Автоматизации учета стоматологических услуг, оказываемых на платном приеме и в рамках добровольного медицинского страхования в ГАУЗ «Пензенская стоматологическая поликлиника» с помощью "1С:Медицина.Стоматологическая клиника"

«Государственная Пензенская стоматологическая поликлиника» — ведущее медицинское учреждение г. Пензы по оказанию стоматологической помощи детскому и взрослому населению. Клиника обслуживает пациентов по ОМС, ДМС, а также без страхового полиса на платной основе.
Основные направления работы:

• терапевтическая, хирургическая, детская стоматология; 
• ортодонтия; 
• рентгенология; 
• физиотерапия. 

Для определения проблемы специалисты клиники используют электроодонтодиагностику. Она дает полное представление о состоянии зубов пациента и позволяет выбрать рациональное лечение.

Цели и задачи автоматизации:

•     повышение эффективности учета стоматологических услуг, обеспечение порядка и прозрачности учета; 
•     повышение качества взаимодействия с пациентами; 
•     повышение комфортности работы персонала в информационной системе; 
•     создание новых возможностей для анализа деятельности учреждения; 
•     получение систематизированной информации для использования в других информационных системах (статистика и бухгалтерский учет); 
•     антикоррупционный эффект. 

Зачем потребовалась автоматизация 

 Сеть клиник насчитывает 27 филиалов в Пензе и области. Общая численность персонала во всех филиалах – 356 сотрудников: врачей-стоматологов – 145, зубных врачей – 10, зубных техников – 40, медицинских сестер – 117, рентгенолаборантов – 12, медицинских регистраторов – 32. Ежедневная проходимость − до 500 пациентов в день, до 12 000 в месяц.  «Государственная Пензенская стоматологическая поликлиника» − самая большая стоматологическая клиника в области, при этом многие процессы в ней не были автоматизированы. Это усложняло работу персонала и увеличивало расходы. Чтобы устранить эти проблемы, руководство поликлиники обратилось в компанию «Максофт Оптима» для автоматизации рабочих процессов на базе программных продуктов "1С".

Прежде чем приступить к внедрению, наши специалисты подробно проанализировали бизнес-процессы поликлиники. Одной из первых проблем, которую удалось выявить, было отсутствие четкого взаимодействия между филиалами. Информация о пациенте в одном филиале была недоступна для просмотра в других клиниках. Это вносило в работу хаос и сумятицу. История болезни сохранялась только в локальных базах. Если пациент лечился у разных врачей, историю болезни было сложно найти.

Также в ходе интервью аналитики выявили, что работа кассы не была связана с документами, которые оформлял врач. Из-за этого работа дублировалась и увеличивался процент технических ошибок. Бухгалтерия не могла отправлять кассовые отчеты и отчеты по движению денежных средств.

До начала проекта не было возможности реализовать взаимодействие с ОФД, автоматизировать учет поступлений и списаний денежных средств, что значительно усложняло финансовый контроль. Исправить ситуацию помогло внедрение программы «1С:Медицина. Стоматологическая клиника».

Ход проекта 

После анализа бизнес-процессов заказчика специалисты «Максофт Оптима» сформировали подробный отчёт, в котором прописали этапы автоматизации деятельности «Пензенской государственной поликлиники».
На первом этапе внедрения была поставлена задача по переводу учета c Excel и «1С:Предприятие 7.7» на ПП «1С:Медицина. Стоматологическая клиника».

Работы включали в себя:

• Разработку средств загрузки начальных данных;
• Первоначальную настройку системы;
• Первичное обучение пользователей.

В ходе проекта были автоматизированы следующие функции:

• управление оказанием стоматологической помощи; 
• управление работой зуботехнической лабораторией; 
• управление работой кассы; 
• управление взаиморасчетами с пациентами; 
• управление взаиморасчетами со страховыми медицинскими организациями; 
• анализ деятельности учреждения; 
• взаимодействие с пациентами. 

Управление оказанием стоматологической помощи 

Теперь в системе отражена вся цепочка оказания стоматологической помощи:

• обращение пациента в регистратуру для оформления медицинской амбулаторной карты; 
• формирование плана лечения на приеме у врача; 
• заключение договора; 
• сохранение информации о лечении; 
• формирование документов приема; 
• оплата стоматологических услуг в кассе и формирование платежных документов и актов выполненных работ. 

Ранее этот функционал был реализован лишь частично и только в детских отделениях поликлиники.

Управление работой зуботехнической лаборатории 

Для управления зуботехнической лабораторией специалисты «Максофт Оптима» разработали наряд-заказы на выполнение зуботехнических работ. Благодаря автоматизации был налажен учет работы сотрудников лаборатории. Ранее все оформлялось вручную.

Управление работой кассы 

Для автоматизированного формирования кассовых отчетов мы настроили работу с кассовыми аппаратами и реализовали взаимодействие с ОФД. Автоматизация учёта поступлений и списаний денежных средств позволила контролировать движение денежных потоков и формировать достоверные финансовые отчеты. Ранее работа кассы не была связана с документами, которые оформлял врач. Из-за этого работа дублировалась и увеличивался процент технических ошибок. Также не было возможности формировать отчёты по движению денежных средств, а также кассовые отчёты.

Управление взаиморасчетами с пациентами 

Взаиморасчеты с пациентами были одной из ключевых проблем «Пензенской стоматологии». Администрация время от времени получала жалобы из-за путаницы в возврате средств, оплате и т.п. Чтобы устранить проблему, мы наладили систему, в которой сохраняется история приемов и расчетов за оказанные услуги. Все отчеты по взаиморасчетам с пациентами формируются автоматически.

Управление взаиморасчетами со страховыми медицинскими организациями 

Также специалисты «Максофт Оптима» устранили проблемы взаиморасчетов с медицинскими организациями. Раньше вся работа со страховыми компаниями велась в MS Excel. Это занимало много времени и создавало риск ввода неверных данных - ошиблись строкой, цифрой, где-то что-то не дописали и т.д.  Мы автоматизировали данный процесс. Созданная нами система позволяет осуществлять взаиморасчеты со страховыми медицинскими организациями: вести учет оказанных услуг в разрезе страховых компаний и пациентов, формировать акты выполненных работ и реестры оказанных услуг.

Анализ деятельности учреждения 

Реализованный функционал позволяет получать отчеты по доходам учреждения от оказания платных медицинских услуг в разрезе источников финансирования: личные средства пациентов, страховые медицинские организации, контракты с другими ведомствами, региональный бюджет. Также клиника получает подробные отчеты о работе отделений и врачей. Это позволяет оценивать эффективность как учреждения в целом, так и отдельных специалистов.

Сравнительный анализ работы учреждения по различным периодам и направлениям помогает планировать деятельность организации. Например, расширять или сокращать какие-либо направления в рамках филиала. Эффективно использовать медицинский персонал, сокращать, либо увеличивать количество необходимых специалистов. Кроме того, анализ деятельности учреждения позволяет оценить востребованность той или иной стоматологической услуги и таким образом развивать применяемые в учреждении медицинские технологии.

Взаимодействие с пациентами 

Еще один важный этап автоматизации работы «Пензенской стоматологической поликлиники» − взаимодействие с пациентами. Специалисты «Максофт Оптима» обратили на это внимание несмотря на то, что функционал частично присутствовал в старой системе. Проблема заключалась в том, что история лечения пациента была доступна только в локальной базе. Теперь информация о пациенте вносится в базу данных однократно и доступна пользователям всех филиалов.

Результаты проекта автоматизации 

Благодаря внедрению продуктов "1С" «Пензенская стоматологическая клиника» получила следующие результаты:

• наведен порядок в учете оказания стоматологических услуг, обеспечена доступность и достоверность информации, а также прозрачность учета; 
• упорядочена база пациентов; 
• реализован доступ медицинских специалистов к историям лечения пациентов; 
• обеспечен порядок во взаиморасчетах с пациентами и страховыми компаниями, установлен контроль за финансовыми потоками; 
• пресечены коррупционные действия; 
• упорядочено взаимодействие врачей и специалистов зуботехнических лабораторий; 
• исключена потеря наряд-заказов; 
• исключены ситуации неоплаченных приемов; 
• разграничение по типам приема дало возможность ведения учета по разным источникам финансирования; 
• возможность ведения нескольких прейскурантов способствует гибкому взаимодействию с различными страховыми компаниями; 
• исключены ошибки в финансовых отчетах; 
• устранена существовавшая неэффективность использования рабочего времени. Так, например, в одном из отделений учреждения количество кассиров в результате автоматизации уменьшилось в 3 раза; 
• произошло значительное сокращение очередей в кассу для оплаты медицинских услуг и в регистратуру - в настоящее время очередей практически нет; 
• исключены ошибки кассира при подборе услуг для оплаты; 
• процесс возврата денег стал удобнее и исключает ошибку; 
• восстановление утерянных расчетных документов стало элементарным; 
• упростился порядок выдачи пациенту справки об оказанных медицинских услугах для предоставления налогового вычета; 
• в результате реализации выгрузки оказанных услуг в программу статистики автоматизированы статистические отчеты по оказанию платных услуг и отчеты для предоставления в Минздрав Пензенской области; 
• выгрузка доходов от оказанных услуг по врачам, медицинским сестрам и зубным техникам позволила автоматизировать расчет зарплаты; 
• реализованный функционал позволяет получать отчеты по доходам учреждения от оказания платных медицинских услуг в разрезе источников финансирования (личные средства пациентов, страховые медицинские организации, контракты с другими ведомствами, региональный бюджет), отделений, врачей, что позволяет оценивать эффективность работы как учреждения в целом, так и отдельных специалистов; 
• проведение сравнительного анализа работы учреждения по различным периодам и направлениям деятельности позволяет эффективно планировать деятельность организации, например, расширять или сокращать какие-либо направления в рамках филиала и эффективно использовать медицинский персонал, увеличивая или сокращая количество необходимых специалистов; 
• анализ деятельности учреждения позволяет оценить востребованность той или иной стоматологической услуги и таким образом развивать применяемые в учреждении медицинские технологии.