остатков лекарственных средств и изделий медицинского назначения от смены к смене с оформлением внутренних бланков передачи.

Достижения:

• Значительное уменьшение запасов лекарственных средств в отделениях.

• Снятие нагрузки с медицинских сестер отделения, связанной с процессом разведения медикаментов и подготовки их к выдаче пациентам.

• Автоматизированная система учета лекарств, персонифицированное списание на каждого пациента.

• Внедрение справочной информации по лекарственным средствам, автоматическое указание пути введения, возможность создания шаблонов назначения в соответствии с клиническими рекомендациями.

Зарплата и управление персоналом

Организация оказывает платные медицинские услуги населению. За каждую оказанную услугу, выполненную манипуляцию, врач и медицинская сестра получают оплату. В конце месяца экономисту необходимо собрать все виды оказанных услуг, рассчитать доход от каждого вида услуги и начислить на основании собранных данных доплату медицинскому персоналу. У экономистов возникла потребность в автоматизации данного процесса в 1С.

Была поставлена цель -  автоматизировать блок расчета заработной платы медицинского персонала. Для достижения поставленных целей, компанией "ТОО Арида- Софт" были проведены следующие работы:

• разработаны справочники и регистры, хранящие данные о расценках по каждой операции и манипуляции, в разрезе сложности, типа операции;

• разработаны документы для ввода данных по выполненным сотрудниками манипуляциям, операциям;

• добавлена возможность на основании документов реализации, собирать отчет по выполненным, конкретным сотрудником, платным услугам, и производить расчет от полученного дохода доли ФОТ и размера оплаты сотруднику.

По итогам проведенных работ, удалось:

• автоматизировать и исключить ручной расчет заработной платы медицинского персонала

• реализована возможность собрать информацию и вывести отчет об услугах, оказанных конкретным медицинским работником, доход который он принес, и от установленного процента рассчитать размер доплаты, которую он получает за проведенную манипуляцию. 

Также на счет организации каждый месяц поступают средства от государства, которые направляются для выплаты стипендий студентам. НАО «Национальный научный кардиохирургический центр» выступает в качестве транзитной организации в этом процессе. В типовом функционале документов для отражения данного бизнес процесса не было. Было принято решение о разработке собственного блока учета стипендий. Цель - автоматизация процесса по выплате стипендий. Для достижения поставленной цели на базе конфигурации 1С: Комплексная автоматизация для Казахстана были разработаны:

• документы по начислению и выплате стипендий через транзитный счет

• возможность выгрузки платежных поручений со списком студентов в формате swift в банк

• отчет для сверки взаиморасчетов

В итоге был в полном объеме автоматизирован процесс начисления и выплаты стипендий. 

В целом автоматизация повысила производительность труда сотрудников, сэкономила время сотрудников, занимающихся расчетом начислений и снизила вероятность ошибок, возникающих при ручном расчете.

Результаты автоматизации:

1. Был разработан и внедрен в работу уникальный бизнес-процесс централизованной выдачи лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Автоматизация данного процесса позволила в первую очередь снять "львиную" долю нагрузки с медицинского персонала отделений, тем самым позволив улучшить качество предоставляемых услуг пациентам. Также централизованная система выдачи лекарств исключительно по назначениям врача позволила оптимизировать расходы лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

2. Автоматизация расчета заработной платы медицинского персонала свела к минимуму ошибки при расчете, исключила ручной расчет. Появилась возможность отслеживать эффективность работы каждого сотрудника медицинского персонала, детализируя выполненные им работы. Была реализована возможность расчета и выплаты стипендий студентам, цель автоматизации данного бизнес процесса была также достигнута - сведена к минимуму вероятность ошибок при расчете за счет уменьшения количества ручных операций.

3. Автоматизация блока регистратуры позволила сократить время, затрачиваемое на обслуживание одного пациента, тем самым дало неоспоримый толчок для улучшения качества обслуживания пациентов. Сокращение ошибок сотрудниками при выполнении кассовых операций.