Автоматизация учета на базе ПП "1С:Библиотека" в ГБПОУ "Лабинский медицинский колледж"

Внедрение "1С: Библиотека" в ГБПОУ "Лабинский медицинский колледж" Министерства здравоохранения Краснодарского края

ГБПОУ "Лабинский медицинский колледж" Министерства здравоохранения Краснодарского края - образовательное учреждение среднего профессионального образования, осуществляющее подготовку медицинских кадров.

Кейс внедрения 1С:Библиотека. Редакция 2.0 в ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ "ЛАБИНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ" МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

О проекте

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ЛАБИНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ" МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ — образовательное учреждение среднего профессионального образования, осуществляющее подготовку медицинских кадров. В колледже используется значительный объем учебной, методической и административной документации, что требует современной системы хранения, поиска и управления электронными материалами.

Для оптимизации работы с документами и создания единого цифрового пространства было принято решение внедрить систему «1С:Библиотека. Редакция 2.0».


Цели проекта

Перед проектом стояли следующие задачи:

- создать единое электронное хранилище документов;
- автоматизировать работу библиотеки и учебных материалов;
- обеспечить быстрый поиск литературы и документов;
- разграничить права доступа сотрудников и студентов;
- сократить время на обработку и выдачу материалов;
- повысить прозрачность и контроль документооборота.



Проблематика до внедрения

До автоматизации колледж сталкивался с рядом сложностей:

документы хранились разрозненно;
поиск учебных материалов занимал значительное время;
отсутствовала единая система учета электронных ресурсов;
сотрудники использовали различные способы хранения данных;
часть процессов велась вручную;
было сложно контролировать актуальность документов.

Из-за этого увеличивалась нагрузка на сотрудников библиотеки и административный персонал.


Решение

Для решения задач была выбрана система «1С:Библиотека. Редакция 2.0».

В рамках проекта специалисты выполнили:

Этап 1. Обследование и анализ процессов

изучение структуры хранения документов;
анализ существующих библиотечных процессов;
определение ролей пользователей;
формирование требований к системе.

Этап 2. Внедрение системы

Были выполнены:

установка и настройка 1С:Библиотека. Редакция 2.0;
настройка структуры каталогов;
перенос существующей базы документов;
создание электронного архива;
настройка прав доступа для сотрудников и студентов;
интеграция рабочих мест пользователей.

Этап 3. Обучение персонала

Для сотрудников колледжа проведены:

обучение работе в системе;
инструкции по поиску и загрузке материалов;
обучение администрированию системы;
консультации по работе с электронным каталогом.



Особенности проекта

В ходе внедрения особое внимание уделялось:

удобству работы сотрудников библиотеки;
быстрому поиску учебной литературы;
стабильной работе системы при большом объеме данных;
защите внутренней документации;
возможности дальнейшего масштабирования системы.


Результаты внедрения

После запуска системы колледж получил:

Автоматизацию библиотечных процессов
Существенно сократилось время на поиск, обработку и выдачу материалов.

Единое пространство хранения данных
Все документы и электронные материалы теперь находятся в централизованной системе.

Повышение эффективности сотрудников
Сотрудники получили удобный инструмент для работы с учебной и внутренней документацией.

Ускорение доступа к информации
Преподаватели и сотрудники могут быстро находить необходимые материалы.

Снижение количества ручных операций
Многие процессы были переведены в цифровой формат.


Итоги проекта

Внедрение «1С:Библиотека. Редакция 2.0» в Лабинском медицинском колледже позволило создать современную цифровую библиотечную систему, повысить эффективность работы сотрудников и обеспечить удобный доступ к образовательным материалам.

Проект стал важным этапом цифровизации внутренних процессов ГБПОУ "ЛАБИНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ" МЗ КК и создал основу для дальнейшего развития ИТ-инфраструктуры учреждения.