Автоматизация складского и управленческого учета в ТОО "Алия-Сервис" с помощью типового программного продукта "1С:Управление нашей фирмой для Казахстана", ред. 1.6

Немного о компании ТОО «Алия-Сервис»:

Наша компания занимается строительством распределительных инженерных сооружений - нефтяных и газовых магистральных трубопроводов, работает с 2005 года. В настоящее время реализуем проект по «Газофикации» регионов Казахстана, прокладываем газопровод для подключения к домам газового отопления.

Наши преимущества:

• Высокое качество материалов, которые обеспечивают безопасность и долговечность эксплуатации;
• Доведение подачи газа до конечных потребителей с последующим вводом в эксплуатацию.

Кратко о нашем учёте:

• Выигрываем тендер, в котором может быть «газофикация» одного или нескольких регионов;
• Собираем бригады для распределения по регионам;
• Заказываем необходимые материалы для начала работ, а при их наличии на основном складе перемещаем их на склад в регионе;
• Выдаём со склада материалы бригаде;
• Регистрируем этапы выполненных работ и затраченных материалов;
• По завершению работ проводится проверка работоспособности газопровода и фиксация расхода материалов по сметам.

Почему решили использовать программу 1С:

Учёт уже долгое время ведём в базе 1С:Бухгалтерия строительной организации, а также в excel и вручную на бумаге. Данная конфигурация имеет локальное расположение и не давала оперативно получать данные другим регионам. Для получения информации по требуемому количеству материалов для бригады нужно было созваниваться с главным офисом, узнавать о состоянии отгрузки, где находятся материалы, отправили их или только заказали  у поставщиков, из-за этого могли увеличиваться сроки завершения работ и возникали простои в работе бригад при недостатке материалов и/или замене неверно отправленных деталей ранее. В таких ситуациях возникал риск нарушения сроков выполнения работ по проекту и последующих проблем для организации.

Что хотели решить:

Существовала потребность в ускорении получения информации по наличию запасов не только на основном складе, но и на складах в регионах, для исключения ситуаций с заказами дублирующих позиций, которые потом не нужны и «пылятся» на складе. Получать оперативную и своевременную информацию как по отгрузке и доставке материалов в регионы, так и по их расходам.

Проблема компании:

Главная проблема — это несвоевременное получение информации и отсутствие быстрого сбора данных по регионам, по остаткам запасов на складах.

Как проходил процесс автоматизации:

Поскольку уже работали в 1С, то было принято решение улучшить текущее положение дел с помощью автоматизации на базе 1С. Обратились в фирму-франчайзи 1С, которая находилась в регионе работающей бригады. Все регионы и бригады автоматизировать и обучать работе в 1С не хотели, будем постепенно внедрять автоматизацию в каждом городе.

По результатам встречи и демонстраций конфигураций для решения наших задач, выбор остановили на 1С:Управление нашей фирмой (собственно специалисты фирмы-франчайзи 1С эту конфигурацию и рекомендовали). Поскольку хотели сделать информацию доступной и получать данные оперативно специалисты предложили использовать «облачное» решение в сервисе 1C:Fresh. Специалисты изучили наши бизнес-процессы и продемонстрировали их на базе 1С:УНФ, составили коммерческое предложение, и я ушёл согласовывать план внедрения со своими партнёрами. Процесс обсуждения затянулся из-за рутинных задач и других производственных трудностей, специалисты звонили для уточнения принял ли я решение и всё ли устраивает, это в свою очередь помогало не откладывать решение об автоматизации и в скором времени мы заключили договор.

Результат:

Сокращение времени на получение информации по запасам на складах, увеличение скорости отправки и/или замены запасов с главного склада в регионы. Меня приятно порадовала доступность информации как с компьютера, так и с мобильного. Теперь легко можно проверить остаток и расход по запасам. Сократилось время передачи информации и уменьшился риск срыва сроков сдачи работ.

Специалист произвёл установку и настройку необходимого оборудования и программного обеспечения. Персонал обучили работе с программой 1С:УНФ. Затем консультировали по вводу начальных остатков и справочников.

Сотрудники получили новые навыки по контролю и получению доступа к информации, повысился уровень коммуникации региона и главного офиса компании.

Функционал программы используем без доработок, стандартных функций достаточно для выполнения большинства задач, которые необходимы компании, отчеты легко и гибко настраиваются, есть возможность самостоятельной настройки отчетов.

Результат удовлетворил всех в компании! Контроль и отгрузка запасов занимает намного меньше времени. Сразу доступна информация на каком этапе выполнение работ и какие запасы есть на складах!

Достигнутые показатели:

• Увеличение скорости получения информации в несколько раз
• Уменьшение ошибок при отправке необходимых деталей для бригады
• Простота контроля и доступности информации
• Сокращение времени на формирование отчетов как для бухгалтерии, так и для бригады

После успешной автоматизации одного региона будем пробовать на остальных, также появился интерес использовать другие конфигурации, доступные в «облаке» и подумываю о необходимости настройки обмена между «облаком» и локальной базой 1С у бухгалтеров для достижения ещё большей продуктивности и повышения простоты в работе. Специалисты уже дали рекомендации по настройке обмена, так что будем реализовывать!

Спасибо фирме «1С» и её партнёрам за качественное обслуживание и полезные инструменты для достижения высоких результатов в работе.