Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 3.0» в АО "Электроавтомат"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Цели и задачи проекта:

• Обеспечить полноту, достоверность, своевременность и непротиворечивость информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности предприятия;
• Обеспечить рост конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
• Оптимизировать сроки формирования и обработки внутренней и внешней документации;
• Повысить безопасность информации и документов, обеспечить конфиденциальность.
• Обеспечить протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
• Исключить необходимость или существенно упростить и удешевить хранение бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
• Оптимизировать бизнес-процессы управления за счет использования функционала СЭД;
• Обеспечить быстрый поиск документов;
• Исключить бумажные документы из внутреннего оборота предприятия;
• Сократить временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использовать мобильное приложение к СЭД, и, как следствие, ускорить все бизнес-процессов Общества;
• Обеспечить эффективное накопление, управление и доступ к информации. Обеспечить кадровую гибкость за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• Обеспечить контроль над дисциплиной и исполнительность сотрудников;
• Создать условия, способствующие развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.

Этапы проекта:

1. Интервью с ключевыми пользователями.

2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.

3. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; проведено обучение пользователей.

5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации.


В рамках проекта были оптимизированы и автоматизированы следующие бизнес-процессы:
1. Анализ действующих положений о документообороте и выдача рекомендаций по внесению изменений.
2. Работа с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, контроль местонахождения оригиналов документов.
3. Работа с исходящими документами: разработка, согласование и регистрация документа, организация отправки адресату и формирование реестра почтовых отправлений.
4. Работа с внутренними документами: разработка проекта документа, согласование, подписание, регистрация итогового документа, ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов.
5. Ведение электронного архива документов, создание инструментов быстрых поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам.
6. Проведение совещаний.
7. Создание единой библиотеки форм и шаблонов документов.
8. Создание инструментов отчетности, необходимой для принятия управленческих решений.
9. Создание для руководителей эффективных инструментов контроля исполнения поручений.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика