Автоматизация деятельности в Крымском ЛУ МВД России на транспорте на базе ПП "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"
КРЫМСКОЕ ЛУ МВД РОССИИ НА ТРАНСПОРТЕ
Заказчик проекта: Крымский ЛУ МВД России на транспорте.
Сегодня основные усилия транспортной полиции Крымского района направлены на противодействие экстремизму и терроризму, борьбе с организованной преступностью и коррупцией, обеспечению экономической безопасности, повышению уровня профилактики преступлений и правонарушений в сфере пассажирских перевозок на железнодорожном транспорте, профилактике случаев травмирования на железной дороге.
Цели и задачи проекта
Главной целью проекта была организация автоматического обмена информацией с государственными информационными системами, связанными с закупками, работой с тендерами, а также передача отчетности учреждения.
Требовалось:
-
Настроить выгрузку данных о закупках в «Единую информационную систему»;
-
Обеспечить автоматическую передачу сведений на торговую площадку «Сбербанк-АСТ»;
-
Формировать отчетность о работе контрактной службы;
-
Наладить надежный контроль исполнения договоров.
До автоматизации:
-
Работа с закупками и тендерами велась без использования специализированного программного обеспечения.
-
Сведения в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «Сбербанк-АСТ» вносились вручную.
-
Отчетность о работе контрактной службы формировалась также вручную с использованием реестров Excel.
-
Отсутствовали автоматизированные средства контроля договорных обязательств.
-
Сотрудники отслеживали исполнение и оплату договоров по данным учетной системы 1С.
-
Ответственных исполнителей уведомляли о сроках исполнения обязательств по почте или телефону.
Управлению было необходимо оптимизировать взаимодействие с «Единой информационной системой» и площадкой «Сбербанк-АСТ» в сфере закупок, наладить оперативное формирование отчетности контрактной службы, автоматизировать контроль исполнения и оплаты договоров и обеспечить рассылку уведомлений ответственным специалистам.
Для внедрения было выбрано программное решение «Закупки», дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Проект автоматизации руководство управления поручило компании «Обсидиан».
Бизнес-процессы после автоматизации:
-
Программа была установлена на 5 рабочих местах в бухгалтерии и отделе закупок управления. Специалисты интегратора настроили выгрузку в «Единую информационную систему» документов «План-график 44-ФЗ», «Закупка» и загрузку документа «Итоговый протокол».
-
Для электронного обмена с площадкой «Сбербанк-АСТ» был создан механизм выгрузки документа «Закупка».
-
Специально разработанный интерфейс позволил упростить перенос сведений из учетной системы 1С на торговую площадку.
-
Специалисты обеспечили автоматическое формирование отчетов о работе контрактной службы в учетной системе на основании документов «Закупка», «Итоговый протокол», «Сведения о контракте».
-
Были разработаны новые отчёты по расчёту совокупного годового объема, лимитов закупок у единственного поставщика и лимитов закупок у субъектов малого предпринимательства.
Автоматизация в 2 раза ускорила получение отчетов и выполнение других рабочих процессов контрактной службы.
Время расчёта совокупного годового объема закупок было сокращено с 2-3 часов до 10 минут.
Исключена необходимость дублирования сведений из «Единой информационной системы» в реестры Excel.
С помощью нового программного обеспечения также был налажен контроль исполнения и договоров.
Для уведомления специалистов договорного отдела о просроченных договорах и договорах с истекающим сроком разработана специальная интерфейсная панель, выполняется автоматическая рассылка почтовых сообщений.
Разработаны отчеты для анализа своевременности исполнения и оплаты договоров.
Результаты проекта
-
Обеспечен автоматический обмен информацией о закупках с «Единой информационной системой» и торговой площадкой «Сбербанк-АСТ»;
-
В 2 раза ускорено получение отчетности о работе контрактной службы;
-
Время расчёта совокупного годового объема закупок сокращено с 2-3 часов до нескольких минут;
-
Налажен контроль исполнения и оплаты договоров;
-
Создана система автоматического оповещения ответственных сотрудников о просроченных обязательствах по договорам.
Автоматизированы следующие функции:
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Планирование закупок
- Управление отношениями с поставщиками
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика