Автоматизация учета на базе ПП "1С:Документооборот 8. КОРП" в ООО "ЦВЕТНОЙ ЦЕНТРАЛ МАРКЕТ"

Универмаг «ЦВЕТНОЙ» является уникальной площадкой. Первый концептуальный универмаг в Москве. Уникальный микс международных и локальных брендов. Место, где искусство и мода сливаются воедино.

Большой объем документации приходилось вести вручную, что приводило к большим срокам исполнения задач. Большой объем корреспонденции, не оптимально выстроены процессы управления договорами. Согласование документов долгий.

Компания обратилась в «Первый БИТ» за автоматизацией процесса документооборота.

Цель проекта:

• Упростить работу с большим потоком корреспонденции;
• Выстроить процессы управления договорами в соответствии с принятыми стандартами компании;
• Перевести документооборот в электронный вид;
• Ускорить процессы согласования документов;
• Повысить эффективность исполнения решений;
• Снизить риски случайных утечек информации;
• Минимизировать потери документов;
• Выстроить работу с поручениями и возможность контроля их исполнения;
• Организовать учёт хранения как бумажной, так и электронной документации.

Процесс автоматизации:

На базе решения «1С:Документооборот КОРП» реализован полностью процесс подготовки документации, созданы шаблоны бизнес-процессов, реализованы процессы заполнения реквизитов и публикации документов по всем процессам. Механизм отлажен так, что сотрудники должны вовремя подготовить документы, система проверяет их наличии и время, затраченное на подготовку. Отлажено взаимодействие между всеми подразделениями. Процесс согласования документов упростился и ускорился. Потерять документ невозможно, так как все теперь находится в архиве в электронном виде. Было автоматизировано 100 рабочих мест.

Внедренные блоки:

• "Исходящие документы"
• "Заявки"
• "Договорные документы"
• "Архитектурное решение и Рендеры"
• "Организационно-распорядительные документы"
• "Локально-нормативные акты"
• "Реестр оплат"
• "Тендеры"
• "Соглашение о расторжении"
• "Акт об исполнении обязательств (только по доходным договорам)"
• "Акт возврата"
• Расширенная настройка системы

• Права пользователей
• Составление рабочих групп
• Настройка доступа по состоянию
• Настройка работы с файлами (тома файлов)
• Определение бизнес-событий
• Настройка системы оповещения
• Настройка работы протоколов

Разработка:

• Разработка и составление библиотек уникальных форм
• Разработка правил и перенос справочной информации из других систем.
• Разработка скриптов условий для комплексных процессов
• Разработка блока "Реестр оплат"

Результат:

В результате внедрения системы «1С:Документооборот КОРП» в несколько раз сокращены трудозатраты на подготовку документов, повышена эффективность совместной работы и коммуникаций между сотрудниками подразделений компании. Благодаря разграничениям и передаче информации, заложенным в системе, стала возможной совместная работа над документами с возможностью сохранения версии и истории работы.

Директор Т.Б. Жирнов, Департамент информационных технологий