Автоматизация оперативного у ИП Главы крестьянского (фермерского) хозяйства Рустамян Аксиньи Владимировны

Рустамян Аксинья Владимировна значится в реестре как глава крестьянско-фермерского хозяйства в Рязанской области. Осуществляет деятельность по выращиванию и продаже овощей, кормов и сельскохозяйственного сырья.

Что было:

Клиент обратился к нам с запросом интеграции 1С:УНФ 3.0 и CRM Битрикс24. Учет ведется в 1С:УНФ, коммуникации с клиентами в Битрикс24. Возникла проблема двойной записи данных. Менеджеры вручную заносили информацию о заказах в учетную систему, что сопряжено с риском человеческой ошибки. Часто происходило несоответствие между актуальным состоянием заказов и данными в системе, что вызывало недопонимание как среди сотрудников, так и среди клиентов. Эта проблема также обострялась из-за недостатка одного интегрированного инструмента для учета как доставок, так и самих заказов.

Фрагментированный и трудоемкий процесс доставки. Курьеры часто не имели доступа к актуальной информации о своих заданиях, что приводило к задержкам в доставке и трудностям в планировании маршрута. Отсутствие мобильного приложения означало, что курьеры могли получать обновления только через непростые и непонятные коммуникации с менеджерами, что добавляло еще больше сложности в выполнение заказов. После завершения доставки информация о выполненных заказах не всегда попадала в учетную систему вовремя, что затрудняло анализ производительности и эффективность работы как менеджеров, так и курьеров. Это означало, что менеджеры не могли оперативно отслеживать сколько заказов успели выполнить курьеры за определенный период, и усложняло дальнейшее планирование.

Наконец, взаимодействие с клиентами также страдало. Обратная связь о статусе заказов зачастую не доходила до клиентов вовремя. Это порождало недовольство и снижало уровень удовлетворенности от обслуживания. К тому же, клиентам приходилось обращаться в компанию для получения информации о своих заказах, что увеличивало нагрузку на менеджеров.

Таким образом, клиент находился в условиях неэффективного управления процессами, что негативно влияло на общую производительность компании, уровень удовлетворенности клиентов и возможности для дальнейшего роста и развития бизнеса.

Что нужно:

• Наладить интеграцию между 1С и Битрикс24 с целью улучшения управления заказами и повышения эффективности доставки.
• Реализовать механизм отображения заказов на карте и распределение заказав между курьерами по координатам вхождения в определённую область на карте.
• Создать мобильное приложение курьера с функционалом работы с заказами (по внесению изменений в заказы, с синхронизацией с основной базой 1С:УНФ), определения местоположения клиента, поддержкой сканирования весовых штрихкодов при добавлении/удалении товаров из заказов, осуществлением платежных операций.

Как происходила автоматизация

Для реализации поставленных целей мы выбрали компанию Баланс, так как ранее уже работали с ними и знаем уровень квалификации специалистов. Поставили задачу по автоматизации необходимых процессов, согласовали сроки, стоимость работ и результат.

В рамках проекта была разработана система обмена данными между 1С:УНФ и Битрикс24, которая обеспечивала загрузку заказов покупателей из Битрикс24 в 1С. Эта составляющая играла ключевую роль, так как именно здесь формировались и обрабатывались все заказы, которые необходимо было собрать.

В процессе реализации интеграции была создана система, которая по определенному запросу извлекала заказы из Битрикс24. Заказы, которые требовалось собрать, загружались в систему 1С, где осуществлялись дальнейшие манипуляции, такие как сборка товара, проверка наличия и подготовка к доставке. После того как все необходимые товары были собраны, система производила выгрузку статуса и самих заказов обратно в Битрикс24. Это обеспечивало актуализацию информации и позволяло менеджерам и клиентам отслеживать этапы выполнения заказов в реальном времени.

Доработан протокол обмена с Битрикс24 для получения адреса доставки для запроса координат из «Яндекс Геокодер» и реализован механизм получения координат из «Яндекс Геокодер» по адресу в Заказ покупателя в 1С:УНФ. Благодаря этой доработке заказы отображаются на карте на дату отгрузки по координатам в 1С:УНФ. Заказы проще распределить между курьерами на основании вхождения координат заказов покупателей в области на карте. Области на карте можно закреплять за определённым курьером.

Следующим важным этапом было интегрирование мобильного приложения для курьеров. Это приложение предназначалось для мобильных устройств на Android 7 и выше. На этапе разработки мобильного приложения была обеспечена функциональность, позволяющая курьерам в любое время получать доступ к собранным заказам и информации о адресах доставки. Курьер, открыв приложение, видит актуальные данные о своих заданиях, что значительно упрощает процесс планирования и выполнения доставок.

После доставки заказа курьер использует приложение для отметки о завершении доставки. Эта функция была интегрирована с 1С и на основании предоставленных данных о доставленных заказах автоматически создаются реализации в 1С. Таким образом, информация о выполненных доставках синхронизируется, и все операции отражены в учетной системе. Заказы, доставленные курьерами, переходят в архивный статус в мобильном приложении, что позволяет пользователям легко отслеживать свои предыдущие заказы и эффективность выполненных доставок.

В мобильном приложении реализован функционал приема платежей с помощью приложения 2can SoftPOS. Таким образом, Android-смартфон с NFC-модулем выполняет роль терминала для приёма бесконтактных платежей. Доработан протокол обмена с конфигурацией 1С:УНФ по выполненным платежным операциям по заказам.

В мобильном приложении также реализовали возможность вносить изменения в состав заказа. При этом товары, удаленные из заказов, должны отражаться с отдельной таблицей «Свободные товары» в мобильном приложении, а также есть возможность добавления товаров из таблицы «Свободные товары» в другие заказы. Все изменения заказов синхронизируются с основной базой 1С:УНФ. В мобильном приложении добавили возможность сканирования весовых штрихкодов при добавлении/удалении товаров из заказов, что упростило и ускорило процесс корректировки заказов.

В результате внедрения данной автоматизированной системы клиент смог значительно оптимизировать процессы учета и доставки. Вся информация стала более доступной как для менеджеров, так и для курьеров, что повысило оперативность обслуживания заказов и удовлетворенность клиентов. Интеграция также позволила уменьшить вероятность ошибок в процессе обработки заказов и улучшила мониторинг выполнения доставок.