Автоматизация учета на базе ПП "Айлант: Управление ЖКХ" в управляющей компании

Меня зовут Людмила и я являюсь главным бухгалтером управляющей организации «Управдом-Сервис». В ведении нашей фирмы находится 28 домов и около 8 000 лицевых счетов физических и юридических лиц. Мы осуществляем жилищно-коммунальное обслуживание многоквартирных домов, следим за состоянием придомовых территорий и инженерных коммуникаций. Одним словом – зарекомендовали себя как добросовестная «управляшка» для жителей города Смоленск.

О нашей работе

Огромное количество рабочих процессов управляющей компании требует строгого учета – хранение информации о лицевых счетах и жилом фонде, учет показаний всевозможных счетчиков, расчет начислений, формирование справок паспортного стола, учет расходов материалов для осуществления хозяйственной деятельности – и это далеко не полный список! Обойтись учетом в Excel, или и того хуже – в тетрадках!, не представлялось возможным.

Как мы выбирали программу?

Доверили это дело профессионалам из «Онлайн-Плюс»

Ребята сопровождали нашу фирму по «1С:Бухгалтерии 8» и предложили познакомиться с функционалом «Айлант:Управление ЖКХ 8.3». Мы посмотрели, что умеет эта программа, и без долгих раздумий двинулись в бой!

Главные требования были такими:

• настроить основной функционал расчета начислений коммунальных услуг,
• получить понятный, а главное – в режиме online, отчет о задолженности по лицевым счетам,
• иметь возможность нажатием одной кнопки (ну в крайнем случае – двух) рассчитывать  сложносоставные услуги и выборочно назначать их на лицевые счета,
• обмениваться данными с программным обеспечением Сбербанка: выгружать данные о начислениях ежемесячно и загружать данные об оплатах ежедневно,
• оперативно передавать данные в Соцзащиту о начислениях собственникам, получающим меры социальной поддержки (компенсации),
• обмениваться сведениями с Государственной Информационной Системой ЖКХ.

Что было сделано:

• Налажены основные рабочие процессы – заполнены все необходимые справочники, учтены показания счетчиков, начислений (как и заказывали), они заполняются в два клика!
• По формату Сбербанка написана обработка выгрузки сведений о начислениях и показаниях приборов учета по лицевым счетам. С помощью обработки мы оперативно передаём в банк сведения, которые наши жильцы потом видят в своём мобильном телефоне.
• По формату Соцзащиты написана обработка выгрузки сведений о начислениях некоторых категорий лицевых счетов, в результате чего они получают возмещение своих расходов на оплату коммунальных услуг.
• Печатная форма квитанции на оплату коммунальных услуг была отредактирована согласно просьбам трудящихся – добавлен отрывной корешок, QR-коды для оплаты услуг через мобильный банк.
• О чудо! Отлажена работа с системой ГИС ЖКХ – теперь выгрузка сведений о платёжных документах занимает в разы меньше времени.

Результаты

1. Временные затраты на сбор и обработку полученной от жильцов информации уменьшились в разы, а сохранность этих данных обеспечивается регулярным резервным копированием.
2. Процессы обмена информацией со сторонними организациями и системами стал простым и больше не вызывается паники у сотрудников.
3. Трудновыполнимых задач у нас не осталось благодаря слаженной работе специалистов «Онлайн-плюс» и отважным сотрудникам нашей фирмы.