Разработка системы "Закупки" для ООО "ВЕРХ-ЧЕБУЛИНСКИЕ КОММУНАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ"

Основным видом деятельности нашей организации является обеспечение работоспособности тепловых сетей. У нас есть главенствующая компания, требования которой мы должны выполнять. Сотрудничаем по 1С с «Бизнес-Софт Технологии» по обслуживанию информационных систем. От вышестоящего руководства пришло требование автоматизировать деятельность отдела закупок, с организацией обмена в централизованную систему стороннего вендора.

Описанные требования к автоматизации были следующие:

• Управления прайсом для организации системы закупок (формирование цен на основании данных вышестоящей организации, данных системы учета 1С, аналитических данных отдела закупок);
• Управление программой закупок (формирование, внутреннее согласование, утверждение годовых и квартальных программ);
• Управление планом закупок (получение планов закупок с разбивкой по агентам в рамках года или квартала);
• Соотношение данных по планам закупок и документов поступления в 1С:Бухгалтерия;
• Организация обмена данными со сторонней системой через хранилище обмена.

Пригласили проектную команду «Бизнес-Софт Технологии» для обсуждения реализации поставленной задачи. На встрече сформулировали свои идеи и совместно рассматривали решения, на базе которых можно было бы решить данный запрос. Остановились на системе 1С:Документооборот, в ней есть возможность доработать необходимый функционал, задействовав механизм построения бизнес процессов. По итогу встречи получили протокол совещания с зафиксированными договоренностями, бюджет и план работ. Мы получили договоры на приобретение программных продуктов (1С:Документооборот, Апгрейд до 1С:Бухгалтерия КОРП) и оказание услуг по разработке системы закупок.

Проектной группе передали все отчетные и печатные формы, необходимые в будущей системе, а также объекты данных и форматы для загрузки/выгрузки. Нам сразу перевели базу 1С:Бухгалтерия на версию КОРП, это было необходимо для настройки бесшовной интеграции с 1С:Документооборот КОРП, чтобы исключить двойной ввод данных. После копию базы передали для разработки, пока шли работы, форматы данных и их процесс выгрузки неоднократно менялся, что приводило к изменению сроков реализации (необходимо было пересогласование организационных схем взаимодействия). Почти в установленные сроки нам сообщили об окончании работ по разработке и мы приступили к запуску системы.

Отдел закупок собрали для демонстрации созданного решения, обучения и сбора отклонений по задаче. Замечания оказались некритичными и было принято решение заняться их устранением после запуска решения. В течение недели пользователи начали работать в программе, обращаясь за консультациями, был сформирован прайс, на основании которого подготовили программу закупок. Далее она была выгружена для интеграции со сторонней системой для ее утверждения и разбивки по источникам приобретения. После чего в нашу новую программу мы загрузили готовый план закупок, в соответствии с которым в дальнейшем происходила вся работа. Так же по нашему требованию нам добавили документ «Корректировка плана закупок» с преднастроенным процессом для внесения изменений в утвержденный план закупок.

Весь проект длился около 1,5 месяца, по окончанию которого все требования к процессу автоматизации со стороны вышестоящей организации, были удовлетворены.