Автоматизация деятельности ООО "ЭКСПОРТБЫТХИМ" на базе программного продукта "1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей"

ООО «ЭкспортБытХим» - это торговый дом под брендом «Сияние чистоты». Мы являемся оптовым поставщиком бытовой химии, парфюмерии, косметики и различных товаров для хозяйственных нужд по России и странам СНГ с более чем 20-тилетней историей.

Мы считаем, что секрет успеха любого бизнеса – это развитие, это постоянные изменения к лучшему, это «идти в ногу со временем». Поэтому в определенный момент мы поняли, что система, в которой мы работаем - «1С:Торговля и склад 7.7» уже не обеспечивает нас всем необходимым. Нам не хватало инструментов продукта для корректного учета наших сложных многоступенчатых взаиморасчетов с поставщиками, не хватало инструментов по ведению партионного учета. Также стали возникать трудности с расчетом себестоимости: он у нас непростой, на себестоимости завязаны и цены, и скидки, и даже заработная плата сотрудников. Нам явно не хватало возможности отразить все корректно и иметь возможность легко и без трудностей (самое важное) эту себестоимость менять.

Мы начали мониторить рынок, предложения для нашей ситуации и в один прекрасный момент приобрели продукт «1С:Комплексная автоматизация». Продукт сам по себе закрывал наши основные боли и давал еще массу дополнительных возможностей для развития. Однако и здесь мы столкнулись с проблемой, не самой приятной: а каким образом, не приостанавливая деятельность, мы можем перейти на работу в новой программе? Ведь за 20 лет деятельности мы по чуть-чуть да дорабатывали «1С:Торговля и склад 7.7» под наши требования, в нее внесено множество изменений, важно не только осуществить переход на новую программу без приостановки деятельности, но также и без потери данных!

В таком состоянии неопределенности мы решили обратиться к профессионалам. По рейтингам и отзывам мы остановились на компании «Первый Бит», так как они давно работают на рынке и в силу опыта точно смогут подсказать верное решение и реализовать его.

Специалисты компании «Первый Бит» смоделировали дальнейшее развитие событий – то, как именно нам перейти с «1С:Торговля и склад» и «1С:Бухгалтерия 8» (которую мы использовали для регламентированных операций) в новую приобретенную систему.

Нам предложили с одной стороны очевидное, но с другой – сложно реализуемое решение: на период перехода в новую систему (а переход поэтапный, постепенно переносятся разные блоки и данные) настроить трёхсторонний доработанный обмен между всеми тремя системами. Трудность вызывал тот факт, что обмен должен не «создавать хаос», а, наоборот, он был нужен, чтобы не позволять задваиваться данным, которые мы переносим, чтобы новые введенные данные (которые неизбежны, ведь бизнес нельзя останавливать) автоматически переносились «куда нужно», а не создавали дополнительное бремя для перехода.

Программистами Первого Бита была написана внешняя обработка для нашей типовой «1С:Бухгалтерия 8», которая предназначена для осуществления обмена данными между всеми тремя системами. Как именно происходил процесс:

• После запуска обработки происходит подключение к торговой системе и далее запускался поиск документов поступления товаров и счетов-фактур за период (поиск осуществлялся по дате документа, его номерам, по наименованию поставщика, товара, по единице измерения, по цене, количеству и итоговой сумме).

• Далее из найденных документов выделялся контрагент – и в бухгалтерской базе происходил поиск этого контрагента по реквизиту «ИНН». Если контрагент находился, то он автоматически подтягивался в создаваемый в бухгалтерской базе документ «Поступление товаров и услуг». Если же не находился – то автоматически происходило создание нового контрагента и нового договора по работе с ним. Это позволило избавиться от задвоений в списках контрагентов, а также позволяло поддерживать идентичный список наших контрагентов в этих двух системах.

• По принципу поиска контрагента также происходил и поиск товаров – в случае отсутствия – создавалась новая номенклатура, в случае дублирования номенклатуры – все лишние дубли автоматически удалялись. Очень удобная вещь, учитывая наш огромный ассортимент и количество номенклатурных позиций.

• Далее по принципу, который был с «поступлением», происходил поиск информации по «реализации» - искался документ, на его основании – искался контрагент и проверялся на наличие или на задвойку в системе, производился поиск товаров и соответствующей им номенклатуры – все также автоматически проверялось на задвойки и создавались новые позиции в случае необходимости.

• После того, как все документы приходили в соответствие, обработка подключалась к «1С:Комплексная автоматизация», создавала новых контрагентов (соответствующим бухгалтерской базе) и партнеров (в соответствии с торговой базой). 

То есть «центром» всей этой непростой операции выступала именно наша «1С:Бухгалтерия 8»: именно на основании найденной информации в «1С:Торговля и склад» создавались все необходимые документы, пополнялись справочники номенклатуры и контрагентов, и уже потом, когда соответствие было получено, данные выгружались в новую учетную систему. Звучит легко, а на деле – пришлось подумать, чтобы всё-всё предусмотреть. 

Но это того стоило. У нас есть связка 3-х систем, благодаря которой мы можем не переживать о потере данных – что забудем что-то перенести и не переживать о том, что в дальнейшем нам придется тратить уйму времени на чистку, казалось бы новой системы, от дублей. Также эта обработка позволяет нам продолжить вести наш бизнес в штатном режиме, без сбоев и задержек, что избавляет нас от огромных финансовых потерь. Да, это наше временное решение, но в данном случае оно оказалось самым оптимальным. 

Мы благодарны специалистам компании «Первый Бит» за то, что помогли найти и реализовать этот небольшой проект. Теперь обсуждаем с Первым Битом дальнейшее осуществление перехода нашей компании на новый продукт.