Внедрение ПП "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "ПОСЕЙДОН"

К списку

ООО "ПОСЕЙДОН"

Южно-Сахалинск, Март 2021

Вариант работы

Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 3

Партнер, осуществивший внедрение/проект

АйТи-Профи

Другие внедрения партнера 5

Продукт

1С:Комплексная автоматизация

Внедрения продукта всеми партнерами "1С" 18474

Отрасль / Функциональная задача

ИТ-услуги

Услуги по мониторингу подвижных объектов с установленными системами ГЛОНАСС/GPS оказываются компанией ежемесячно по договорам обслуживания.

Компания была заинтересована в автоматизации этого процесса, так как одни и те же операции выполняются ежемесячно в последний день месяца и занимают очень много времени - два сотрудника формировали параллельно комплекты документов в течение дня (8 часов).

Проведя анализ задачи, компания "Ай-Ти Профи" предложила следующий вариант ее решения:

Создание условно-постоянного списка клиентов по услугам мониторинга в формате MS Excel с определенной структурой (ИНН контрагента, период услуги, №/Дата договора, тариф, количество);
Создание обработки формирования комплекта документов (Заказ клиента - Реализация товаров и услуг - Счет фактура выданный) на основе исходного файла (см. п.1);
Настройка, обучение и консультации по типовому функционалу "Групповая печать комплекта документов с настройкой" для печати счетов на оплату и УПД по услугам мониторинга;

После внедрения данного решения затраты на процесс формирования комплекта документов по услугам мониторинга значительно сократились, - теперь, в среднем, с этим справляется один сотрудник в течение 2-3 часов.

Автоматизированы следующие функции:

Автоматизация бизнес-процессов
Оптовая торговля
Оформление заказов покупателей

Сопровождение:

Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Ранее ежемесячный процесс оформления комплекта документов по услугам мониторинга выполнялся полностью в ручном режиме: создание документов "Заказ клиента", затем, на основании заказов, создание документов "Реализация товаров и услуг" с формированием документов "Счет-фактура выданный".

Компания была заинтересована в автоматизации этого процесса, так как одни и те же операции выполняются ежемесячно в последний день месяца и занимают очень много времени - два сотрудника формировали параллельно комплекты документов в течение дня (8 часов).

Проведя анализ задачи, компания "Ай-Ти Профи" предложила следующий вариант ее решения:

1. Создание условно-постоянного списка клиентов по услугам мониторинга в формате MS Excel с определенной структурой (ИНН контрагента, период услуги, №/Дата договора, тариф, количество);

2. Создание обработки формирования комплекта документов (Заказ клиента - Реализация товаров и услуг - Счет фактура выданный) на основе исходного файла (см. п.1);

3. Настройка, обучение и консультации по типовому функционалу "Групповая печать комплекта документов с настройкой" для печати счетов на оплату и УПД по услугам мониторинга.

После внедрения данного решения затраты на процесс формирования комплекта документов по услугам мониторинга значительно сократились, - теперь, в среднем, с этим справляется один сотрудник в течение 2-3 часов.

Внедрение данного решения существенно сократило затраты (как временные так и человеко-часы) на процесс формирования комплекта документов и соответствующих печатных форм по регулярным ежемесячным услугам!

Система согласования объектов.

Задача:

Клиенту потребовалась система согласования объектов по ролям и этапам, с возможностью формирования листа согласования с историей, отображению событий согласования на начальной странице, отправке событий согласования по внутрикорпоративной электронной почте.

Реализация:

Система согласования объектов данных была реализована в виде расширения конфигурации.

Требовалось согласовывать следующие объекты:

- документ «Заказ поставщику»;

- документ «Заявка на расходование ДС»;

- документ «Коммерческое предложение клиенту»;

- справочник «Договоры контрагентов»;

Требовалось определить следующие роли для согласования объектов:

- Служба безопасности;

- Начальник коммерческого отдела (КО);

- Начальник производственно-технического отдела (ПТО);

- Начальник IT-отдела (ИТ);

- Экономист;

- Зам.гл.бухгалтера;

- Главный бухгалтер;

- Зам.Директора;

- Директор;

Требовалось настроить маршруты согласования по ролям по следующим бизнес-процессам продаж:

- «Простая продажа» (согласовывает только Начальник КО);

- «Полная продажа» (согласовывают все определенные для согласования роли);

- «Полная продажа (без ИТ)» (согласовывают все без Начальника ИТ);

- «Полная продажа (без ПТО и ИТ)» (согласовывают все без Начальника ИТ и Начальника ПТО);

- «Полная продажа (без ПТО)» (согласовывают все без Начальника ПТО);

Для всех процессов продаж определена последовательность этапов согласования. Например, для «Полной продажи» последовательность этапов следующая:

1.       Служба безопасности

2.       Начальник ПТО

3.       Начальник ИТ

4.       Начальник КО

5.       Экономист

6.       Главный бухгалтер

7.       Зам.Директора

8.       Директор

Роли для согласования основаны на типовом справочнике «Роли исполнителей».

Для реализации маршрута согласования процессов продаж была задействована типовая подсистема CRM, а именно сделки с клиентами. Все виды сделок с клиентами настроены на типовой бизнес-процесс «Типовая продажа». На типовом этапе №3 «Формирование предложения» контролируется этап согласования документа «Коммерческое предложение клиенту». На типовом этапе №5 «Согласование условий», при создании документа «Заказ клиента» по сделке, контролируется создание и согласование «Договора контрагента», подставляемого в заказ. И, если договор не согласован, то заказ не проводится.

Если какой-то из этапов не согласован ответственным, то процесс согласования возвращается в начальную точку к инициатору согласования объекта.

Так же существует привилегированная роль согласующего. Пользователь с этой ролью может досрочно согласовать объект и дальнейшие этапы согласования не потребуются.

Все этапы согласования фиксируются в листе согласования по каждому объекту.

На все этапы согласования формируется оповещение (в виде задачи на начальном экране) дальнейшим согласующим о согласовании предыдущего этапа, и отправляется письмо по электронной почте (при настройке отправки по электронной почте).

Выполнены следующие работы:

Дистанционное обучение пользователей
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв на автоматизацию управленческого и регламентированного учета в ООО «Посейдон» на базе «1С:Комплексная автоматизация»

Компания «Посейдон» более двадцати лет занимается разработкой и внедрением современных технологий в области связи и автоматизации на Сахалине и Дальнем Востоке. Цифровые и аналоговые транкинговые системы подвижной радиосвязи, подвижная спутниковая связь, ГЛОНАСС/GPS мониторинг подвижных объектов, беспроводной доступ в интернет, спутниковое телевидение, оборудование ГМССБ, морская электронная картография, тепловизионная техника. Поставка, монтаж, обслуживание и ремонт оборудования спутниковой связи, радиосвязи, тахографического оборудования, оборудования мониторинга транспорта и тому подобное.
Ранее учет мы вели в «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Существовала разорванность бухгалтерского учета и учета торговых и складских операций. Много операций делалось в ручном режиме. Отсутствовала отчетная управленческая информация. Так же было пожелание автоматизировать учет по контрактам ГОЗ (Государственные оборонные заказы).
Обслуживающую организацию ООО «АйТи-Профи» посоветовали коллеги, у которых уже был положительный опыт сотрудничества с этой организаций на предыдущем месте работы. Провели встречу, мы рассказали про существующие проблемы, наши пожелания к автоматизации. Решили внедрять «1С:Комплексную автоматизацию», как программу, наиболее отвечающую нашим нуждам.
Составили график работ, перенесли остатки, провели обучение по всем разделам учета, программно реализовали наши специфические пожелания. В результате автоматизации мы получили настроенную работающую систему, наладили учет, ушли от отрицательных остатков.
Из наиболее важных преимуществ данного внедрения хотелось бы отметить автоматизацию ведения раздельного учета по контрактам в разрезе направлений деятельности, с учетом производственного документа «Производство без заказа». При этом себестоимость выполненных работ после закрытия месяца собирается по каждому контракту, и можно определить финансовые показатели в разрезе каждого контракта.
Так же был внедрен управленческий механизм лимитирования расходов по направлениям деятельности. Оперативно, при проведении документов, осуществляется проверка затрат и предупреждение о перерасходе. Выполнен отдельный дополнительный отчет по затратам.
Еще одним преимуществом данного внедрения явилось система согласования заказов покупателя и договоров с покупателем с определением цепочек согласования и ответственных за каждый шаг согласования. В ходе согласования каждый этап появляется у ответственного на главном экране программы, а также оповещения приходят по электронной почте. Есть возможность сформировать лист согласования каждого заказа.
Основные работы по внедрению были завершены к 01.08.2021.
После этого занялись тем, что можно было улучшить, где сократить рутинные человеческие операции.
Вот, к примеру, мы ежемесячно по договорам обслуживания оказываем услуги по мониторингу подвижных объектов с установленными системами ГЛОНАСС/GPS. Ранее ежемесячный процесс оформления комплекта документов по услугам мониторинга выполнялся полностью в ручном режиме: создание документов "Заказ клиента", затем, на основании заказов, создание документов "Реализация товаров и услуг" с формированием документов "Счет-фактура выданный". Мы были заинтересованы в автоматизации этого процесса, так как одни и те же операции выполняются ежемесячно в последний день месяца и занимают очень много времени - два сотрудника формировали параллельно комплекты документов в течение дня (8 часов).
Проведя анализ задачи, специалисты компании «АйТи-Профи» предложили следующий вариант ее решения: создание условно-постоянного списка клиентов по услугам мониторинга в формате MS Excel и формирование комплекта документов на основе исходного файла. Так же обучили нас типовому функционалу "Групповая печать комплекта документов с настройкой" для печати счетов на оплату и УПД по услугам мониторинга. После внедрения данного решения затраты на процесс формирования комплекта документов по услугам мониторинга значительно сократились, - теперь, в среднем, с этим справляется один сотрудник в течение 2-3 часов.
Или, например, ранее согласования заказов поставщику не проводилось и списание денежных средств было отдельным процессом. Как следствие возникали не контролируемые расходы. После внедрения процедуры согласования заказов и создания заявки на списание ДС на основании согласованного заказа, все расходы находятся под контролем заинтересованных лиц. Не согласованных списаний денег не происходит.
Так же у нас есть теперь платформа, на которой можно вести учет по государственным оборонным заказам.
Это, конечно, не все работы, которые мы провели в рамках автоматизации. Просто примеры, которые показывают, что эффект однозначно есть.
Если выбирать 3 основных пункта которые дала нам автоматизация это будут:
• Уменьшение рутинной работы
• Повышение прозрачности учета
• Аналитика по бизнесу

Со специалистами компании «АйТи-Профи» мы сработались, устроила скорость реагирования, понравилась компетентность сотрудников.
Конечно, мы понимаем, что внедрение не было простым, пришлось разбираться и вникать, прорабатывать и внедрять новые схемы учета, это требовало и временных и денежных ресурсов, и так же предстоит еще много работы. Хотим сделать более прозрачным расчет себестоимости, внедрить такую отчетность по управленческому учету как «Бюджетный календарь», более активно пользоваться отчетами по валовой прибыли. Будем работать в этом направлении!

Как Вы оцениваете внедренную информационную систему по следующим параметрам по 5-балльной шкале:

- Соответствие потребностям организации: 4
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
- Удобство работы с программой: 4
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
- Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- Да- Скорее да- Скорее нет- Нет

Дата подписания_______________________________________________________
ФИО и должность подписанта полностью
______________________________________________________________________
М.П.