Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в АГРАРНЫЕ ТРАДИЦИИ ООО

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Компания является частью сельскохозяйственного холдинга, занимающегося производством сельскохозяйственной и пищевой продукции.
Внедрение проекта планировалось с целью ускорения процесса согласования различных документов – договоров с контрагентами, заявок на закупку сырья и материалов, и пр.
Текущая ситуация не совсем устраивала заказчика, так как зачастую лица принимающие итоговое решение по тому или иному вопросу находились не на рабочих местах (в командировке, на производстве и т.д.). Таким образом, согласование срочного вопроса могло затягиваться на неопределенное время.
Вторая причина перехода на систему документооборота в электронном виде – физическая удаленность между отделами и компаниями. Например при приеме на работу требовались проверка и согласование кандидата службой безопасности.
Необходимо было автоматизировать движения трех типов документов:
1. Различные внутренние документы – заявки на закупку, выдача подотчетных средств, предложения новых поставщиков и пр.
2. Кадровые документы – приемы на работу, увольнения, кадровые перемещения и пр.
3. Юридические документы – договоры с контрагентами, соглашения и пр.
Перед началом внедрения было проведено общение с представителями заказчика о необходимом функционале и требованиях к программе. В частности, были обсуждены возможные группы пользователей и их права доступа, виды документов и варианты их согласования/подписания.
Внедрением программного продукта производилось в несколько этапов. Изначально было создано по одному пользователю для каждой группы пользователя. Далее совместно с системным администратором заказчика проводилось одновременное тестирование информационной базы и обучение работе. Поочередно заводились различные виды документов, демонстрировались этапы их движения, и проверялась их доступность для пользователей на каждом этапе. В случае нарушения прав доступа, они редактировались. Одновременно проверялась работа мобильного приложения, так как планировалось его использование у руководителей отделов и организаций.
На текущий момент система внедрена и активно используется заказчиком.
По итогу у заказчика был автоматизирован процесс согласования документов, уменьшились временные затраты на эти процессы, появилась единая система хранения документов.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей