Внедрение корпоративной информационной системы электронного документооборота в АО "ПТФК "ТЕХНОТРОН"
АО "ПТФК "ТЕХНОТРОН"
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП в АО "ПТФК "ТЕХНОТРОН" с настройкой интеграции с учетной корпоративной информационной системой 1С:Управление производственным предприятиям и возможностью масштабирования.
Задачи проекта:
- систематизировать поток деловой документации;
- обеспечить централизованное и безопасное хранение документов, снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
- сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
- автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
- ускорить время принятия управленческих решений;
- организовать качественную работу сотрудников с документами;
- создать единую базу документов с быстрым поиском;
- контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
- обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
- вести учет и контроль рабочего времени сотрудников
- оптимизировать бизнес-процессы управления проектами за счет использования функционала СЭД
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание" и "Положение о документообороте".
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и 1С:Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и 1С:Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации.
Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
1. Доработка механизмов формирования документов по шаблонам, разработка скриптов документооборота для согласования и подписи
2. Корректировка прав пользователей
3. Доработка контрольных функций в 1С:Документообороте
4. Настройка модуля бесшовной интеграции с 1С:Управление производственным предприятием
Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
- Проведены интервью с владельцами модулей системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
- Спроектирована целевая архитектура ЭДО в разрезе модулей;
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к модулям;
- Проведено обучение пользователей.
Итоги проекта для бизнеса:
- Повышение качества управляемости
В случае, когда есть электронный документооборот, то вся деятельность становится прозрачной и упорядоченной.
- Укрепление исполнительской дисциплины
В системе ведется контроль сроков и результатов исполнения документов, как с использованием категоризации задач в представлениях документов, так и при помощи различных отчетов по исполнительской дисциплине
- Организация коллективной и групповой работы
Можно объединять в систему коллективы или команды людей, находящихся в разных городах.
Делегирование прав. В системе делегирование организовывается при помощи ролевой маршрутизации.
Движение документов по маршруту. В системе организована маршрутизация документов по бизнес-процессам и каждый бизнес-процесс привязан к определенному типу документа.
Работа с файлами. В системе автоматизирована работа не только с документами, но и с файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации
- Централизованное хранение документов
В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе ведется работа с архивом документов организации. Настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для списания в дело исполненных документов.
Экономия рабочего времени за счет:
- Автоматизированной передачи документов между сотрудниками, подразделениями, организациями.
- Регламентации работы с документами как по срокам исполнения (согласования, подписания), так и по выбору исполнителей
- Регламентированного оформления документов, за счет использования бланков документов
- Группировок документов по различным критериям и организации поиска, как по реквизитам, так и по содержимому файлов
- Автоматизированного формирования отчетности
- Снижение затрат и издержек
- на копирование документов
- приобретение, обновление и амортизация копировальной и множительной техники
- доставку документов в бумажном виде (время сотрудников и деньги)
- содержание архивов бумажных документов
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Планирование содержания и сроков проекта
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Кейс по внедрению 1С Документооборот КОРП в АО «ПТФК «ТЕХНОТРОН»
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП с настройкой интеграции с 1С: Управление производственным предприятием и возможностью масштабирования до 150 пользователей.
Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности компании;
- Реинжиниринг, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля. Создание платформы для централизации отдельных бизнес-процессов при масштабировании;
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Оптимизация бизнес-процессов управления проектами (производственные, строительные, информационные) за счет использования функционала СЭД;
- Обеспечение синергетического эффекта - настройка интеграции СЭД с 1С: УПП, синхронизация НСИ;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов организации;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.
- Использование мобильной версии программы для оперативного получения писем, задач и согласования документов.
Бизнес-единица для подключения к СЭД: АО «ПТФК «ТЕХНОТРОН» - офис и производство находятся в городе Набережные Челны в Республике Татарстан.
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени.
Функциональная архитектура:
1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами.
2) ДОГОВОРА - Автоматизация работы с договорами поставки и купли-продажи.
3) ПРОИЗВОДСТВО – Автоматизация задач по служебным запискам, задачам, проектам, связанных с производством.
4) СТРОИТЕЛЬСТВО И РЕМОНТ Автоматизация работы с документацией по строительству и ремонтам.
5) ТЕНДЕРЫ - Автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации
6) СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ – классификация проектов, ведения списка проектов, планирование и сбор фактической информации по этапам и задачам проектов.
Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
1. Интеграция информационных систем «1С:УПП» и «1С:Документооборот 8 КОРП»
2. Доработки заполнения печатных документов по реквизитам внутренних документов
3. Разграничение по правам доступа
4. Доработка контрольных функций в документообороте
Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются:
- Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем;
- Обеспечение возможности автоматической миграции данных между информационными системами.
Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
- Проведены интервью с владельцами модулей системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
- Спроектирована целевая архитектура ЭДО в разрезе модулей;
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к модулям;
- Проведено обучение пользователей.
Итоги проекта для бизнеса:
- Переход компании с бумажного на электронный документооборот.
- Ускорение времени согласования и подписания документов, используя возможностей СЭД.
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика