Внедрение СЭД с помощью программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО "ДЕФА"

Отзыв
о создании системы электронного документооборота для компании «ДЕФА» на базе ПП «1С:Документооборот КОРП»
Автор: 1С:Франчайзи, компания «НЭП»
Город: Москва
Телефон: 8 (495) 120-4045
Сайт: https://www.nep-group.ru/
Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот КОРП
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server).
Количество сотрудников. 245
Число автоматизированных рабочих мест: 141 (тонкий клиент 141).
Тип организации: коммерческая.
Отрасли: Производство, ТЭК >> Пищевая промышленность
Компания «ДЕФА» - крупнейший поставщик рыбы и морепродуктов. Развитая филиальная сеть - Санкт-Петербург, Москва, Самара, Краснодар, Крым, Екатеринбург, Новосибирск, Красноярск - помогает осуществлять стабильные поставки по всей стране.
Основные виды деятельности компании «ДЕФА»:
- импорт и оптовые продажи рыбы и морепродуктов,
- вылов северной креветки,
- производство продукции под собственными брендами,
- поставки в федеральные сети и HoReCa.
В 2020 году в связи с карантинными ограничениями и в условиях удаленной работы руководство компании «ДЕФА» приняло решение о внедрении современной системы электронного документооборота в части автоматизации договорной работы с заказчиками и поставщиками.
В качестве партнера при реализации проекта внедрения СЭД была выбрана компания «НЭП» (ООО «Независимая экспертиза проектов»), специалисты которой в ходе переговоров подтвердили большой опыт реализации аналогичных проектов. Специалистами «НЭП» был рекомендован и в конечном итоге автоматизации был выбран программный продукт «1С:Документооброт». С целью ознакомления с функционалом и возможностями продукта «1С:Документооборот» в июле 2020 г. компании «ДЕФА» приобрела акционный пакет «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы», что дало возможность существенно сэкономить на начальном этапе внедрения СЭД, и при этом максимально использовать возможности продукта.
В целом в рамках пилотного проекта (июль/август 2020г.) и затем, при вводе в промышленную эксплуатацию (февраль 2021г.), специалисты компании «НЭП» выполнили следующие работы:
1. Поставка и установка программных продуктов: «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» и «1С:Документооборот 8 КОРП», разворачивание рабочих мест;
2. Обучение ответственных лиц и руководителей процессов;
3. Разработка регламентирующих документов;
4. Настройка видов договоров, а также дополнительных соглашений к ним;
5. Реализация процедур обработки документов (заключение договоров с маршрутизацией согласования юридического отдела и формирование электронного архива);
6. Настройка интеграции и синхронизации между системами «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием»;
7. Настройка и доработка типовых отчетов по работе с договорными документами
В процессе опытной эксплуатации программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» возникла потребность в доработке функционала системы. В частности, необходимо было создать расширение для мониторинга ошибок в заполнении документов при их передаче между системами, а также ручную повторную регистрацию данных проблемных документов после исправления ошибок. С данной задачей успешно справились программисты «НЭП».
Хотелось бы отметить профессиональные качества и клиентоориентированность команды специалистов внедрения ООО «НЭП». Опыт и коммуникативные навыки позволили оперативно решить все вопросы по внедрению. Работы выполнены качественно и в срок.
Система введена в промышленную эксплуатацию 08.02.2021.
На момент старта промышленной эксплуатации СЭД насчитывала 141 активного пользователя и имела следующие параметры:
1. Количество видов документов - 8 видов договоров и шаблонов автозаполнения,
2. Количество вводимых документов в день - до 10;
3. Количество процессов обработки документов - 8 комплексных процессов, включающих различные условия маршрутизации для подбора согласующих лиц,
4. Объем информационной базы - 1450 Мб.
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «ДЕФА» позволило:
- настроить дистанционную работу сотрудников,
- сократить время поиска и обработки необходимой информации,
- сократить время на согласование документов,
- значительно сократить длительность регистрации документов,
- повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников,
- обеспечить контроль над своевременный выполнением задач,
- улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.
Считаю, что задача по проекту - автоматизация работы с договорными документами – выполнена на должном уровне.
Перспективные планы компании «ДЕФА» по развитию СЭД предусматривают дальнейшую работу по развитию интерфейса, функционала системы, в том числе автоматизацию работы с кадровыми документами.
Работы с компанией «НЭП» продолжаются в рамках договора на консультационную и методологическую поддержку.
Оценка внедренной информационной системы:
Соответствие потребностям организации - 5
Удобство работы с программой - 5
Оценка качества работы партнера «1С» - 5
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение
для автоматизации деятельности - Да.