Автоматизация документооборота в ООО "ИННОВАЦИОННЫЕ КАРТОЧНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ" на базе программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Предпосылки проекта.
В компании отсутствовало централизованное электронное хранилище документов.
Также все договоры согласовывались по электронной почте. В связи с этим согласование занимало очень много времени, а также не было возможности отслеживания на каком этапе согласования находится договор, а также изменения вносимые в процессе согласования.
В связи с этим было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
За счет того, что в компании вся учетная IT инфраструктура построена на решениях системы 1С:Предприятие 8, была выбрана конфигурация 1С:Документооборот 8.

1)Цели проекта:
Автоматизация процессов обработки и согласования документов.
Снижение издержек и сокращение времени выполнения операций в части согласования и подписания документов.
Снижения роли человеческого фактора в процессах взаимодействия по обработке документов.

2)Задачи проекта:
Настройка системы 1С:Документооборот для выполнения бизнес-процессов по обработке, согласованию и хранению документации.

3)Что было реализовано:
Настроено согласование документов.
Настроены шаблоны договоров.
Организована система хранения договоров.

4)Итоги для бизнеса:
Налажен процесс согласования документов, их регистрации и хранения. Существенно уменьшено время прохождения согласования документов. Отсутствуют потерянные документы. За счет готовых шаблонов, подготовка нового договора ускорилась.
В данный момент система активно используется и помогает эффективно работать с документами.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика