Автоматизация сервисного центра у ООО "БИТМАКС" с "1С:Управление нашей фирмой"

Сервисный центр «BitMax» специализируется на продаже, диагностике и ремонте майнингового оборудования. Компания открылась чуть более полугода назад, и у сервисного центра не было конкретного понимания, как начать вести учёт и бизнес-процессы, но была чёткая потребность в этом. Именно с таким запросом к нам обратилось руководство организации «BitMax».

Специалисты «Форус» обсудили текущие бизнес-процессы с руководством и сотрудниками сервисного центра, выявили проблемы и задачи, которые нужно решить для повышения эффективности бизнеса.

Как строилась схема работы и какие проблемы испытывал сервисный центр до обращения в «Форус»

Ремонт майнинговых машинок – новая сфера бизнеса, которая стала популярной не так давно, поэтому еще не сформировано чёткой схемы для ведения учёта и организации работы данной деятельности. В «BitMax» отсутствовала налаженная схема, соответственно, также не было связки бизнес-процессов — продажи, приёмки и отгрузки товара, передачи на комиссию.

Сотрудники при приёмке каждый раз вручную вписывали многозначные номера машинок, из-за чего часто допускали ошибки и искали машинку дольше обычного. Более того, сервисному центру необходимо вести и хранить историю клиента о том, какая машинка ему принадлежит, где она находится, какие работы были проведены и какие гарантии действуют на эти работы.

Помимо всего прочего, офисы «BitMax» находятся в разных частях города, и их сложно контролировать. Для руководителя была непрозрачной работа центров — какая выручка, сколько заказов, для контроля нужно было приезжать на каждую точку, но такой возможности не было.

Какие задачи было необходимо решить

• Принятие оборудования/партии оборудования в ремонт и возврат из ремонта
• Прием оплаты от клиентов
• Предоставление гарантии на работы (бесплатный ремонт для клиента)
• Учёт оборудования для быстрого поиска информации
• История ремонта
• Печать этикеток на принятое оборудование
• Возможность контроля за бизнес-процессами с любого устройства в любом месте

Поиск решения

В принятии решения по выбору программного продукта руководство компании обращало внимание на следующие критерии:

• Размещение базы "1С" в облачном сервисе
• Соответствие законодательству
• Количество сотрудников и рабочих мест

Для автоматизации специалистами «Форус» была предложена программа "1С:Управление нашей фирмой" (УНФ) в сервисе 1С:FRESH с применением доработанных расширений.

Внедрение программы

Работа проводилась в 2 этапа:

На первом этапе настроили интерфейс и функционал типовой "1С:УНФ" в соответствии со спецификой бизнес-процессов сервисного центра, помогли в подключении необходимого оборудования, предоставили инструкции по работе в программе, а также провели обучение сотрудников и настроили для них рабочие места.

На втором этапе наши специалисты провели тщательный анализ функциональных разрывов программы и доработали расширения с учётом размещения базы в облачном сервисе. Помимо этого, под специфику сферы для серийного учёта машинок были разработаны индивидуальные отчёты.

Каких результатов достигли сервисные центры «BitMax»

В результате работы «Форус» оптимизировал организацию приема оборудования в ремонт и его выдачи. Кроме того, был отрегулирован процесс приема партий оборудования и его частичная выдача из партии.

Теперь сотрудники оперативно работают с клиентами: заполняют информацию в базе, видят историю ремонта по серийному номеру майнинговой машинки в документе приема в ремонт, предоставляют гарантию на ремонтные работы.

Также была проведена автоматизация маркировки оборудования:

• Штрихкодирование печатных форм по ремонту;
• Печать этикеток из документа «Прием в ремонт» для принимаемого оборудования.

Таким образом, каждый сотрудник «BitMax» знает свою зону ответственности и порядок действий при работе, а руководство получило возможность в любое время контролировать работу сотрудников, нагрузку центров, количество клиентов и выручку прямо со смартфона.