Автоматизация бухгалтерского и налогового учета деятельности ООО "Компания "Транссервис" на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8"

ООО «Компания «Транссервис» работает на рынке транспортных услуг Дальнего Востока с 1991 года и осуществляет транспортно-экспедиторскую деятельность на всех видах транспорта и фрахтовые операции с флотом при перевозках экспортно-импортных и каботажных грузов. Компания имеет дочернюю структуру в порту Находка, филиал в порту Восточный и связана агентскими отношениями с фирмами, расположенными практически во всех крупных Российских портах, а также в Японии, Китае, Корее, США и Европе.

Одним из основных направлений деятельности компании является организация доставки крупногабаритного оборудования, тяжеловесной техники и «project cargoes» различными видами транспорта в Россию и страны СНГ.

Среднесписочная численность: 36 человек

Инициализация работ

Работа по автоматизации деятельности ООО «Компания «Транссервис» началась в 2020 году.

Для каждой определенной задачи клиент предоставлял файл технического задания с подробным описанием необходимого функционала.

Работы по автоматизации проводились в "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ".

Реализация работ по техническим заданиям

Расчет даты оплаты покупателей/поставщикам

В ходе доработки был разработан механизм «Автоматический расчет дат оплат покупателей/поставщикам» по определенным настройкам пользователя.

Суть доработки: Для каждого контрагента пользователь может настроить определенные параметры договора, по которым будут рассчитываться даты оплаты по документам.

В параметры входят: вид перевозки, контрольная дата отсчета (любая информация из документа) и число дней отсрочки.

Результат: С помощью такой системы удалось создать подробный отчет по взаиморасчетам с клиентами, в котором можно посмотреть актуальную информацию по плановым поступлениям денежных средств или задолженностях оплат.

Также, в зависимости от имеющихся оплат в журнале заказов было настроено цветовое выделение объектов для их различных состояний, для более оперативной обработки информации.

Многоэтапный механизм закрытия объектов

Для контроля данных по заказам был создан механизм «Запрет редактирования объектов по ролям пользователей».

Суть доработки: После внесения всей первичной информации, заказ закрывается менеджером. После оформления всех необходимых документов бухгалтерия подтверждает закрытие заказа. Когда все финансовые операции завершены, пользователь с правами администратора закрывает заказ окончательно. Если какой-то из пользователей открывает заказ для редактирования, администратор получает письмо на электронную почту о данном действии с информацией о заказе и пользователе, совершившем действие.

Результат: Данная схема позволяет избежать случайного/преднамеренного изменения данных объектов, по которым ведутся текущие операции, чтобы сохранить достоверность информации.

Загрузка XML-файла манифеста с информацией о грузоперевозках

Чтобы сократить время на создание большого количества объектов (заказов и входящих в них грузоперевозок) был разработан механизм «Загрузка и обновление данных из файла, получаемого от порта».

Суть доработки: В базу загружается основная информация по заказам и грузоперевозкам, а также необходимый для дальнейшей работы список параметров, указанный клиентом. Загрузку можно произвести как в ручном режиме, так и настроить автоматическую по расписанию.

Результат: Загрузка данных значительно ускорила процесс работы, освобождая пользователей от ручного разбора и ввода огромного количества информации.

Автоматическое заполнение приложений 7,10 к реестру по НДС

Суть доработки: Из-за большого объема данных, ручное заполнение приложений к реестру занимало значительное количество времени у сотрудников. В связи с этим был реализован механизм автоматического заполнения приложений 7, 10 к реестру по НДС.

Результат: Теперь данный процесс выполняется автоматически. Приложение заполняется необходимым набором данных из информационной базы по настройкам, установленным пользователем, что значительно сокращает количество ручных операций.

Негабаритный мониторинг

Был разработан раздел «Негабаритный мониторинг» для грузоперевозок.

Результат: Пользователь может указать осуществленные виды перевозок (море, ЖД и т.п), выбрать и заполнить необходимые параметры (порты/станции отправки, прибытия, различные контрольные даты и пр.) и сформировать файлы в определенном формате для дальнейшей работы с данными.

Дополнительно по просьбе заказчика производились доработки существующих и разработка новых отчётов и печатных форм, а также доработки интерфейса, внесение корректировок в стандартную работу системы для удобства пользователя.

Все доработки созданы с помощью механизмов расширений и внешних объектов, чтобы упростить обновление конфигурации и сохранить её поддержку от поставщика.

Результаты автоматизации

1. По итогам автоматизации были разработаны механизмы:
• автоматический расчет дат оплат покупателей/поставщикам;
• запрет редактирования объектов по ролям пользователей;
• загрузка и обновление данных из файла, получаемого от порта;
• автоматическое заполнение приложений 7,10 к реестру по НДС.
2. Также был разработан раздел «Негабаритный мониторинг».

Данные доработки позволили в значительной степени сократить количество ручных операций, ускорить протекание бизнес-процессов, сократить количество случайных/преднамеренных изменений данных.