Автоматизация документооборота ООО "СеверСпецГрупп" на базе программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цель проекта
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП с целью автоматизация внутреннего документооборота, автоматизации согласования договорной деятельности.

Задачи проекта
• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
• сократить временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), как следствие, ускорить все бизнес-процессы;
• обеспечить эффективное накопление, управление и доступ к информации. Обеспечить кадровую гибкость за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• обеспечить контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
• создать условия, способствующие развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.
• свести к минимуму риск потери документов благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий;
• ускорить работу с документами: обработку, регистрацию, согласование;
• оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения заданий;
• ускорить поиск документов;
• упорядочить хранение электронных и бумажных документов;
• настроить права доступа и отслеживать историю работы с документом;
• быстро находить документы по заданным критериям или содержимому;
• отслеживать жизненный цикл документов;
• сделать согласование документов проще и быстрее: использовать задачи и шаблоны процессов, адаптировать регламент согласования под требования компании;
• снять часть нагрузки с сотрудников: они смогут быстро стартовать любую задачу и легко отслеживать этапы её исполнения;
• моделировать процессы любой сложности без навыков программирования: в несколько кликов создавать виды документов, правила их нумерации, задавать регламенты процессов;
• настраивать делегирование прав на период отсутствия сотрудника;
• упростить составление проектов договоров;
• сократить время на утверждение документов, используя шаблоны процессов;
• своевременно отправлять контрагентам и контролировать возврат оригиналов;
• выстроить удобный контроль за исполнением и сроками действия договорных документов;
• ускорить поиск договоров и всего комплекта документов к нему;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями.
2. Общая настройка системы. Настройка видов документов, прав доступа, папок внутренних документов, пользователей и ролей.
3. Внедрение подсистемы Канцелярия (автоматизация работы с входящими, исходящими документами).
4. Внедрение подсистемы Внутренние документы (автоматизация работы с внутренними организационно-распорядительными документами, служебными записками, заявками и т.д)
5. Внедрение подсистемы Договоры. Аавтоматизация работы с договорными документами:
• создание договорных документов, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов;
• отслеживание процессов согласования, подписания, исполнения договорных документов;
• контроль исполнения обязательств или наличие сопроводительных документов;
• возможность автозаполнения шаблонов договорных документов реквизитами карточки документа;
• контроль передачи и возврата договорных документов;
• автоматическая пролонгация договоров по событиям;
• формирование аналитической отчетности по договорной работе.
6.Подготовка к опытной эксплуатации. Разработка программы и методики испытаний; проведение испытаний Системы; доработка Системы по результатам испытаний; обучение пользователей.
7. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписание план-графиков, сдача системы в промышленную эксплуатацию

Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
• реализация оперативных уведомлений на электронную почту о новых задачах.
• добавление функции генерации файла для вида документа «Докладной записка».
• разработка и внедрение функции конвертации файла расширения «.docx» в «.pdf».
• настройка индивидуального формата нумерации для определенных документов, которых нет в типовом механизме.
• изменение формата представления задач регистрации и подписания (добавление истории согласования).

Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
• проведены интервью с владельцами подсистем системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
• спроектирована целевая архитектура;
• поведена настройка системы в соответствии с требованиями к подсистемам;
• проведено обучение пользователей.

Итоги проекта для бизнеса:
• введены в действие методологические и регламентные документы, связанные с функционалом системы;
• на поиск документов тратится минимальное время; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа
• процесс согласования и утверждения документов стал прозрачен и происходит в онлайновом режиме
• время на передачу документов между подразделениями не тратится – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки
• отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами – обеспечивается возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей