Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в АО "Дороги и Мосты"

Ситуация до внедрения

АО "Дороги и мосты" ("ДиМ") специализируется на строительстве и реконструкции автодорожных, железнодорожных и городских мостов, дорог, а также других инженерных сооружений.  Благодаря своим компетенциям "Дороги и мосты" будут обеспечивать полный спектр услуг в инфраструктурном строительстве, включая строительство сложных инженерных сооружений и плоскостной транспортной инфраструктуры; оказание сервисных услуг по эксплуатации, содержанию и ремонту автомобильных дорог и мостов инвестировании в инфраструктурные проекты.

При решении задач таких масштабов и сложности невозможно осуществлять бумажное согласование договоров и дополнительных соглашений. Отсутствие автоматизации в части документооборота не позволяет эффективно решать и другие задачи, согласование списания дебиторской задолженности, планов движения денежных средств, акцептов.

Партнером для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг выбрана компания "Аксиома-Софт". Подрядчик имеет успешный опыт внедрения информационных систем, подкрепленный соответствующими сертификатами и статусами, включая "Центр компетенции по Документообороту (ЦКД)".

Цели проекта

Создание системы электронного документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот" инициировано с целью:

• снижения трудозатрат на подготовку и согласование документов,
• устранения ошибок в процессе согласования за счет создания шаблонов бизнес-процессов,
• снижения времени на согласование документов,
• повышения исполнительной дисциплины сотрудников,
• сокращения вероятности утери документов,
• возможности быстрого поиска документов,
• хранения документов и файлов и возможностью быстрого получения их по всей организации, как в головной, так и дочерних компаниях,
• контроля ведения документооборота и согласования на всех этапах,
• возможности использовать версии документов.

Уникальность и инновационность проекта

Для реализации проекта была собрана команда высококвалифицированных специалистов, включая матерых профессионалов области управленческого консалтинга и автоматизации - сотрудников партнера по внедрению, компании "Аксиома-Софт", удалось добиться того, что в рамках данного проекта создавалась не просто информационная система, а был использован комплексный подход к его реализации, включая разработку и актуализацию действующей методологической и нормативной базы для эффективной и полной реализации проекта.

Благодаря этому, было найдено достаточно уникальное решение, обеспечивающее возможность согласования договоров, дополнительных соглашений и планов движения денежных средств в головной организации в учетной системе "1С:Управление производственным предприятием" благодаря реализации бесшовной интеграции с "1С:Документооборот".

В ходе внедрения проведена интеграция "1С:Документооборот" с сильно переработанной конфигурацией "1С:Управление производственным предприятием". Доработаны процессы согласования в части расширения функциональных возможностей управления процессом.

Автоматизировано согласование договоров и дополнительных соглашений, акцептов, планов движения денежных средств, списания дебиторской задолженности.

Система запущена в промышленную эксплуатацию, работы по настройке завершены, благодаря чему была достигнута поставленная цель и ускорены процессы согласования. Возможность электронного согласования стала приоритетной особенно в период пандемии.

Результаты проекта