Внедрение системы «1С: Документооборот государственного учреждения 8» в организации ВИРО ИМ. Н.Ф. БУНАКОВА

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Программный продукт «1С:Документооборот Государственного учреждения» введен в опытную эксплуатацию 12.10.2021 года. в промышленную эксплуатацию с 15.11.2021 года.
Благодаря использованию возможностей «1С:Документооборот 8» удалось поднять документационное обеспечение деятельности учреждения на новый уровень и сократить время на работу с документацией.
В процессе внедрения были выполнены следующие работы:
1. Первоначальная настройка программы, загрузка классификаторов, настройка хранения файлов в томах на сервере
2. Проверка загрузки данных пользователей, настройка учетных записей, рабочих групп
3. Настройка Нормативно-справочной информации (подразделения, должности, виды мероприятий, графики работ, учреждения, виды документов, настройка индексов нумерации подразделений, настройка рег номера для каждого вида исходящего документа)
4. Уведомления: Автоматические уведомления о приближении сроков согласования по документу и о просрочке срока согласования по документу; Автоматические уведомления о приближении сроков исполнения поручений и о просрочке; Создавать периодические поручения, с указанием периодичности (в определенные дни недели, в определенные дни месяца, через заданное количество дней (Указано для настройки одного шаблона); При наступлении окончания срока оплаты по этапу, оповещение ответственного за документ приходит ответственному (инициатору договора). Для этого настраиваем дополнительные поля этапы платежей к договору технологического присоединения/выдачи ТУ. Оповещения должны приходить за 3 дня до окончании срока;
5. Ежедневные уведомления обо всех просроченных документах для сотрудника;
6. Настройка интерфейсов пользователей, отборов в списках документов
7. Настройка учетной записи для отправки уведомлений о задачах пользователям

В ходе проекта автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Работа с обращениями граждан

Внедрение «1С:Документооборот 8» позволило решить следующие задачи:
1. Оптимизация и унификация процессов обработок документов в структурных подразделениях:
- реализация подписания приказов, заявок, служебных записок, нормативных документов, заявлений, входящих, исходящих документов по заданным маршрутам
- отображение информации о текущем статусе этапов маршрута и расположении документа в системе
- учет времени при прохождении этапов согласования и предупреждение о возможном истечении срока обработки документа
- электронная регистрация документов любого типа с возможностью заполнять определенную атрибутивную информацию
- сохранение истории работы конкретных пользователей с документами в подсистеме
- реализация рабочей области внутри подсистемы для работы нескольких пользователей с конкретным документом (организация совместной работы с док3ументом)
- сокращение бумажного документооборота
- автоматизация аналитической отчетности в рамках временных интервалов и типов документов
- сбор статистической отчетности сведений об уровне активности пользователей в заданный интервал
-вывод на печать документов, форм отчетности.
2. Контроль исполнительской дисциплины по поручениям к документам. Отслеживание выполнения поставленных задач.
3. Повышение оперативности получения информации.
4. Исключение потери документов. Удобство хранения и поиска документов.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика