Автоматизация бизнес-процессов контура управления договорными и тендерными процедурами АО «НПК» на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП»
АО «НПК»
Предпосылки проекта
Объем документооборота АО «НПК» насчитывает несколько десятков тысяч документов в год. Подавляющее большинство сделок компании проходит через обязательные тендерные процедуры. Основная проблематика в том, что в компании есть свои установленные регламенты обработки документов. В компании возникла комплексная проблема:
- дальнейшее развитие используемого на тот момент ПО было трудозатратным;
- в то же время возможности ведения электронного документооборота в стране значительно выросли в период пандемии, и компания была нацелена на максимальное использование открывающихся возможностей.
По этой причине был проведен тендер на замену существующего ПО, системой, позволяющей оперативно развивать функционал.
В задачи входило:
- провести анализ существующих маршрутов обработки документов, при необходимости провести рефакторинг в соответствии с нормативной документацией и добавить топ-менеджмент в процесс согласования внутри системы;
- перенести архив договорных документов и бизнес-процессов из действующей системы электронного документооборота в новую;
- организовать прозрачность движения документов и возможность дальнейшего развития функционала.
Основная цель проекта:
Настройка и модификация программного продукта «1С:Документооборот 8. КОРП» с целью автоматизации бизнес-процессов контура управления договорными и тендерными процедурами в соответствии с нормативной документацией АО «НПК».
Задачи проекта:
- Перенести архив договорных документов и бизнес-процессов контура управления договорными и тендерными процедурами из действующей СЭД в «1С:Документооборот КОРП» в соответствии с нормативной документацией компании;
- Настроить и доработать систему «1С:Документооборот 8. КОРП» по выставленным требованиям.
Результаты
По итогам внедрения новой СЭД в IT-инфраструктуру АО «НПК» автоматизировано 200 рабочих мест и достигнуты следующие результаты:
- Соответствие бизнес-процессов управления договорными и тендерными процедурами нормативной документации компании на 100% (по 9 видам регламентирующих документов);
- Автоматическая проверка в новой системе наличия тендера к каждому договору и сопровождающему документу значительно упростила совместную работу сотрудников подразделений с договорами, что позволяет компании повысить прозрачность прохождения процедур закупки и обеспечить полный контроль;
- Появилась возможность дальнейшего развития автоматизации документооборота компании, в том числе интеграции с ЭДО-провайдерами.
Автоматизированы следующие функции:
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Компания «WiseAdvice-IT» выиграла тендер на оказание услуг по автоматизации бизнес-процессов АО «НПК» и вместе с внутренней проектной командой взяла на себя основные работы по внедрению программного решения «1С:Документооборот КОРП». Все этапы и работы проходили согласование с проектной командой с нашей стороны, состоявшей из 25 ответственных сотрудников.
В рамках проекта автоматизации бизнес-процессов АО “НПК” были реализованы следующие этапы:
Предпроектное обследование бизнес-процессов контура управления договорными и тендерными процедурами Общества с целью разработки технического задания по настройке и модификации системы электронного документооборота;
Установка, настройка и адаптация СЭД «1С:Документооборот» в соответствии с техническим заданием;
Доработка системы и миграция справочников из СЭД Directum в 1С:Документооборот КОРП. Настройка процессов согласования вида документов «Договор иной»;
Настройка процессов согласования доходных договоров, тендерных документов согласно и расходных договоров согласно техзаданию;
Синхронизация с системой НСИ согласно техзаданию;
Синхронизация данных между Active Directory и «1С:Документооборот»;
Миграция исторических данных из предшествующей СЭД в новую, настройка прав доступа, пользовательский интерфейс, отчеты;
Опытно-промышленная эксплуатация автоматизированной системы и ввод в промышленную эксплуатацию.
Работы по адаптации типового решения:
В ходе проекта внедрения СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» была реализована его адаптация к требованиям нормативной документации Заказчика:
выполнена первоначальная настройка прототипа системы «1С:Документооборот» согласно техническому заданию;
разработана процедура переноса данных справочников из предыдущей СЭД Directum, включая постановку задачи, разработку и тестирование по результатам доработки;
«1С:Документооборот» доработан согласно реестру функциональных разрывов и техзадания в части:
- 9 видов регламентирующих документов (Схема организационной структуры, Регламент процесса управления договорными документами от 13.05.2016 № Р-2 версия 2, Политика по закупке товаров (работ, услуг) от 21.07.2013 № П-1 версия 3; Инструкция по проведению тендеров в СЭД DIRECTUM и пр.);
- 2 бизнес-процессов, подлежащих переносу из предшествующей СЭД и автоматизации в новой: управление договорными документами и управление тендерными документами.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Продажа выбранных программных продуктов