Автоматизация учета на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» в АО "ХОЛДИНГ ЭРСО"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Организация электронного обучения
• Разработка электронных курсов
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ERSO был создан в конце 2020 года на базе активов АО «Электрозавод» по решению Группы АФК «Система». В составе холдинга конструкторское бюро, сервисные, испытательные центры, передовые лаборатории и несколько производственных площадок.

Электротехнический холдинг ERSO — ведущее международное предприятие в сфере энергетики, ориентированное на комплексное оснащение и реализацию проектов нового строительства, реконструкцию и модернизацию объектов энергетики.

Для учета, хранения, автоматического согласования договорных документов, для обработки (согласования) Заявок на оплату и выгрузки-синхронизации с «1С:Управление холдингом 8» руководством АО "ХОЛДИНГ ЭРСО" было принято решение о внедрении электронного документооборота.

Раннее в компании ведение документооборота не было автоматизировано. Производственные мощности компании находятся в разных городах, что затрудняло быстрое согласование договоров и заявок.
В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", позволяющих решить все обозначенные учетные задачи.

В качестве компании - интегратора был выбран "1С-Рарус", имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов "1С:Предприятие 8", имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Процесс автоматизации был разделен на два этапа.

Первый этап включал в себя: Учет, хранение договорных документов, заявок на оплату.


1.Проектирование - Обследование и составление проектной документации. Проведены интервью и обследования, уточнены функциональные требования. Разработан и согласован документ «Спецификация требований».

2.Настройка функционала СЭД, проведение приемо-сдаточных испытаний.

- Развертывание конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- Выполнена настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований»;
- Настроены интеграции со смежными системами в соответствии с документом «Спецификация требований»;
- Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ);

3.Пользовательская документация. Подготовлены инструкции для работы пользователей с настроенным функционалом СЭД по ролям пользователей (5 ролей).

4.Демонстрация правильной технологии работы с ПП
- Разработана программа обучения;
- Проведено обучение пользователей системы;
- Подготовлен протокол по обучению.

5.Выполнена подготовка системы к вводу в опытную эксплуатацию. Выполнена настройка параметров системы, введены необходимые НСИ.

6.Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе ОПЭ системы, осуществляется ведение журнала обращений;

Второй этап: Входящая и исходящая документация, ОРД (организационно-распорядительная документация), Информационно-справочные документы, Доверенности.

1.Проектирование -Обследование информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в части входящей, исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации и составление проектной документации.
- Проведено обследование;
- Уточнены функциональные требования;
- Разработан и согласован документа «Спецификация требований».

2. Выполнена настройка функционала СЭД, проведены приемо-сдаточных испытания
- Настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований».
- Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ).
- Подготовлен и подписан протокола ПСИ.
3.Демонстрация правильной технологии работы с ПП. Разработана программа обучения, проведено обучение пользователей, подготовлен протокол обучения пользователей.

4.Подготовка системы на базе ПП к вводу в опытную эксплуатацию. Выполнена настройка параметров системы, осуществлен перенос настроек в рабочую базу, подготовлен и подписан протокол готовности информационной системы к опытной эксплуатации.

5.Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе опытной эксплуатации системы, осуществляется ведение журнала обращений, подготовлен и подписан протокола готовности к промышленной эксплуатации.

Выполняется сопровождение и развитие учетной системы.

В результате внедрения информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы такие задачи, как:
- Учет и хранение документов;
- Ведение номенклатуры дел;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Учет договоров.

Автоматизировано 200 рабочих мест.

Использование программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечило единую базу данных хранения и учета документов, систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

ОТЗЫВ

АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» (до 25.10.2022 АО «ЭЛЕКТРОЗАВОД») вошел в Группу АФК «Система» в конце 2020 года. В составе холдинга конструкторское бюро, сервисные, испытательные центры, передовые лаборатории и несколько производственных площадок.
Электротехнический холдинг ERSO — ведущее предприятие в сфере энергетики, ориентированное на комплексное оснащение и реализацию проектов нового строительства, реконструкцию и модернизацию объектов энергетики.
___________________________________________________________________________________

В целях учета, хранения, автоматического согласования договорных документов, для согласования «Заявок на оплату» и выгрузки-синхронизации с «1С:Управление холдингом 8» руководством АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» было принято решение о внедрении электронного документооборота. Компанией было принято решение автоматизировать процессы согласования документов в связи с тем, что Представительства компании находятся в разных городах, документов.

В качестве основы для построения информационной системы было принято решение использовать программный продукт «Документооборот 8 КОРП», позволяющий решить поставленные задачи.

В качестве компании - интегратора был выбран ООО «1С-Рарус», который имеет большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8» и прошел сертификацию по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Процесс автоматизации был разделен на два этапа.

Первый этап включал в себя автоматизацию процессов: Аккредитация контрагентов, учет и согласо­вание договорных документов, заявок на оплату - и настройку бесшовной интеграции с «1С:Управление холдингом 8».

1. Проектирование - Обследование и составление проектной документации. Проведены интервью и обследования, уточнены функциональные требования. Разработан и согласован доку­мент «Спецификация требований».

2. Настройка функционала СЭД, проведение приемо-сдаточных испытаний.
- Развертывание конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- Выполнена настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований»;
- Настроены интеграции со смежными системами в соответствии с документом «Спецификация требований»;
- Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ).

3. Пользовательская документация. Подготовлены инструкции для работы пользователей с настроенным функционалом СЭД по ролям пользователей (5 ролей).

4. Демонстрация правильной технологии работы с программой
- Разработана программа обучения;
- Проведено обучение пользователей системы;
- Подготовлен протокол по обучению.

5. Выполнена подготовка системы к вводу в опытную эксплуатацию. Произведена настройка параметров системы, введены необходимые НСИ.

6. Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе ОПЭ системы, осуществляется ведение журнала обращений;

Во второй этап вошли разделы: Входящая и исходящая документация, ОРД (организационно- распорядительная документация), Информационно-справочные документы, Доверенности.

1. Проектирование -Обследование информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в части входящей, исходящей корреспонденции, органи­зационно-распорядительной документации и составление проектной документации.
- Проведено обследование;
- Уточнены функциональные требования;
- Разработан и согласован документа «Спецификация требований».

2. Выполнена настройка функционала СЭД, проведены приемо-сдаточных испытания
- Настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований».
- Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ).
- Подготовлен и подписан протокола ПСИ.

3. Демонстрация правильной технологии работы с ПП. Разработана программа обучения, проведено обучение пользователей, подготовлен протокол обучения пользователей.

4. Подготовка системы на базе ПП к вводу в опытную эксплуатацию. Выполнена настройка параметров системы, осуществлен перенос настроек в рабочую базу, подготовлен и подписан протокол готовности информационной системы к опытной эксплуатации.

5.Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе опытной эксплуатации системы, осуществляется ведение журнала обращений, подготовлен и подписан протокол готовно­сти к промышленной эксплуатации.
Выполняется сопровождение и развитие учетной системы.

Благодаря внедрению информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы процессы;
- Учет и хранение документов;
- Ведение номенклатуры дел;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Учет и согласование договоров.

Автоматизировано 200 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 20 октября 2022.

Использование программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечило единую базу данных хранения и учета документов, а также позволило ускорить работу по согласованию контрагентов, договорных документов, регистрации входящей, исходящей, внутренней, организационно-распорядительной и справочно-информационной документации, а также обеспечило прозрачность процессов и оперативность обработки документов.

Руководство компании получило удобный инструмент для контроля показателей деятельности организации и эффективности работы сотрудников.

При выполнении этапов разработки были использованы методики доработки, позволяющие совместить обширные доработки подсистем конфигурации с регулярными обновлениями продукта поставщиком - компанией 1С.

АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» выражает свою благодарность ООО «1С-Рарус» за своевременно и качественно проведенные работы, а также рекомендует данную компанию как надежного и опытного партнера.