Автоматизация оптовой торговли и складской логистики в ООО "Мастер Ватт"
ООО "Мастер Ватт"
Московская обл, Мытищинский р-н, г Мытищи, Апрель 2021
Вариант работы
Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест
116
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 1
Тонкий клиент: 100
Партнер, осуществивший внедрение/проект
Максофт Оптима
Продукт
Отрасль / Функциональная задача
Компания «Мастер Ватт» более 20 лет занимается оптовой поставкой оборудования для инженерных систем, комплектацией, подбором, поставкой и настройкой оборудования для промышленных котельных, а также оказывает поддержку при его монтаже и пуско-наладке.
Изначально наша компания работала в партнерстве с другой фирмой, передав ей часть функций, необходимых для организации бизнес-процессов, однако в 2020 году было принято решение преобразовать компанию в полностью самодостаточную структуру.
Для полноценного перехода к независимому формату работы нам нужна была новая, современная система, которая максимально подходила бы под наши запросы в типовом ее функционале.
В нашей компании менеджеры, принимающие как входящие, так и исходящие заказы, работают в режиме высокой интенсивности: в течение одного дня они оформляют до 1000 заказов, каждый из которых содержит, в среднем, 10 – 20 строк.
При таких объемах работы ручное оформление пакета документов исключалось сразу же из-за колоссальных временных затрат. Именно поэтому нам нужна была такая система, в которой сотрудники могли бы качественно и оперативно обрабатывать большое количество заказов.
В предыдущей системе уже существовали некоторые инструменты, которые хорошо себя показали, поэтому было решено перенести их в новую систему, устранив при этом некоторые недостатки.
В процессе отбора исполнителей мы познакомились с компанией «Максофт-Оптима» (Пенза). Их недавние (на тот момент) кейсы были настолько похожи на то, чего хотели мы, что у нас не осталось сомнений в выборе исполнителя, и мы заключили договор именно с ними.
Специалисты «Максофт-Оптима» провели комплексный анализ всех наших бизнес-процессов и предложили следующее:
- перейти на новый программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 2» с сохранением привычного интерфейса для сотрудников, занятых в обработке заказов;
- максимально сохранить и использовать типовой функционал;
- внедрить систему для управления складом (1С:WMS) и интегрировать терминалы сбора данных;
- разработать решение для обмена данными с сайтом.
Сроки на реализацию проекта были сильно ограничены – у нас было всего 5 месяцев до начала «горячего» сезона, который нам нужно было встретить во всеоружии.
Изначально мы совместно с командой «Максофт-Оптима» были нацелены на использование максимально типового решения, поэтому взяли контрольные примеры и отразили в них самые важные для нас моменты.
В первый месяц работы внедренцы смоделировали эти примеры в типовом варианте, и мы смогли понять, как будут устроены наши бизнес-процессы внутри новой системы. Некоторые предложения отметали сразу, а некоторые оставляли и впоследствии дорабатывали.
Про АРМы (автоматизированные рабочие места) мы на тот момент уже знали, но вначале сосредоточили внимание на других задачах: нужно было оптимизировать систему резервирования, а также усилить контроль запрета отгрузок при дебиторской задолженности. Реализацию этих небольших, но критически важных доработок начали в первую очередь.
В декабре специалисты «Максофт-Оптима» перешли уже непосредственно к разработке согласованных решений. На этом этапе были внедрены АРМы (консоль заказов, консоль закупок, монитор ОВЗ, монитор бренд-менеджера), новый модуль резервирования и инструмент для контроля запрета отгрузок. Все решения мы тестировали совместно с разработчиками, поэтому обмен информацией, а, следовательно, и мелкие доработки производились очень быстро.
В феврале велась контрольная проверка и подготовка системы к вводу в тестовую эксплуатацию, и уже в марте мы смогли запустить ее и проверить на небольшом количестве заказов.
С 1 апреля 2021 года, как и было запланировано, мы ввели систему уже в промышленную эксплуатацию и абсолютно уверенно начали «жаркий» сезон: качественно обработали весь поток заказов в полном объеме прежним штатом сотрудников.
Огромным преимуществом команды «Максофт-Оптима» стало их умение разговаривать с нашими сотрудниками на одном языке, что облегчило процесс обучения работе в новой системе. В итоге внедрение прошло для нас максимально безболезненно.
В настоящее время мы завершаем интеграцию системы управления складом (WMS) и готовимся к внедрению дополнительных решений из второй очереди проекта.
Какие эффекты получили
- Уменьшили объем проблемной дебиторской задолженности. Этого удалось достичь за счет внедрения функции автоматизированного запрета на отгрузку, если сумма дебиторской задолженности превышает максимально допустимый порог. Причем система оповещает об этом менеджера еще до проведения документа реализации, а именно на этапе формирования заказа.
- Получили дополнительную скидку от поставщиков за счет автоматизации процесса обмена заказами в предоставленном ими формате.
- Благодаря реализации двусторонней интеграции с системами поставщиков мы не только экономим время на размещении заявок, но и получаем реальную экономическую выгоду за счет дополнительной скидки.
- Сократили время обработки входящих и исходящих заказов
В апреле в новой системе обработали 4 136 заказов прежним штатом сотрудников. Внедрение АРМов для менеджеров, занятых в обработке заказов, позволило значительно ускорить этот процесс за счет удобного интерфейса и автоматического формирования полного пакета сопроводительной документации.
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
- Анализ запасов ABC/XYZ
- Анализ продаж ABC/XYZ
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Комплектация и разукомплектация ТМЦ
- Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
- Логистика адресного склада
- Оптовая торговля
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Планирование содержания и сроков проекта
- Подключение оборудования
- Подключение складского оборудования
- Распределительный центр
- Резервирование ТМЦ
- Розничная торговля
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управление ордерным складом
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Управление отношениями с поставщиками
- Управление складскими запасами
- Управление цепочками поставок
- Управленческий учет
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
- Учет неотфактурованных поставок
- Учет прихода ТМЦ
- Учет продаж ТМЦ
- Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта
- Финансовый анализ
- Формирование графика оплаты поставщикам
- Формирование графика поступления оплат
- Ценообразование, прайс-листы
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)