Автоматизация документооборота ГБУК НАО "ДК "АРКТИКА" на базе программного продукта 1С:Документооборот государственного учреждения

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цель проекта
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с целью автоматизации внутреннего документооборота, позволяющей проводить групповую работу по организации мероприятий, работать с документами, планами. Сотрудники должны были получить возможность оперативно получать задачи и в прозрачной среде выполнять свой участок работы.

Задачи проекта
• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
• сократить временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), как следствие, ускорить все бизнес-процессы;
• обеспечить эффективное накопление, управление и доступ к информации. Обеспечить кадровую гибкость за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• обеспечить контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
• создать условия, способствующие развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.
• свести к минимуму риск потери документов благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий;
• ускорить работу с документами: обработку, регистрацию, согласование;
• оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения заданий;
• ускорить поиск документов;
• упорядочить хранение электронных и бумажных документов;
• настроить права доступа и отслеживать историю работы с документом;
• быстро находить документы по заданным критериям или содержимому;
• отслеживать жизненный цикл документов;
• сделать согласование документов проще и быстрее: использовать задачи и шаблоны процессов, адаптировать регламент согласования под требования компании;
• снять часть нагрузки с сотрудников: они смогут быстро стартовать любую задачу и легко отслеживать этапы её исполнения;
• моделировать процессы любой сложности без навыков программирования: в несколько кликов создавать виды документов, правила их нумерации, задавать регламенты процессов;
• настраивать делегирование прав на период отсутствия сотрудника;
• сократить время на утверждение документов, используя шаблоны процессов;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива
• использование мобильного приложения,
• настройка электронной почты пользователей,
• настройка использования ЭЦП при работе с внутренними документами.

Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями.
2. Общая настройка системы. Настройка видов документов, прав доступа, папок внутренних документов, пользователей и ролей.
3. Внедрение подсистемы Канцелярия (автоматизация работы с входящими, исходящими документами).
4. Внедрение подсистемы Внутренние документы (автоматизация работы с внутренними организационно-распорядительными документами, служебными записками, заявками и т.д)
5. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработка программы и методики испытаний; проведение испытаний Системы; доработка Системы по результатам испытаний; обучение пользователей.
6 Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписание план-графиков, сдача системы в промышленную эксплуатацию

Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
• осуществлена публикация базы для использования мобильного приложения;
• настроена электронная почта пользователей, настроена выгрузка в 1С:Документооборот государственного учреждения отправленных сообщений из браузерной версии почты,
• настроены календари пользователей,
• проведена настройка учета мероприятий,
• доработан типовой функционал в области контроля занятости помещений.
• настроены шаблоны маршрутов по работе с документами.
• настроено использование ЭЦП при работе с внутренними документами.

Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
• проведены интервью с владельцами подсистем системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
• спроектирована целевая архитектура;
• поведена настройка системы в соответствии с требованиями к подсистемам;
• проведено обучение пользователей.

Итоги проекта для бизнеса:
• на поиск документов тратится минимальное время; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа
• процесс согласования и утверждения документов стал прозрачен и происходит в онлайновом режиме
• время на передачу документов между подразделениями не тратится – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа
• отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами – обеспечивается возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.
• введены в действие методологические и регламентные документы, связанные с функционалом системы.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика