Автоматизация задач по доходным договорам в ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАУКИ ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ УПРАВЛЕНИЯ ИМ. В.А. ТРАПЕЗНИКОВА РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК (ИПУ РАН)

ИПУ РАН, в котором работают более 800 человек (в т.ч. более 100 докторов наук и более 200 кандидатов наук), – один из самых крупных и авторитетных научных центров мира в области теории управления, методов и средств автоматизации. Более 100 сотрудников ИПУ РАН в разные годы были отмечены Государственными премиями СССР и РФ, премиями Правительства РФ и Совета министров СССР, научными премиями и медалями Академии наук СССР и РАН, а также зарубежных академий и университетов.

Основные направления научной деятельности Института проблем управления им. В. А. Трапезникова РАН, утверждённые Президиумом Российской академии наук 18 марта 2008 г.:

• Теория систем и общая теория управления;
• Методы управления сложными техническими и человеко-машинными системами;
• Теория управления в междисциплинарных моделях организационных, социальных, экономических, медико-биологических и экологических систем;
• Научные основы технологий управления подвижными объектами и навигации;
• Теория и методы разработки программно-аппаратных и технических средств управления и сложных информационно-управляющих систем;
• Научные основы интегрированных систем управления и автоматизации технологических процессов и управление производством.

Потребности в автоматизации

Руководство ИПУ РАН приняло решение о переходе на 1С:Бухгалтерию государственного учреждения ред.2 с 1С:Бухгалтерии государственного учреждения ред.1.  Основной проблемой было то, что конфигурация программы ред.1 была сильно изменена. Изменения связны с тем, что в организации ведется детальный учет по всем участкам в разрезе доходных договоров, разработаны специфические процедуры закрытия месяца, сделаны многочисленные аналитические отчеты.

Из-за того, что все эти изменения было необходимо сохранить, а это большой объем доработок, переход сразу по заявке осуществить не удалось. В течение некоторого времени специалистами ООО «Компьютерные программы» был проведен анализ доработок, бизнес-процессов, изменения плана счетов и предложены пути оптимизации. Также были изменены подходы к изменению структуры конфигурации – были оставлены только структурные изменения, а все прочие были вынесены в дополнительные и внешние модули. Таким образом, было получено техническое задание на переход в 1С:Бухгалтерию государственного учреждения ред.2, сделана модель будущей базы данных, согласованы с пользователями новая структура плана счетов, автоматизируемых процессов  на основе типовой методологии учета, состав добавляемых объектов. Проведено групповое обучение на модели будущей базы данных, каждому пользователю была предоставлена возможность протестировать программу с новой структурой.

В результате был осуществлен переход на новую программу 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред.2, пользователи не вели параллельный учет в двух программах и вовремя и корректно сдали отчетность за квартал. В ходе внедрения были также настроены специфические механизмы обмена проводками, автоматическое создание заявок на кассовый расход по данным отражения в учете, перенос доходных договоров в программу для расчета зарплаты. Также автоматизирована работа планового отдела, данные спецификаций договоров автоматически загружаются в документ «Регистрация договоров и обязательств» в формате xls. Сделана полностью автоматическая загрузка данных о продуктах питания из столовой.

В результате перехода удалось существенно сократить трудозатраты сотрудников бухгалтерии. Так как конфигурация почти не изменена, стало легче адаптировать новых сотрудников, при этом затраты на ежемесячное сопровождение уменьшились в 3 раза.

Сотрудничество ИПУ РАН и «ООО Компьютерные  программы» продолжается, в настоящее время осуществляется консультационная поддержка пользователя по использованию программы.