Внедрение ПП 1C:Документооборот 8 ПРОФ в ООО "Гефест"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

К нам обратились сотрудники компании ООО "Гефест" с целью упростить согласование юридически значимых документов, а также сократить время на принятие решений по утверждению документов. Под эти задачи был выбран программный продукт «1С:Документооборот ПРОФ». Компания занимается продажей/сдачей в аренду/лизинг крупной спецтехники. Численность компании – 30 человек. Программный продукт полностью соответствует потребностям организации и позволяет отслеживать статусы документов, не находясь на рабочем месте. Ранее на согласование одного документа могло уходить до двух недель. Соответственно, это тормозило бизнес-процессы организации. Теперь все участники цепочки согласования могут оперативно создавать и отслеживать статусы документов. ООО "Гефест" отметили удобство программного продукта с возможностью просматривать изменения в документе, создании договоров из шаблонов, а также отслеживать срок действия договора.

Цель проекта:
- Сокращение расходов на бумажный документооборот;
- Сокращение трудозатрат на документооборот;
- Отслеживание статусов документов, истории изменений;
- Оперативность согласования договоров.

Этапы выполнения работы:
1 этап: первичная настройка системы «1С:Документооборот ПРОФ».
2 этап: настройка входящей и исходящей корреспонденции. Проведено обучение сотрудников Входящим/Исходящим видам документов.
3 этап: настройка работы с договорами. Настройка уведомлений на электронную почту о статусе договора.
4 этап: Настройка кадровых, распорядительных, информационно-справочных, финансово-бухгалтерских документов с соответствующими бизнес-процессами и с шаблонами для данных видов документов.
5 этап: настройка обмена электронными внутренними и внешними документами.

Результатом внедрения программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ» является переход ООО "Гефест" на безбумажный документооборот. Упрощены процессы создания и хранения документации, оптимизированы сроки формирования документов, пользователи оперативно получать данные о статусах документов, а также имеют быстрый доступ к файлам и обмен данными.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика