Автоматизация 1С:Документооборот для группы компании АО Инвестгеосервис

АБС занимается поддержкой 1С:Документооборот с 2018 года. На протяжении этого времени силами АБС в 1С:Документооборот было автоматизировано:

• Согласование первичной документации и Листа согласования затрат от подрядчиков в Обществах (6 Обществ) группы компаний Инвестгеосервис (Причина: большой объем указываемых компании услуг и подрядчиков, необходима автоматизации согласования бумажной документации в электронном виде).
• Согласование Заявок на командировку, Изменение заявок на командировку, Авансовых отчетов, покупка АВИА и ЖД билетов через SmartWay (Причина: большая численность персонала, который работает вахтовым методом, и которые командируются на производственные участки, в связи с чем регулярное оформление Авансовых отчетов и командировок, которые для экономии времени и ресурсов перенесли в согласование в электронном виде).
• Внедрение согласования Договоров (Причина: используемая система электронного документооборота не позволяла тесно интегрироваться блок Договоры с блоком Экономики и Бюджетирования, в связи с чем решено перенести согласование договоров в 1С:Документоборот с расширением для блока бюджетирования).
• Внедрение согласования Распорядительных документов (Причина: перенос согласования договоров в 1С:ДО, в связи с чем согласования распорядительных документов в старой СЭД стала не целесообразной).
• Внедрение обработки Входящей и Исходящей корреспонденции (Причина: перенос согласования договоров в 1С:ДО, в связи с чем обработка Входящей и Исходящей корреспонденции в старой СЭД стала не целесообразной).
• Внедрение мобильного приложения IGS:Документооборот для исполнения задач согласования 1С:Документооборот (Причина: Для повышения мобильности сотрудников, уменьшения сроков исполнения задач, вовлечения Генерального директора в процесс согласования).
• Внедрение Бюджетов на ЗИП согласование и контроль использования бюджета (Причина: необходимость контроля бюджета на определенные статьи затрат, исключить перерасход средства, обеспечить планирование бюджета на квартал вперед).
• Согласование Заявок на оплату, Реестров на оплату (Причина: большое количество платежей на различных контрагентов и продолжающийся рост количества заявок на оплату).
  

Процесс

Согласование первичной документации и Листа согласования затрат от подрядчиков в Обществах (6 Обществ) группы компаний Инвестгеосервис:

• На базе Внутренних документов созданы расширенные (доработаны) документы Справка распределения, Реестр начисления по неотфактурованным услугам, Реестр начислений по несписанным материалам.
• Настроены процессы согласования документов.
• Реализованы обмены из 6 БД Обществ из 1С:УСО в 1С:ДО по справочникам Контрагентов, Договоров, Номенклатурных групп, Статей ДДС, Реализации товаров и услуг и др.
• Реализован обмен в 6 БД Обществ из 1С:ДО в 1С:УСО по передаче документов Справка распределения, Реестр начисления по неотфактурованным услугам, Реестр начислений по несписанным материалам.

Согласование Заявок на командировку, Изменение заявок на командировку, Авансовых отчетов, покупка АВИА и ЖД билетов через SmartWay:

• На базе Внутренних документов созданы расширенные (доработаны) документы Заявка на командировку, Изменение условий командировки, Авансовый отчет.
• Настроены процессы согласования документов.
• Интегрированы системы 1С:ЗУП и 1С:ДО в части обмена данными о сотрудниках 6 БД Обществ 1С:ЗУП.
• Разработан новый функционал по интеграции 1С:ДО и SmartWay (создание пользователей SmartWay, управление правами, управление Travel политиками, отключение пользователей SmartWay, передача кодов для покупки билетов, автоматическая загрузка сведений о приобретенных билетах в авансовый отчет).

Внедрение мобильного приложения IGS:Документооборот для исполнения задач согласования 1С:Документооборот:

• Разработано мобильное приложение IGS:Документооборот на мобильной платформе 1С:Предприятие версии 8.3.18.
• Функционал приложения:
• Авторизация пользователей по телефону и SMS коду.
• Push-уведомление о новых задачах в 1С:Документооборот.
• Исполнение Задач 1С:Документооборот в приложении.
• Просмотр приложенных к задаче файлов.
• Просмотр истории согласования документа.
• Приложение размещено в магазинах приложении Apple App Store и Google Play.

Внедрение согласования Договоров (Причина: используемая система электронного документооборота не позволяла тесно интегрироваться блок Договоры с блоком Экономики и Бюджетирования, в связи с чем решено перенести согласование договоров в 1С:Документоборот с расширением для блока бюджетирования)

• На базе Внутренних документов создан расширенный (доработанный) документ Договор.
• Настроен и доработан комплексный процесс согласования Договора, управляющий процессом обработки Договора от Начала согласования до Подшивки в дело.
• Разработан функционал ввода и контроля бюджетов по доходным/расходным договорам.
• Разработана форма ВнутреннегоДокумента «Договор» под требования заказчика, повышена юзабилити формы.

Внедрение Бюджетов закупок по ЗИП согласование и контроль использования бюджета по ЗИП

• На базе Внутренних документов создан расширенный (доработанный) документ Бюджет закупок по ЗИП.
• Во Внутренних Документах Вида Договор, реализован механизм контроля расходования бюджета по ЗИП.

Внедрение согласования Распорядительных документов

• На базе Внутренних документов создан расширенный (доработанный) документ Распорядительный документ.
• Настроен Шаблон процесса согласования.

Внедрение обработки Входящей и Исходящей корреспонденции

• На базе Входящих Документов и Исходящих Документов выполнено расширение и адаптация типового функционала под потребности Заказчика.
• Доработаны типовые формы и списки Входящих Документов и Исходящих Документов.
• Разработана дополнительна рассылка входящих документов по адресатам. 

Итоги

• Сведены к нулю ошибки в бухгалтерских документах системы 1С:УСО.
• Время закрытия месяце уменьшилось.
• Дисциплина персонала увеличилась за счет контроля сроков в 1С:Документооборот.
• Сокращено время согласования документов внутри предприятия.
• Увеличена производительность труда сотрудников, которые занимаются согласованием документов.
• Сокращено время на ввод, согласование и принятие  к учету авансовых отчетов.
• Сокращено время на покупку авиа и жд билетов.