Внедрение 1С:Документооборот 8 в НИУ Высшая школа экономики

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2019 в НИУ ВШЭ было принято решение перейти на новую систему документооборота.

Предпосылки – ограничения «старой СЭД»:
-Недостаточный функционал;
-Ограниченная возможность организации безбумажного документооборота;
-Отсутствие мобильного приложения;
-Устаревший интерфейс.

Задачи проекта по внедрению 1С:Документооборот 8:
- Разработать и внедрить СЭД с учетом нескольких кампусов (Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Пермь) – удалённо, в условиях пандемии;
- Обеспечить бесперебойную работу мультисистемных (сквозных) процессов – при условии 4 существующих и более 5 разрабатывающихся ИС НИУ ВШЭ;
- Обеспечить перенос и возможность использования исторических данных за весь период существования «старой СЭД» - более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года, с сохранением связей, печатных форм, статусов;
- Обеспечить запас аппаратных мощностей для функционирования системы минимум на 5-летний период;
- Обеспечить одномоментный переход по всем подразделениям НИУ ВШЭ и по всем видам документов за исключением пилотных процессов безбумажного документооборота (ГПД) и Приёмной кампании 2020-онлайн – 4 кампуса, более 4 000 сотрудников.

Среди прочего, во ходе внедрения 1С:Документооборот 8 были выполнены следующие доработки системы:

- Настроены права:
Разработано гибкое делегирование прав по отдельным типам задач и видам документов, а также базирующаяся на нём специальная подсистема «Руководитель / Помощник», реализующая принятый в организации регламент обработки документов. Подсистема позволяет снижать нагрузку на ответственных лиц, не исключая их из контура обработки документов.
Разработана подсистема управления правами на подпись документов на основе известных оснований - приказов, доверенностей, временного возложения обязанностей. В организации появился контроль за корректностью выбранного подписанта, закрыты риски потери юридической значимости документов из-за истекших полномочий подписывающих лиц.

- Реализована поддержка мультисистемных процессов:
Реализованы сквозные мультисистемные процессы, в частности в разгар пандемии в короткие сроки (2 месяца) была организована приемная компания абитуриентов с дистанционным заключением договора на обучение на сайте в личном кабинете.

- Реализована схема фонового поточного сканирования:
Внедрена схема фонового поточного сканирования. Контролирующие этот процесс пользователи проверяют в специальном рабочем месте (АРМ) результаты каждый в рамках своей области доступа.

- Сохранена «преемственности системы»:
Из прошлой системы перенесены функции, к которым привыкли пользователи – работа с экспертизой, редактирование участников процесса в карточке документа, дробление файлов по категориям и многое другое.

- Разработано мобильное приложение с режимом online и offline:
Разработано собственное мобильное приложение с режимом online и offline, позволяющее выполнять и создавать задачи, просматривать документы, редактировать файлы, формировать отчеты.

- Разработана подсистема подписания документов УКЭП по облачной технологии. Выполнена визуализация КЭП
Разработана альтернативная подсистема подписания УКЭП по облачной технологии с использованием комплекса CryptoPro DSS, в том числе подписание комплекта документов с единым подтверждением. Подписание стало возможным без физических ключей, через мобильное приложение MyDSS, подтверждение по FaceID, отпечатку пальца.
Реализована подсистема индивидуальных визуализаций КЭП для отдельных видов документов.

В результате внедрения 1С:Документооборот 8 были достигнуты следующие результаты:
- Скорость обработки документов увеличилась на 60%;
- Скорость поиска документов сократилась в 7,5 раз;
- Количество документов, распознанных с первого раза при потоковом сканировании увеличилось на 20%;
- Среднее время внесения изменений в систему по требованиями заказчиков / в связи с изменением законодательства сократилось на 73%

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения