Автоматизация документооборота в АО "МОСМЕК НЕДВИЖИМОСТЬ" на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Другие возможности
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Сфера деятельности АО "МОСМЕК НЕДВИЖИМОСТЬ"- аренда и управление собственным недвижимым имуществом.

Компании требовалось оптимизировать следующие процессы:
• документооборот договоров;
• организация единого окна ввода документов;
• осуществления коммуникации между отделами;
• систематизации документооборота входящих и исходящих документов;
• интеграция данных между конфигурациями "Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0" БИТ.ФИНАНС 3.1" и "БИТ.Аренда, редакция 3.0".

Все эти требования позволяет реализовать программный продукт «1С:Документооборот 8.КОРП».

Исполнителем проекта по созданию системы учета была выбрана компания "1C-Papyc", как надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

В ходе проекта специалистами «1C-Papyc» выполнены следующие работы:
• Произведена установка программного обеспечения;
• Настроены нумераторы для документов с учетом специфики требований компании;
• Настроены различные виды документов, включая разграничения договорной документации на Доходную, Расходную части и на Договоры Аренды;
• Настроены обязательные связи документов договорной документации, учитывающие специфику Доходной и Расходной частей;
• Настроены автозаполнения документов, включая шаблоны договоров;
• Настроены уведомления пользователей о задачах;
• Организовано выполнение задач по почте;
• Доработано "Уведомление по объектам и событиям" в части отображения истории процессов «Согласования» и «Утверждения\Подписания», входящих в состав Комплексного процесса в формируемом сообщении задачи при выполнении задач по почте.
• Доработано «Уведомление по объектам и событиям» в базе "lС:Документооборот 8 КОРП", в части отображения полной истории комплексного процесса в карточке задачи процесса.
• Настроена ролевая адресация и бизнес-процессы Договорной документации, Финансового департамента, Тендерной службы и других отделов организации;
• Разработан документ "Тендерный протокол" автоматически рассчитывающий оценку контрагентов, включая заключения Службы Безопасности;
• В справочнике "Контрагенты" доработано отображение накопленной информации в разрезе Тендерных протоколов.
• Перенесены данные справочника "Договоры" из базы "Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1" в базу "1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1";
• Созданы связи между данными справочника "Договоры" базы "БИТ.Аренда, редакция 3.0" и базы "lС:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1";
• Настроена интеграция данных с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» и «1С:Документооборот 8 КОРП » при помощи доработки Модуля интеграции "1С:БП и 1С:ДО (ПРОФ или КОРП)";
• Проведено обучение персонала;
• Созданы инструкции по работе с системой;
• Выполнена настройка разграничения прав доступа у сотрудников;
• Доработано присвоение «уникального идентификатора объекта» в интегрируемых системах для устранение проблемы задвоения данных при использовании обработки "Универсальный обмен данными"

Система передана в промышленную эксплуатацию 04.10.2021. Автоматизировано 30 рабочих мест.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
• Учет и хранение документов;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Контроль и систематизация процессов Договорной деятельности;
• Устранение дупликации документов (единое окно ввода документов);
• Деятельность тендерного отдела;
• Учет входящей и исходящей информации;.
• Настроены процессы согласования и исполнения с помощью бесшовной интеграции документов в системе «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» и «БИТ.Аренда, редакция 3.0»:
* Заявки на расход денежных средств;
* Реестр платежей;
* Договорная документация;
• С помощью бесшовной интеграции между базами «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1 », «1С:Документооборот8. КОРП», «БИТ.Аренда, редакция 3.0» были решены следующие задачи:
- Сотрудники коммерческого Департамента могут создать нового Контрагента и документацию Арендной деятельности непосредственно в базе «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и при помощи интеграции передавать данные через «1С:Документооборот 8. КОРП» в «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.О БИТ.ФИНАНС 3.1 ».
- Устранена проблема задвоения данных при использовании обработки «Универсальный обмен данными» между базами «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1»

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8. КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов. Регламентированы процессы согласования документов, отслеживаются состояния документов, систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Директору «1С-Рарус»
Казачкову Д.И.

ОТЗЫВ
Сфера деятельности АО "МОСМЕК НЕДВИЖИМОСТЬ" - аренда и управление собственным недвижимым имуществом.

Компании требовалось оптимизировать следующие процессы:
• документооборот договоров;
• организация единого окна ввода документов;
• осуществления коммуникации между отделами;
• систематизации документооборота входящих и исходящих документов;
• интеграция данных между конфигурациями "Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0" БИТ.ФИНАНС 3.1" и "БИТ.Аренда, редакция 3.0".

Все эти требования позволяет реализовать программный продукт «lС:Документооборот 8 КОРП».

Исполнителем проекта по созданию системы учета была выбрана компания "1C-Papyc", как надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.


В ходе проекта специалистами «lC-Papyc» выполнены следующие работы:
• Произведена установка программного обеспечения;
• Настроены нумераторы для документов с учетом специфики требований компании;
• Настроены различные виды документов, включая разграничения договорной документации на Доходную, Расходную части и на Договоры Аренды;
• Настроены обязательные связи документов договорной документации, учитывающие специфику Доходной и Расходной частей;
• Настроены автозаполнения документов, включая шаблоны договоров;
• Настроены уведомления пользователей о задачах;
• Организовано выполнение задач по почте;
• Доработано "Уведомление по объектам и событиям" в части отображения истории процессов «Согласования» и «Утверждения\Подписания», входящих в состав Комплексного процесса в формируемом сообщении задачи при выполнении задач по почте.
• Доработано «Уведомление по объектам и событиям» в базе "lС:Документооборот 8 КОРП", в части отображения полной истории комплексного процесса в карточке задачи процесса.
• Настроена ролевая адресация и бизнес-процессы Договорной документации, Финансового департамента, Тендерной службы и других отделов организации;
• Разработан документ "Тендерный протокол" автоматически рассчитывающий оценку контрагентов, включая заключения Службы Безопасности;
• В справочнике "Контрагенты" доработано отображение накопленной информации в разрезе Тендерных протоколов.
• Перенесены данные справочника "Договоры" из базы "Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1" в базу "1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1";
• Созданы связи между данными справочника "Договоры" базы "БИТ.Аренда, редакция 3.0" и базы "1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1";
• Настроена интеграция данных с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» и «1С:Документооборот 8 КОРП » при помощи доработки Модуля интеграции "1С:БП и 1С:ДО (ПРОФ или КОРП)";
• Проведено обучение персонала;
• Созданы инструкции по работе с системой;
• Выполнена настройка разграничения прав доступа у сотрудников;
• Доработано присвоение «уникального идентификатора объекта» в интегрируемых системах для устранение проблемы задвоения данных при использовании обработки "Универсальный обмен данными".

Система передана в промышленную эксплуатацию 04.10.2021. Автоматизировано 30 рабочих мест.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
• Учет и хранение документов;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Контроль и систематизация процессов Договорной деятельности;
• Устранение дупликации документов (единое окно ввода документов);
• Деятельность тендерного отдела;
• Учет входящей и исходящей информации;.
• Настроены процессы согласования и исполнения с помощью бесшовной интеграции документов в системе «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» и «БИТ.Аренда, редакция 3.0»:
o Заявки на расход денежных средств
o Реестр платежей
o Договорная документация

• С помощью бесшовной интеграции между базами «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1 », «1С:Документооборот8. КОРП», «БИТ.Аренда, редакция 3.0» были решены следующие задачи:
o Сотрудники коммерческого Департамента могут создать нового Контрагента и документацию Арендной деятельности непосредственно в базе «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и при помощи интеграции передавать данные через «lС:Документооборот 8. КОРП» в «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.О БИТ.ФИНАНС 3.1 ».
o Устранена проблема задвоения данных при использовании обработки «Универсальный обмен данными» между базами «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1»

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов. Регламентированы процессы согласования документов, отслеживаются состояния документов, систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.

Выражаем благодарность ВЦ «1C-Papyc» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.