Автоматизация документооборота в строительной компании на базе 1С:Документооборот ПРОФ
АО "Сибагропромстрой"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
АО "Сибагропромстрой" работает в строительной отрасли и является одним из лидеров отрасли Красноярского края. Компания занимается строительством жилых, нежилых помещений, а также строительством дорог.
Специфика компании очень привязана к движению документооборота, скорости прохождения и качеству исполнения требований к документам.
На предприятии были большие потребности в автоматизации установленных бизнес процессов прохождения различных видов документов. Факторами повлиявшими на решение о внедрении системы электронного документооборота были задержки в прохождении документов, повышение ответственности и контроль сотрудников за исполнением поручений и движения документов, настройка контроля доступа и ускорение поиска необходимых документов.
Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот КОРП" как наиболее подходящий для реализации стоящих бизнес задач. А компания ТехноСофт в качестве внедренца была выбрана как имевшая большой опыт в автоматизации документооборота на строительных предприятиях.
Изначально заказчиком перед проектом внедрения системы электронного документооборота были поставлены задачи введения в систему электронного документооборота всех отделов и сотрудников отделов которые связаны с движением документов. Требовалось настроить разграничение прав доступа к системе для сотрудников, настроить номенклатуру дел и шаблоны бизнес процессов, создать виды мероприятий, осуществить перенос входящих и исходящих документов, настроить системные учетные записи почты, заполнить адреса пользователей для уведомлений, настроить расписания регламентных уведомлений, также необходимо было заполнить и настроить все справочники, структуры программы.
Заказчику для решения его задач и удовлетворения потребностей был преложен программный продукт 1С:Документооборот КОРП в серверном варианте на базе MS SQL.
В ходе проекта были проведены работы:
По методической части:
- Составлены инструкции пользователей,
- спроектированы права доступа,
- разработка форм отчетности.
- проведено обучение администраторов и пользователей согласно расписанию предоставленному Заказчиком. Тестирование базы и проверка функциональности с заказчиком.
По технологической части:
- Установка программы на сервер предприятия.
- Регистрация пользователей, создание и заполнение учетных карточек,
- заполнение справочника должности,
- внесение структуры предприятия в базу, настройка подразделений, подчиненности, представления пользователей в документах и переписке.
- создание рабочих групп для настройки доступа к документам.
- настройка системной учетной записи почты в СЭД, заполнение адресов пользователей для уведомлений. Настройка расписания регламентных заданий уведомлений.
- создание ролей пользователей для подстановки в бизнес процессы и гибкой настройки маршрутизации.
- создание папок файлов и настройка доступа к ним. Добавление и проверка шаблонов файлов. Настройка томов хранения файлов.
- настройки доступа к папкам внутренних документов, добавление видов документов, привязка шаблонов и настройка автозаполнения.
- настройка номенклатуры дел. Вопросы деятельности.
- создание и настройка шаблонов процессов, заполнение исполнителей в шаблонах (на основе имеющихся от подразделений данных).
- создание видов мероприятий, настройка папки мероприятий.
- перенос входящих и исходящих документов и контрагентов из демо базы, используемой в организации до внедрения.
- предварительное тестирование заполненной базы, проверка схем движения документов, выявление и устранение мелких недочетов.
- установка конфигурации на сервер, синхронизация 1С:Документооборот.
- Настройка шаблонов бизнес процессов.
Результаты проекта:
Заказчик с точки зрения бизнеса и потребностей компании получил
- Автоматизацию работы службы различных служб по прохождениюдокументов,
- Ускорение процессов согласования документов,
- Регламентация процессов договорной и претензионной работы и т. д.
Система передана в промышленную эксплуатацию.
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников в компании около 1000 человек. В системе электронного документооборота задействовано и автоматизировано 30 человек.
Количество документов, обрабатываемых в год 25000. Также фиксируются и разбираются ежедневные обращения граждан.
Наличие территориально-распределенной СЭД нет.
Обучение проводилось на рабочих местах пользователей.
В настоящее время осуществляется сопровождение в рамках ИТС ПРОФ.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
От 03.11.2021 №____
Отзыв о проведенных работах
АО «Сибагропромстрой», в 2021 году отметившее свой 30 летний юбилей, на сегодняшний день является одним из лидеров региональной строительной отрасли Красноярского края. За четверть века компанией построены десятки объектов различного назначения – как жилые дома в Красноярске и Сочи, так и здания коммерческого и производственного назначения, одним из основных направлений деятельности компании является дорожное строительство в г.Красноярске и в других регионах РФ.
В компании ООО «ТехноСофт» нами была приобретена программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Специалистами ООО «ТехноСофт» был задействован весь необходимый функционал для нашего предприятия:
- Согласование служебных записок на закупки на начальном этапе формирования документов;
- Подготовка / согласование проектов договоров (хозяйственные, лицензионные, трудовые и иные);
- Формирование, ведение, корректировка реестра заключенных с контрагентами договоров;
- Согласование и разработка локальных актов (положений, регламентов, приказов и проч.), доверенностей, претензий, писем, ответов на запросы;
- Согласование документов (служебные записки, технические задания, коммерческие предложения) на начальном этапе формирования пакета документов;
- Расчет начальной (максимальной) цены договора (цены лота) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.
- Организация и проведение процедуры по закупкам товаров, работ, услуг согласно плану закупок
- Согласование договора в части закупок;
- Оформление, ведение и хранение базы данных плановой информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
- Обработка документов (входящая и исходящая документация);
- Составление резолюций к документам;
- Согласование проектов писем и документов;
Специалистами компании «ТехноСофт» были выполнены следующие работы:
1. Регистрация пользователей, создание и заполнение учетных карточек.
2. Заполнение справочника должности.
3. Внесение структуры предприятия в базу, настройка подразделений, подчиненности, представления пользователей в документах и переписке.
4. Создание рабочих групп для настройки доступа к документам.
5. Настройка системной учетной записи почты в СЭД, заполнение адресов пользователей для уведомлений. Настройка расписания регламентных заданий уведомлений.
6. Создание ролей пользователей для подстановки в бизнес процессы и гибкой настройки маршрутизации.
7. Создание папок файлов и настройка доступа к ним. Добавление и проверка шаблонов файлов. Настройка томов хранения файлов.
8. Настройки доступа к папкам внутренних документов, добавление видов документов, привязка шаблонов и настройка автозаполнения.
9. Настройка номенклатуры дел. Вопросы деятельности.
10. Создание и настройка шаблонов процессов, заполнение исполнителей в шаблонах (на основе имеющихся от подразделений данных).
11. Создание видов мероприятий, настройка папки мероприятий.
12. Перенос входящих и исходящих документов и контрагентов из демо базы, используемой в организации до внедрения.
13. Предварительное тестирование заполненной базы, проверка схем движения документов, выявление и устранение мелких недочетов.
14. Установка конфигурации на сервер, синхронизация 1С:Документооборот.
15. Проведено обучение администраторов и пользователей согласно расписанию предоставленному Заказчиком. Тестирование базы и проверка функциональности с заказчиком.
16. Составление инструкций пользователей.
17. Сдача проекта внедрения 1С: Документооборот заказчику.
В ходе внедрения успешно автоматизированы 100 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 01.09.2021.
Программа обновляется и сопровождается по линии ИТС специалистами компании «ТехноСофт».
Оценка внедренной информационной системы по 5 – ти бальной шкале:
- соответствие потребностям организации – 5,
- удобство работы с программой – 5,
- качество партнера «1С» – 5.
Начальник отдела ИТ ___________________ /А.В. Труфанов/