Автоматизация пекарни «Джубга-Хлеб» (ИП Айрапетян АП) с "1С:Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского предприятия"

Для многих индивидуальных предпринимателей автоматизация деятельности продуктами 1С все чаще становится закономерным этапом развития. Бизнес в определенный момент достигает таких масштабов, что без обращения к программе обладать достоверной информацией о результатах становится просто невозможно. Особенно сейчас, когда автоматизация становится, зачастую, чуть ли не ключевым конкурентным преимуществом.

Именно с такой постановкой вопроса наше предприятие, основным направлением деятельности которого, является производство хлеба и мучных кондитерских изделий, тортов и пирожных недлительного хранения, обратились в компанию Легасофт. На момент обращения основным средством учета результатов деятельности был Excel. Большая часть фактов хозяйственной деятельности отражалась только в блокноте бухгалтера, а точные размеры дебиторской и кредиторской задолженности были покрыты тайной.

Сотрудники компании Легасофт провели анализ нашей деятельности, опросили ключевых действующих лиц и предложили для автоматизации программу 1С:Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского производства.

Программа эргономично совмещает производственный учет с логистическим блоком на базе бухгалтерии. Именно эта конфигурация позволяет не только учитывать особенности кондитерского и хлебобулочного производства, но и обеспечивать потребности экспедиции, а также осуществлять регламентный бухгалтерский и налоговый учет без необходимости применения дополнительных обменов между конфигурациями.

В результате проекта были автоматизированы все аспекты деятельности компании: автоматизация приема заявок, точный расчет потребности в производстве, расчет сырья и материалов, исходя из влажности муки и применения замен в спецификациях, сезонность использования спецификаций, а также автораспределение загрузки транспорта в соответствии с маршрутами и грузоподъемностью транспортного средства.

О каждом из этапов стоит рассказать отдельно.

Конфигурация позволяет выбрать один или несколько способов заведения заявок на приобретение документом Заказ покупателя. Так пользователю доступно создание заказов по разнорядке, формирование заказов из личного кабинета клиентов, загрузкой из файла либо через форму быстрого подбора номенклатуры. Именно такой выбор позволил ускорить и оптимизировать процесс принятия заявок. На данный момент используется система рабочих смен для приема заявок, а также тестируется работа через личный кабинет покупателя.

Кроме того, подключение сервиса 1С:Линк позволило нашим операторам принимать заказы дистанционно, без необходимости присутствия на предприятии. Это позволило максимально обеспечить санитарные требования в период пандемии короновирусной инфекции. Число сотрудников, присутствовавших на предприятии было сокращено до минимального числа работников производственного цеха без снижения качества работы. По результатам введенных заявок программа позволяет автоматически сформировать заказ на производство с учетом остатков на складах, желаемой даты выпуска и доставки. Это позволило существенно ускорить время передачи заказов в производство, а также минимизировать вероятность ошибки при подсчете.

Далее программа на основании действующих спецификаций и влажности сырья точно рассчитает потребность в материалах с учетом этапов производства. Экономия материалов в результате корректировки расчетов на влажность муки позволила снизить материальные расходы. При этом величина экономии или перерасхода наглядно демонстрируется типовыми отчетами конфигурации.

Отражение выпуска продукции и списания материалов также производится автоматически. Простота и понятность структуры документов позволяет достаточно быстро освоить работу в программе, в том числе сотрудникам производственных цехов, которые в большинстве случаев не имели опыта работы в программах 1С.

Одним из наиболее трудоемких этапов реализации хлебобулочного и кондитерского производства является подготовка продукции к доставке. Распределение заказов по маршрутам и машинам обычно занимает не мало времени и усугубляется одной из особенностей направления деятельности – ночные погрузки. На большинстве предприятий данной отрасли загрузка продукции к доставке осуществляется именно ночью или рано утром, чтобы свежий хлеб успел прибыть к открытию магазинов. Доставка продукции на нашем предприятии осуществляется более чем по пятидесяти направлениям, а транспортный парк компании перешагнул отметку сорок машин. При этом в данном расчете не участвуют санатории, лагеря и муниципальные учреждения. Их число также велико.

Быстро и качественно выполнить распределение выпущенной продукции согласно маршрутам позволяет Автоматизированное рабочее место «Управление доставкой». Открыв данный раздел, пользователь видит уже сгруппированные заказы по направлениям с указанием суммарной массы и объема продукции. Экспедитору остается только распределить заказы по машинам, контролируя их загрузку. Программа наглядно выводит информацию о массе и объеме уже загруженного товара, оставшийся объем и предупредит в случае перегруза. После этого остается только распечатать погрузочные ведомости и маршрутные листы для водителей.

При этом функционал программы позволил оператору распечатывать погрузочные ведомости с указанием не только маршрута, но и стоимости продукции с уточнением способа оплаты. Так, некоторые покупатели оплачивают товар водителю при разгрузке, а некоторые переводят на расчетный счет или оплачивают авансом. Теперь водитель точно знает, за какую сумму он должен отчитаться по возвращению с маршрута. В результате распределение заказов стало занимать у оператора менее получаса.

Автоматическая рассылка отчетов о результатах отгрузки и в целом деятельности предприятия, а также обработки для автоформирования цепочек документов позволили максимально оптимизировать деятельность компании, позволив с помощью десяти автоматизированных рабочих мест отгружать поток до пятисот накладных в сутки.

Кроме того, конфигурация позволила дифференцировать возвраты продукции от покупателей и приемку от покупателей черствого хлеба. Это позволило усилить контроль качества продукции. При этом типовой функционал был дополнен системой складов, что позволило четко отделять свежую продукцию от возвращенной. Впервые технолог и экспедиторы в любой момент времени смогли точно определить остатки на складе и потребность в выпуске.

Также впервые стало возможно определить себестоимость выпускаемой продукции не котловым методом, а точно для каждой номенклатурной группы. Ранее такая возможность на предприятии была недосягаема. В результате была проведена ревизия списка поставщиков сырья, выявлены наиболее экономически целесообразные сделки. Также была пересмотрена ценовая и скидочная политика компании. Сняты с выпуска нерентабельные и не популярные виды продукции. Все это позволило чувствительно увеличить прибыль, которая также впервые была рассчитана максимально точно.

По итогам автоматизации предприниматель смог увидеть достоверный финансовый результат деятельности, себестоимость выпускаемой продукции, определить наиболее востребованные товары, а также уточнить размеры задолженностей. Таким образом, данный проект для нас явился не только рывком в автоматизации деятельности, но и принес ощутимый экономический эффект. Но на этом рано ставить точку. Совместно с компанией Легасофт мы продолжаем реализовывать наши самые смелые идеи, в результате чего, уровень автоматизации растет вместе с нашим бизнесом.