Автоматизация учета на базе ПП "Айлант: Управление ЖКХ" в управляющей компании
Меня зовут Людмила и я являюсь главным бухгалтером управляющей организации «Управдом-Сервис». В ведении нашей фирмы находится 28 домов и около 8 000 лицевых счетов физических и юридических лиц. Мы осуществляем жилищно-коммунальное обслуживание многоквартирных домов, следим за состоянием придомовых территорий и инженерных коммуникаций. Одним словом – зарекомендовали себя как добросовестная «управляшка» для жителей города Смоленск.
О нашей работе
Огромное количество рабочих процессов управляющей компании требует строгого учета – хранение информации о лицевых счетах и жилом фонде, учет показаний всевозможных счетчиков, расчет начислений, формирование справок паспортного стола, учет расходов материалов для осуществления хозяйственной деятельности – и это далеко не полный список! Обойтись учетом в Excel, или и того хуже – в тетрадках!, не представлялось возможным.
Как мы выбирали программу?
Доверили это дело профессионалам из «Онлайн-Плюс»
Ребята сопровождали нашу фирму по «1С:Бухгалтерии 8» и предложили познакомиться с функционалом «Айлант:Управление ЖКХ 8.3». Мы посмотрели, что умеет эта программа, и без долгих раздумий двинулись в бой!
Главные требования были такими:
- настроить основной функционал расчета начислений коммунальных услуг,
- получить понятный, а главное – в режиме online, отчет о задолженности по лицевым счетам,
- иметь возможность нажатием одной кнопки (ну в крайнем случае – двух) рассчитывать сложносоставные услуги и выборочно назначать их на лицевые счета,
- обмениваться данными с программным обеспечением Сбербанка: выгружать данные о начислениях ежемесячно и загружать данные об оплатах ежедневно,
- оперативно передавать данные в Соцзащиту о начислениях собственникам, получающим меры социальной поддержки (компенсации),
- обмениваться сведениями с Государственной Информационной Системой ЖКХ.
Что было сделано:
- Налажены основные рабочие процессы – заполнены все необходимые справочники, учтены показания счетчиков, начислений (как и заказывали), они заполняются в два клика!
- По формату Сбербанка написана обработка выгрузки сведений о начислениях и показаниях приборов учета по лицевым счетам. С помощью обработки мы оперативно передаём в банк сведения, которые наши жильцы потом видят в своём мобильном телефоне.
- По формату Соцзащиты написана обработка выгрузки сведений о начислениях некоторых категорий лицевых счетов, в результате чего они получают возмещение своих расходов на оплату коммунальных услуг.
- Печатная форма квитанции на оплату коммунальных услуг была отредактирована согласно просьбам трудящихся – добавлен отрывной корешок, QR-коды для оплаты услуг через мобильный банк.
- О чудо! Отлажена работа с системой ГИС ЖКХ – теперь выгрузка сведений о платёжных документах занимает в разы меньше времени.
Результаты
- Временные затраты на сбор и обработку полученной от жильцов информации уменьшились в разы, а сохранность этих данных обеспечивается регулярным резервным копированием.
- Процессы обмена информацией со сторонними организациями и системами стал простым и больше не вызывается паники у сотрудников.
- Трудновыполнимых задач у нас не осталось благодаря слаженной работе специалистов «Онлайн-плюс» и отважным сотрудникам нашей фирмы.
Автоматизированы следующие функции:
- Банк и касса
- Завершение периода
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Кадровый учет
- Маршрутизация ЭД
- Налоговый учет
- Основные средства
- Расчет зарплаты
- Расчет зарплаты и кадровый учет
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
- Регламентированная отчетность
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика