Автоматизация выпуска электронных приказов в "ЛГУ им. Пушкина" с помощью "1С:Документооборот государственного учреждения". Интеграция "1С:ДГУ" с "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ"
Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Ленинградской области "Ленинградский государственный университет имени А.С.Пушкина"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Описание
Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина – государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Ленинградской области, образован в 1992 году. В составе университета 11 факультетов, а также научно-исследовательские институты, лаборатории, научно-образовательные центры. Филиалы университета расположены в городах Ленинградской области (Бокситогорск, Выборг, Кингисепп, Луга).
Перед руководством Университета стояла задача перейти на электронное согласование и подписание внутренних приказов по сотрудникам и студентам. В университете уже использовались продукты на базе "1С:Предприятие". Для выполнения поставленной задачи было необходимо внедрить систему "1С:Документооборот государственного учреждения" и обеспечить интеграцию с системами "1С:Зарпалата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет" для обмена приказами. Интегратором выступила группа компаний "СофтБаланс".
Особенности регистрации приказов в Университете, которые были учтены при автоматизации:
• Регистрация приказов на бумажном носителе происходит после подписания ректором;
• Нумерация приказов зависит от вида приказа и номенклатурных дел;
• Необходимо сохранить возможность регистрации приказов прошедшей датой.
На первоначальном этапе в системе "1С:Документооборот государственного учреждения" специалистами выполнены следующие настройки:
• Определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;
• Заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;
• Роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;
• Настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.
Настроены правила интеграции систем "1С:Зарпалата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет" с системой "1С:Документооборот государственного учреждения", решены следующие задачи:
• Настроена регистрация приказов с учетом особенностей системы "1С:Документооборот государственного учреждения";
• Обеспечен выбор формата печатной формы приказа с выводом штампа ЭЦП строго там, где предусмотрена подпись Ректора;
• Реализована подстановка регистрационного штампа с номером и датой в электронных документах;
• Добавлена возможность многократного подписания документа;
• Обеспечен вывод двух штампов ЭЦП в печатной форме "Табель учета рабочего времени" там, где предусмотрена подпись Ответственного исполнителя и Исполнителя;
• Исключена блокировка заданий обмена сообщениями между системами.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет рабочего времени
- Учет договоров
В результате проекта:
• Хранения документов (приказов) централизовано, ведется контроль исполнения согласования и подписания;
• Обеспечен удобный доступ к документам (приказам) и поиск необходимой информации;
• Процессы согласования и подписания документов (приказов) унифицированы и разработаны правила согласования и подписания приказов с использованием ЭЦП;
• Ускорены процессы согласования и подписания приказов;
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников Университета.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв о внедрении автоматизированной системы
"1С:Документооборот государственного учреждения"
Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина – государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Ленинградской области, образован в 1992 году. В составе университета 11 факультетов, а также научно-исследовательские институты, лаборатории, научно-образовательные центры. Филиалы университета расположены в городах Ленинградской области (Бокситогорск, Выборг, Кингисепп, Луга).
Перед руководством Университета стояла задача перейти на электронное согласование и подписание внутренних приказов по сотрудникам и студентам. В университете уже использовались продукты на базе "1С:Предприятие". Для выполнения поставленной задачи было необходимо внедрить систему "1С:Документооборот государственного учреждения" и обеспечить интеграцию с системами "1С:Зарпалата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет" для обмена приказами. Интегратором выступила группа компаний "СофтБаланс".
Специалистам ГК "СофтБаланс" необходимо было учитывать особенности регистрации приказов в Университете:
• Регистрация приказов на бумажном носителе происходит после подписания ректором;
• Нумерация приказов зависит от вида приказа и номенклатурных дел;
• Необходимо сохранить возможность регистрации приказов прошедшей датой.
На первоначальном этапе в системе "1С:Документооборот государственного учреждения" специалистами выполнены следующие настройки:
• Определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;
• Заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;
• Роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;
• Настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.
Настроены правила интеграции систем "1С:Зарпалата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет" с системой "1С:Документооборот государственного учреждения", решены следующие задачи:
• Настроена регистрация приказов с учетом особенностей системы "1С:Документооборот государственного учреждения";
• Обеспечен выбор формата печатной формы приказа с выводом штампа ЭЦП строго там, где предусмотрена подпись Ректора;
• Реализована подстановка регистрационного штампа с номером и датой в электронных документах;
• Добавлена возможность многократного подписания документа;
• Обеспечен вывод двух штампов ЭЦП в печатной форме "Табель учета рабочего времени" там, где предусмотрена подпись Ответственного исполнителя и Исполнителя;
• Исключена блокировка заданий обмена сообщениями между системами.
Система "1С:Документооборот государственного учреждения" доработана по следующим направлениям:
• Добавлен реквизит "Заполнять вопросы деятельности по номенклатуре дел" в вид внутреннего документа "1С:ДГУ", что обеспечивает автоматический подбор номенклатурных дел по выбранному вопросу деятельности.
• Используется нумератор по формату для сохранения возможности регистрировать приказы прошедшей датой.
• Доработан функционал "1С:ДГУ" и макеты печатных форм Табеля и приказов "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" для вывода ЭЦП в определенном месте, между должностью и расшифровкой подписи.
• Реализована автоматическая подстановка регистрационного штампа в "1С:ДГУ" после регистрации в формате Word документов из "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ".
• Добавлен реквизит "Разрешено многократное подписание" в вид внутреннего документа, что позволяет подписывать документа "Табель учета рабочего времени" несколькими участниками.
• В шаблонах процессов настроен отложенный старт подписания после регистрации приказа и добавлен этап проверки подписания.
• Выполнена настройка регламентных заданий, что позволяет производить обмен данными между системами непрерывно.
Результаты проекта:
• Хранения документов (приказов) централизовано, ведется контроль исполнения согласования и подписания;
• Обеспечен удобный доступ к документам (приказам) и поиск необходимой информации;
• Процессы согласования и подписания документов (приказов) унифицированы и разработаны правила согласования и подписания приказов с использованием ЭЦП;
• Ускорены процессы согласования и подписания приказов;
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников Университета.