Автоматизация ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "АВТОРИТЭЙЛ М"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Основным Видом деятельности компании ООО "АВТОРИТЭЙЛ М" является торговля легковыми автомобилями и грузовыми автомобилями малой грузоподъемности.
С целью автоматизации полного цикла делопроизводства руководство ООО "АВТОРИТЭЙЛ М» решило запустить проект по внедрению нового программного продукта фирмы «1С». Выбор пал на систему «1С: Документооборот 8 КОРП», поскольку она предназначена для решения целого ряда задач по автоматизации учета документов, взаимодействию сотрудников, анализу и контролю исполнения должностных обязанностей. Функционал конфигурации смог бы реализовать:
• безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к информации с учетом прав пользователей;
• автоматическое заполнение файлов;
• поддержку по формированию, согласованию и утверждению документов;
• использование сертифицированных механизмов электронной подписи.

Партнером по внедрению программы стала компания «1С-Архитектор бизнеса». Специалисты провели детальную диагностику предприятия, ознакомились с бизнес-процессами и задачами. Провели демонстрацию конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» и установили ее. Настроили права доступа в соответствии с функциями и статусами сотрудников. Для всех привлеченных пользователей организовали обучение.

В результате автоматизации ООО "АВТОРИТЭЙЛ М" получила гибкий автоматизированный инструмент по управлению документооборотом. Новые производственные мощности позволяют отгружать заказанную молочную продукцию быстрее, сроки исполнения задач соответствуют условиям заключенных договоров. Внедрение системы позволило автоматизировать следующие аспекты:
Основные результаты автоматизации:

• Все документы и корреспонденция регистрируются в единой информационной базе. Они связываются между собой, отправителем и получателем. Таким образом можно ознакомиться с историей переписки с клиентом.
• Система позволяет создавать документы на основании готовых шаблонов. Это экономит время и повышает производительность труда.
• Легко контролировать исполнение задач. Руководство видит, за кем и какое поручение закреплено, какие сроки для выполнения. Система автоматически формирует напоминания, уведомляет сотрудников о просроченных документах.
• Сокращение издержек на бумагу, канцелярские товары и почту привело к экономии материальных ресурсов.
• Документы находятся в безопасности: если раньше из-за частых передач оригиналы терялись, теперь бумажные версии входящих писем и договоров хранятся в архиве, а электронные документы и скан-копии оригиналов – в базе. Это снижает риски потери данных.

Сегодня система введена в эксплуатацию. В формате технологического сопровождения и консультационной помощи осуществляется поддержка электронного решения.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика