Автоматизация ПП "1C:Document Management 8" в ООО "Волгастрап"
Ежегодный выпуск высококачественной стальной ленты составляет 40 000 тонн, а полиэстеровой – 15 000 тонн. С самого начала была сделана ставка на качество. Все типы лент соответствуют мировым стандартам.
С 2009 года осуществляются экспортные поставки продукции. Сегодня упаковочная продукция завода экспортируется в более чем 50 стран мира.
В связи с ростом и развитием компании возникла потребность в оптимизации работы с документами. Требовалось внедрить систему, которая позволит унифицировать процессы обработки документов, повысить эффективность мониторинга и контроля исполнения поручений. После анализа рынка существующих систем руководством было выбрано решение «1С:Document Management».
Почему был выбран «1С:Document Management»:
- интерфейс на русском и английском языках;
- унификация информационных систем с другими продуктами «1С»;
- интеграция, в том числе бесшовная, с учетными системами «1С»;
- применение единых подходов к работе с документами;
- возможность расширения и тиражирования стандартного функционала.
Проект автоматизации был доверен компании «1С-Архитектор бизнеса», специалисты которой уже не первый год работают в направлении автоматизации документооборота и имеют статус «Центр компетенции по документообороту».
Целями автоматизации системы стали:
- Повышение оперативности контроля сроков, качества подготовки документов
- Оптимизация бизнес-процессов регистрации, согласования, контроля исполнения документов
- Стандартизация процедур подготовки документов
- Управление конфиденциальностью и разграничением доступа к электронным документам
- Исключение потери документов
Был разработан план проекта:
- Обследование
- Разработка документов
- Разработка и настройка системы
- Развертывание системы на рабочих местах
- Разработка инструкций пользователей
- Обучение пользователей
В результате автоматизации руководство компании получило:
- систему электронного документооборота, тесно связанную с функционалом других информационных систем «1С»;
- возможность хранения электронных документов любых форматов;
- средства управления процессом согласования (утверждения) документов;
- интегрированный интерфейс для работы с документами;
- доступ к структурированной информации о документе (основные реквизиты, сумма документа, строки табличной части и т.д.)
- доступ к информации о процессе утверждения документа (история и комментарии группы согласования);
- возможность отследить всю неструктурированную информацию, относящуюся к файлу (документы MS Office, сканы, изображения и т.д.)
Таким образом, интеграция систем «1С» позволила гармонично дополнить функционал решений. Подобный симбиоз улучшил качество и скорость учета за счет быстрого и удобного доступа к электронным документам.
Ключевые результаты проекта:
- специалисты «1С-Архитектора бизнеса» внедрили систему электронного документооборота (СЭД) в компании;
- заложили основы для дальнейшей автоматизации других процессов работы с документами;
- унифицировали процессы обработки документов;
- новый продукт позволил сократить сроки и повысить прозрачность процессов согласования и подписания документов;
- система обеспечивает достоверность, целостность и актуальность согласуемых и подписываемых документов, в том числе с применением ЭЦП;
- уменьшилось время и трудозатраты на поиск необходимых документов;
- повысилась эффективность мониторинга и контроля исполнения поручений, заданий и документов;
- повысилось качество исполнительской дисциплины;
- автоматизированы процессы регистрации, согласования, исполнения и контроля поручений;
- повысились производительность труда и качество управления рабочими процессами.
Подведем итоги
Достигнута основная цель внедрения системы электронного документооборота – сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создана эффективная и контролируемая среда управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.
Руководство компании выражает благодарность сотрудникам компании "1С-Архитектор бизнеса".
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
ООО «ВолгаСтрап» – это первое отечественное предприятие по производству высокопрочной стальной ленты с покрытием. Продукция ООО «ВолгаСтрап» широко применяется на предприятиях черной и цветной металлургии, трубной, кабельной, машиностроительной, деревообрабатывающей промышленности, в производстве строительных материалов и прочих индустриях. Она неоднократно становилась лауреатом конкурса «100 лучших товаров России».
Ежегодный выпуск высококачественной стальной ленты составляет 40 000 тонн, а полиэстеровой – 15 000 тонн. С самого начала была сделана ставка на качество. Все типы лент соответствуют мировым стандартам.
С 2009 года осуществляются экспортные поставки продукции. Сегодня упаковочная продукция завода экспортируется в более чем 50 стран мира.
Руководство ООО «ВолгаСтрап» решило усовершенствовать процессы документооборота с помощью внедрения электронной системы с применением новых инструментов учета и управления документами, базирующихся на современных информационных технологиях. Для решения задач руководством ООО «ВолгаСтрап» был выбран программный продукт «1С: Document Management 8». Партнером по внедрению выступила компания «1С-Архитектор бизнеса», 25 лет осуществляющая разработку и поддержку продукции фирмы «1С».
Внедрение системы было разбито на ряд этапов. В начале специалистами «1С-Архитектора бизнеса» была проведена аналитическая работа, в ходе которой была разработана и согласована проектная документация. Далее осуществлялась непосредственная разработка и настройка системы, завершившаяся подготовкой и проведением опытной-промышленной эксплуатацией.
Ключевые итоги проекта:
• Сокращение сроков и повышения прозрачности процесса согласования и подписания документов;
• Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемых и подписываемых документов, в том числе с применением ЭП;
• Уменьшение времени и трудозатрат на поиск необходимых документов;
• Повышение эффективности мониторинга и контроля исполнения поручений, заданий и документов;
• Повышение исполнительской дисциплины;
В результате автоматизации ПП "1С:Document Management 8" компания ООО «ВолгаСтрап» получила комплексное решение для автоматизации учета и хранения документов, а также инструментарий для успешного взаимодействия сотрудников. Появилась возможность хранения внутренних документов и файлов; ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами.
Система принята в промышленную эксплуатацию 09.09.2022 года. Всего было автоматизировано 200 рабочих мест. В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
Общество с ограниченной ответственностью "ВолгаСтрап"
Сфера деятельности: Производство, ТЭК -> Металлургическая промышленность, металлообработка
Общество с ограниченной ответственностью "ВолгаСтрап" для автоматизации своей деятельности приобрела ПП "1С:Document Management 8. Электронная поставка". Специалистами компании «1С-Архитектор бизнеса» произведено внедрение программного продукта.
Дата начала промышленной эксплуатации 9 сентября 2022 г.
Отзыв клиента
