Доработка 1С:Документооборот системы «1С:Предприятие» для ОАНО «Школа «Летово»»

• ускорение времени создания, согласования и подписания договоров на образование/питание посредством "1С:Документооборот" (1С:ДО) и интеграций с внутренней системой школы
• сокращение количества «итераций», связанных с повторной обработкой документов
• ускорение начала сотрудничества с новыми контрагентами/продолжение работы с уже действующими и принятия решений
• выстраивание эффективной системы взаимодействия внутри компании.

О компании

НКО - ОАНО «Школа «Летово»» - образовательное учреждение в г. Москва, занимается образованием школьников 7-11 классов. Учеба в «Летово» — это три основных профиля и более ста внеакадемических курсов. Школа аккредитована по двум программам системы Международного бакалавриата, и выпускники «Летово» могут получить как российский аттестат, так и диплом международного образца.

Текущая ситуация

Изначально система не до конца могла удовлетворить потребности клиента, было много моментов, требующих автоматизации для удобства работы:

• корректное распределение расходов 26-86 счета;
• инвентаризация забалансовых счетов;
• работа с самозанятыми по авансам;
• отчеты по ЗУП; т.д.),

В части работы с контрагентами-родителями автоматизации не было, выполняли операции вручную, это занимало много времени, влекло ошибки и неудобства в работе:

• создание контрагентов-родителей в 1С:ДО и "1С:Бухгалтерия некоммерческой организации" (1С:НКО) (часто были ошибки при заполнении вручную справочников Физ лица/Контрагенты и создание дублей контрагентов (не было обмена Сфера/1С:ДО/1С:НКО))
• создание анкет контрагентов-родителей (не было обмена Сфера/1С:ДО, анкеты родителей хранились в Сфере, в 1С:ДО данных для последующего заполнения договоров/справочников не было)
• договоры с родителями: создание в 1С:ДО внутренних документов (создавались вручную в 1С:ДО и отдельно вручную в 1С:НКО), согласование договоров в 1С:ДО (процесс согласования в 1С:ДО запускался вручную после создания вручную внутреннего документа и загрузки шаблона договора, заполненного вручную в Word),
• выставления на основании договоров с родителями счетов и документов Реализации (не было в 1С:НКО - создавались, выставлялись и направлялись родителям вручную)

«Релизные» решения данные моменты не покрывали. На помощь пришли специалисты компании ФТО.

Как были решены проблемы/задачи

Специалисты ФТО сопровождают внедренное решение 1С:ДО и регулярно осуществляют доработки по запросу клиента. Большое количество доработок уже реализовано, например:

• в части контрагентов-родителей (реализовано автоматическое создание контрагентов-родителей, организован контроль по ошибкам при заполнении, контроль дублирования контрагентов (обмен Сфера/1С:ДО/1С:НКО)
• реализовано получение/создание и хранение анкет контрагентов-родителей (обмен Сфера/1С:ДО), на основании анкет формируются данные в справочниках Физ лица/Контрагенты, заполняются шаблоны договоров (которые потом согласуются через внутренние документы в 1С:ДО)
• в части договоров с контрагентами-родителями: реализовано автоматическое создание и автоматический запуск процесса согласования в 1С:ДО внутренних документов (договоров с родителями на разные виды услуг), автоматическое заполнение шаблонов договоров в соответствии с видом договора, настроены разные процессы согласования в зависимости от вида договора
• реализовано автоматическое выставление на основании соответствующего вида договора счетов и документов Реализации (в 1С:НКО)
• закрытия счетов 26, 20 и 44;
• изменения в части Баланса,
• отчеты по Казначейству,
• рассылки задолженностей контрагентам,
• доработка типов/видов номенклатур,
• реализована интеграция 1С:ДО с 1С:ЗУП и 1С:НКО.

Результаты

В результате внедрения и доработок 1С:ДО был реализован функционал для облегчения и ускорения процесса создания, согласования и подписания договоров - интеграция с личным кабинетом внутренней системы школы (Сфера) с 1С:ДО для создания договоров и запуск процесса согласования. Полноценный процесс от автоматического создания внутренних документов и всех необходимых справочников (в т.ч. формирование автозаполняемых шаблонов договоров, отправка сообщений в систему школы, отслеживание статусов почтовых отправлений и т.д.) до выгрузки в бухгалтерскую программу 1С:НКО (контрагентов и договоров), автоматического создания счетов и Реализаций, автоматизация рассылки счетов. Все это позволило унифицировать документооборот компании, сократить количество ручного труда (по сравнению с тем, что было до автоматизации, в части доработанных процессов на 70%) и ошибок при создании/выставлении документов. А также увеличение скорости подготовки документов на 25%.