Отзыв о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 2.1 КОРП» в АО «Белгородэнергосбыт»

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

АО «Белгородэнергосбыт» - поставщик электроэнергии на территории Белгородской области с 2004 года. Основные направления деятельности – покупка электрической энергии на оптовом рынке электроэнергии (мощности) и последующая ее реализация потребителям области. В сферу деятельности работников компании входит анализ тарифов на электроэнергию, прогноз полезного отпуска электроэнергии на предстоящий год, а также изучение рынка сбыта и реализация мероприятий по его расширению.
Электрическую энергию АО «Белгородэнергосбыт» поставляет 20 тыс. юридическим и более 770 тыс. физическим лицам. Компания предлагает современные способы взаимодействия с клиентами – чат-бот в телеграмме, личный кабинет на сайте или приложение.

Цели проекта
1. Автоматизация подготовки и обработки документов на предприятии
2. Перенос бизнес-процессов подготовки, согласования, подписания и учёта служебных записок, приказов, распоряжений, договоров из предыдущей системы учёта

Ситуация до внедрения
В АО «Белгородэнергосбыт» использовались одновременно две системы документооборота - Directum и Мотив. Изначально на предприятии установили Directum для производственных целей, обмена информации. Мотив внедрялся в аппарате управления для организационных процессов и документации. По мере развития предприятия и увеличения количества документации и бизнес-процессов руководство задумалось о переходе в единую систему. Во-первый Мотив уже не тянул нарастающий с каждым годом объем информации, также было недостаточно количества пользовательских лицензий. Во-вторых, компания готовилась к внедрению «1С:ERP:Управление предприятием» для ведения управленческого, регламентированного и производственного учета. Вести часть процессов в 1С, а часть переносить в две отдельные системы стало бы совсем неудобно. Оптимальным решением стал полный переход на 1С:Документооборот, чтобы все задачи и процессы велись в едином интерфейсе, а данные без проблем и ошибок синхронизировались между собой, поэтому было выбрано решение «1С:Документооборот».
 
Описание проекта
У АО «Белгородэнергосбыт» есть штат собственных программистов, поэтому часть задач по внедрению «1С:Документооборот» они выполняли самостоятельно. На этих этапах эксперты со стороны «Первого Бита» оказывали консультацию для сотрудников предприятия.
Первый Бит провел аудит процессов, в ходе которого обнаружилось, что в компании использовалось более 50 видов служебных записок. Для каждого подразделения использовался свой пакет служебных записок: в бухгалтерии, АХО, коммерческом отделе и других. По сути, служебные записки регламентируют работу сотрудников, в них ставятся задачи и поручения. Чтобы не переносить абсолютно все виды служебных записок в 1С:Документооборот и не задерживать внедрение программы на этом, специалисты Первого Бита выделили 12 видов документов. Для них разработали шаблоны бизнес-процессов, реквизиты документов, их согласование, движение и исполнение. Эти шаблоны в дальнейшем могли использовать программисты АО «Белгородэнергосбыт», если понадобиться добавить еще варианты служебных записок.

Были автоматизированы все договорные процессы: обработка, подписание договоров, подготовка договорной документации. В качестве основных выделили 6 видов договор которые используются в компании. Чтобы упростить работу с договорами, разработали многоэтапную последовательность маршрута документов. Работает процесс по принципу «если …, то…» - пока определенное условие из заданных не совершалось с документов, дальше он в работу не переходил. Добавили подписание договора внутри 1С:Документооборота с помощью ЭЦП. На момент внедрения в новую систему было перенесено 316 договоров и 168 приказов из старых систем.

В компанию приходит много корреспонденции и по электронной почте, и бумажные письма. Процесс устроен таким образом, что все письма и заявления проходят через центральный секретариат и дальше уже перенаправляются конкретному адресату. Но если письмо приходит просто на имя компании, то по правилам, его нужно предоставить директору на резолюцию, а уже после назначать исполнителя. Эту процедуру требовалось упросить, но сохранить регламенты обработки входящих и исходящих. Вся почта теперь проходит через 1С:Документооборот. Письма, которые требуют рассмотрения директора, назначаются в системе также на имя директора. Фактически эти задачи делегируются на секретарей, которые формируют задачи на исполнение и назначают исполнителей. Особо важные задачи приходят на контроль руководителю, чтобы он мог контролировать их исполнение. Вся обработка корреспонденции автоматизирована – есть шаблоны обработки и распределения входящих и исходящих, предусмотрены все этапы согласований. Самое важно, что полностью исключена ручная передача документов в руки – весь процесс отражен в программе, не возникает путаницы или потери документов. В 1С:Документооборот были перенесены документы из старых систем: входящих – 7400 шт., исходящих – 6800 шт. Ранее у сотрудников секретариата отнимало много времени на обработку корреспонденции, с внедрением документооборота удалось высвободить до 20% их рабочего времени.
После внедрения всех желаемых контуров документооборота эксперты Первого Бита провели обучение персоналу АО «Белгородэнергосбыт». На обучении демонстрируются все модели в программе, правила для процессов и документов, показываются примеры документов. После обучения были назначены права пользователей и модель документооборота масштабируется по всей компании.

Результаты проекта
1. Внедрена единая система электронного документооборота для 440 пользователей, взамен двух устаревших систем.
2. Единая база документов доступна для ключевых сотрудников из разных подразделений, в том числе и в территориально удаленных офисах.
3. Все ключевые бизнес-процессы, регламенты и документы перенесены в 1С:Документооборот (на момент внедрения договоров – 316, приказов - 168).
4. Созданы шаблоны документов, служебных записок и договоров. Задания и распределяются создаются в автоматическом режиме.
5. Запущены бизнес-процессы согласования и подписания документов с использованием электронной подписи.
6. Полностью автоматизирована работа с входящими и исходящими документами, благодаря чему исключен риск путаницы и потери документов (на момент внедрения в системе зарегистрировано более 7400 входящих и 6800 исходящих документов).

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Отзыв клиента

Информация о компании

АО «Белгородэнергосбыт» - поставщик электроэнергии на территории Белгородской области с 2004 года. Основные направления деятельности – покупка электрической энергии на оптовом рынке электроэнергии (мощности) и последующая ее реализация потребителям области. В сферу деятельности работников компании входит анализ тарифов на электроэнергию, прогноз полезного отпуска электроэнергии на предстоящий год, а также изучение рынка сбыта и реализация мероприятий по его расширению.

Электрическую энергию АО «Белгородэнергосбыт» поставляет 20 тыс. юридическим и более 770 тыс. физическим лицам. Компания предлагает современные способы взаимодействия с клиентами – чат-бот в телеграмме, личный кабинет на сайте или приложение.

Цели проекта

1. Автоматизация подготовки и обработки документов на предприятии
2. Перенос бизнес-процессов подготовки, согласования, подписания и учёта служебных записок, приказов, распоряжений, договоров из предыдущей системы учёта

Ситуация до внедрения

В АО «Белгородэнергосбыт» использовались одновременно две системы документооборота - Directum и Мотив. Изначально на предприятии установили Directum для производственных целей, обмена информации. Мотив внедрялся в аппарате управления для организационных процессов и документации. По мере развития предприятия и увеличения количества документации и бизнес-процессов руководство задумалось о переходе в единую систему. Во-первый Мотив уже не тянул нарастающий с каждым годом объем информации, также было недостаточно количества пользовательских лицензий. Во-вторых, компания готовилась к внедрению «1С:ERP:Управление предприятием» для ведения управленческого, регламентированного и производственного учета. Вести часть процессов в 1С, а часть переносить в две отдельные системы стало бы совсем неудобно. Оптимальным решением стал полный переход на 1С:Документооборот, чтобы все задачи и процессы велись в едином интерфейсе, а данные без проблем и ошибок синхронизировались между собой, поэтому было выбрано решение «1С:Документооборот».

Описание проекта

У АО «Белгородэнергосбыт» есть штат собственных программистов, поэтому часть задач по внедрению «1С:Документооборот» они выполняли самостоятельно. На этих этапах эксперты со стороны «Первого Бита» оказывали консультацию для сотрудников предприятия.

Первый Бит провел аудит процессов, в ходе которого обнаружилось, что в компании использовалось более 50 видов служебных записок. Для каждого подразделения использовался свой пакет служебных записок: в бухгалтерии, АХО, коммерческом отделе и других. По сути, служебные записки регламентируют работу сотрудников, в них ставятся задачи и поручения. Чтобы не переносить абсолютно все виды служебных записок в 1С:Документооборот и не задерживать внедрение программы на этом, специалисты Первого Бита выделили 12 видов документов. Для них разработали шаблоны бизнес-процессов, реквизиты документов, их согласование, движение и исполнение. Эти шаблоны в дальнейшем могли использовать программисты АО «Белгородэнергосбыт», если понадобиться добавить еще варианты служебных записок.

Отзыв клиента