Автоматизация финансового учета в АО "Фонд гарантирования страховых выплат" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана"

Построена полная финансовая отчетность в Фонде гарантирования страховых выплат благодаря внедрению 1С:Предприятие от Первого Бита

Фонд гарантирования страховых выплат является единственной организацией в Казахстане, гарантирующей осуществление страховых выплат застрахованным лицам при принудительной ликвидации страховой организации. Фонд занимается урегулированием страховых претензий, заявленных против неплатежеспособных страховых компаний. Участники системы страхования в структуре фонда это: 18 компаний общего страхования и 9 компаний по страхованию жизни.

Ранее финансовые взаимоотношения между фондом, участниками и кредиторами – страхователями, имеющими право на получение гарантийной выплаты, регулировались с помощью форм Excel. Все документы архивировались и хранились в папках на территории ФГСВ. Множество отчетов в рамках процессов по «Гарантийным выплатам», «Выплатам по возмещению вреда», «Взносам», «Сведениям о составе и структуре инвестиционного портфеля» сотрудники фонда заполняли вручную в Excel, собирали живые подписи. На это уходило 40% времени сотрудников ежедневно. Росли трудозатраты на поиск и обработку данных по кредиторам, участникам фонда, выплатам.

Финансовая отчетность в Фонде велась в «1С:Бухгалтерия для Казахстана ред. 3.0», типовой функционал которой не давал возможности видеть полную детализацию в разрезе депозитов и основных счетов.

В Фонде работают 50 сотрудников, заработная плата начислялась в «1С:Бухгалтерии для Казахстана», но в ней не было предусмотрено формирование штатного расписания и нельзя было видеть остатки по отпускам сотрудников.

Эксперты Первого Бита проанализировали текущие бизнес-процессы и предложили доработать специфичные отчеты для ведения учета, а также автоматизировать финансовый учет с помощью модуля Бит.Финанс и  внедрить 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана.

На основании предоставленных ранее использованных форм со стороны ФГСВ сотрудниками Первого Бита был доработан модуль «Гарантийные выплаты». Теперь заполнение «Заявления на выплату» происходит в программе и идет электронное согласование. Доступно автозаполнение по пунктам «Страховая компания», «Вид страхования», по ставкам выплаты в зависимости от вида страхования (например, 10 или 20 МРП), номер договора и др. данные.

Настроены сроки и маршрут согласования в 1С:Бухгалтерия для Казахстана. В течение 10 дней все члены комиссии эксперт, юрист, руководитель, финансовый контролер должны согласовать заявление на выплату. Составу комиссии по выстроенному маршруту идет уведомление на почту о необходимости подписания заявления от кредитора. В случае превышения 10 дней, приходит письмо с уведомлением об истечении срока рассмотрения.

После проведения согласования менеджер распечатывает заявление на выплату с решением комиссии отказано или одобрено, кредитор подписывает ознакомление и получает выплату.

Специалисты Первого Бита разработали модуль «Выплаты по возмещению вреда». Раз в квартал Фонд отправляет запрос в правоохранительные органы о потерпевших, попавших в ДТП, где ответственный за причинение вреда потерпевшему не установлен. Далее Фонд связывается с потерпевшими и выплачивает выплаты по возмещению вреда. Теперь заявление создается в программе, согласование и выплаты по аналогии с модулем «Гарантийные выплаты» идут в электронном виде.

Эксперты Первого Бита оцифровали следующие документы, нет необходимости использовать Excel, все отчеты и документы доступны в программе 1С всем пользователям одновременно.

• Документ «Запрос в правоохранительные органы»;
• Документ «Запрос потерпевшему»;
• Документ «Заявление на выплату по возмещению вреда»;
• Отчет «Отчет по выплатам по возмещению вреда»;
• Подсистема «Выплаты по возмещению вреда»;
• «Платежное поручение, исходящее».
• И сам бизнес-процесс «Согласование выплаты по возмещению вреда»;
• Доработан модуль «Взносы» в 1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0

Все участники Фонда каждый год оплачивают взносы в ФОНД. Ставки устанавливаются каждые 12 месяцев и зависят от утвержденных МРП и видов страхования.

Участники фонда на основании модуля «Взносы» определяют свою ставку совместно с экспертом по выплатам и оплачивают взносы.

Доработан «Отчет об инвестиционном портфеле», который представляет сведения о составе и структуре инвестиционного портфеля в отдельной подсистеме.

Фонд приобретает ценные бумаги, ценные облигации по договорам Репо, теперь благодаря доработке автоматически просчитываются вознаграждения. Можно сформировать анализ в разрезе даты, количества ценных бумаг, по суммам приобретения и вывести годовые или месячные проценты.

Установили модуль Бит.Финанс в 1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0.

В Бит Финанс с помощью формы «Произвольный отчет», в виде конструктора эксперты Первого Бита собрали отчет согласно внутренним требованиям с особыми формами по счетам учета.

Теперь руководитель видит полную детализацию по балансу, отчету о прибылях и убытках, отчету о движении денег, отчету об изменении капитала, план-фактному анализу, по доходам и расходам. Например, в отчете о движении денежных средств теперь доступна расшифровка по доле средств на депозитах и проценту на текущих счетах.

Специалисты Первого Бита перенесли данные по кадровому составу, заработной плате, отчислениям и др. из 1С:Бухгалтерия для Казахстана в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Теперь бухгалтер и расчетный специалист по заработной плате формируют структуру компании в реальном времени, видит статистику по позициям и должностям, с количеством ставок, окладов и др. детализацией. Идет мониторинг свободных и занятых позиций. Формируют приказы, табели, графики, справки сразу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом согласно утвержденным формам в Республике Казахстан.

Результаты проекта:

• Сокращены трудозатраты на 40% при вводе первичной информации
• Создана возможность экспортирования данных в отчеты
• Экономия временных ресурсов на 30% благодаря автоматизации финансового учета
• Сохраняется полная история согласования документов на выплату, возмещение вреда
• Анализ в режиме реального времени в единой системе по финансовой, кадровой деятельности
• Сохраняется история фактических данных за прошлые периоды
• Исключен человеческий фактор при вводе и обработке данных по выплатам кредиторам
• Формируется отчетность согласно внутреннему регламенту со всеми необходимыми деталями
• Идет мониторинг штатного расписания, структуры по сотрудникам в режиме on-line

Джолдасбеков А.М., директор АО "Фонд гарантирования страховых выплат":

Мы гарантируем страховые выплаты страхователей, контролируем страховые компании согласно законодательству Казахстана. Для нас важно ведение финансовой отчетности в полной прозрачности, типовые программы не позволяют формировать полный анализ в нашей отрасли и специфике. Поэтому обратились в компанию Первый Бит, как надежному поставщику IT-услуг и сделали правильный выбор.

Ребята уже работают по новым формам, упрощены процедуры обслуживания кредиторов, согласования и произведения выплат. 

Благодарим команду Первого Бита за написания дополнительных отчетов, внедрение программ в оговоренные сроки."

Сотрудничество продолжается в рамках реализации Веб-браузера по взаимодействию с участниками фонда. Сервис предполагает общую интернет-площадку с возможностью авторизованным участникам фонда заполнения планов и отчетов по страховым выплатам.