Автоматизация деятельности предприятия на базе "БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет для «1С:Бухгалтерия 8»" в компании ООО "РЕПЕР-НН"

Внедрение программного продукта «БИТ.ФИНАНС Управленческий учёт» в компании ООО «Репер-НН»

Производственное предприятие «Репер-НН» из г. Нижнего Новгорода выпускает изделия медицинского назначения для восстановления функций зрения: ИОЛ, радужки, капсульные кольца и др. Производство запатентовано и сертифицировано по международному стандарту качества ISO 13485 (ориентирован на производство изделий медицинского назначения и предъявляющий повышенные требования к безопасности выпускаемых изделий). С 2019 г. ООО Предприятие «Репер-НН» является официальным представителем компании Rayner в России (Rayner – единственный производитель ИОЛ в Великобритании).

Штат компании ~100 человек

Количество АРМ: 30

Дата завершения проекта: апрель 2021

ЗАДАЧИ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА:

Финансовая служба «Репер-НН» вела мастер-бюджеты с помощью электронных таблиц. В группу компаний входит несколько юридических лиц. Для ведения регламентированного учета по каждой организации была выделена отдельная база данных в "1C:Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0". Аналитические отчеты формировались в ручном режиме, т.к. пользователи собирали фактические данные из нескольких баз, переносили в Excel и уже там анализировали сводные показатели.

Рост компании и выход на международный рынок требовал ускорения процессов сбора управленческой отчетности. Финансовый директор сформулировала требования к новой автоматизированной системе. Необходимо было организовать централизованное казначейство и получать факт по БДР, сократив ручные операции и дублирование данных.

Для выбора решения финансовая служба изучила ранок программных продуктов для автоматизации управленческого учета. Решение «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет» отвечало ряду критериев:

• гибкость системы позволяла перестраивать структуру бюджетов под меняющиеся требования компании;
• цена продукта и проекта по внедрению была в рамках отведенного бюджета на автоматизацию.

Проект по внедрению доверили компании «Первый Бит», у которой есть офис в Нижнем Новгороде. Было важно, что специалисты ИТ-интегратора могли очно, быстро и без накладных расходов на командировки провести обучение пользователей и оказать оперативную поддержку с выездом на место. Чтобы убедиться в квалификации проектной команды, финансовый директор ООО «Репер-НН» получила обратную связь у других заказчиков нижегородского офиса со схожими проектами. Референс был положительным, и подрядчика утвердили.

С точки зрения организационной структуры, систему БИТ.ФИНАНС установили как отдельную базу. Далее был выполнен обмен [БИТ.ФИНАНС] – [несколько баз "1С:Бухгалтерии 8"]. Базы обмениваются только платежными документами, от полноценного обмена удалось отказаться.

В реализованной структуре сбор факта осуществляется с помощью встроенного механизма получения данных. В БИТ.ФИНАНС ведется централизованное казначейство (планирование, согласование заявок, сбор факта по бюджету из разрозненных баз 1С).

РЕЗУЛЬТАТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ:

1. Автоматизировано консолидированное казначейство и сбор Бюджета движения денежных средств:
• инициаторы платежей вносят заявки на расходование ДС, казначей согласовывает их через специальный АРМ, оплачивает через клиент-банк;
• сотрудники видят оплачен ли их счет, сколько денег осталось в бюджете ЦФО, а руководитель может спрогнозировать кассовые разрывы, выделить свободные средства для инвестиционных проектов;
• сотрудники финансовой службы могут в режиме реального времени сравнить план-факт по исполнению бюджетов и контролировать остатки лимитов;
• Ключевое достижение: минимизированы потери данных и ошибки, обработка заявок занимает вдвое меньше времени. 
2. Реализован обмен с программой 1С:Бухгалтерия. Данные, необходимые для управленческого учета, попадают в БИТ.ФИНАНС автоматически и не требуют ручного переноса, дублирования.
• Ключевое достижение: Трудозатраты в подразделениях и ошибки сократились в 2 раза.
3. Автоматизирован процесс планирования мастер-бюджетов (БДР и БДДС), а также бюджета производства по формулам и по статьям.
4. Реализован инструмент автоматического контроля расходования ДС. В режиме реального времени идет постатейная проверка соответствия лимитам.
5. Автоматизирован сбор факта для Бюджета доходов и расходов из разных баз 1С. Для этой цели:
• учет в БИТ.ФИНАНС был выполнен на отдельном управленческом плане счетов.
• данные из "1С:Бухгалтерии 8" подгружаются в БИТ.ФИНАНС в виде проводок (использован типовой механизм получения фактических данных)
• на основании этих данных автоматически формируется факт по БДР (использован механизм трансляции).

Таким образом, можно получать факт по нескольким организациям. Автоматические правила работают быстро и исключают человеческий фактор в сборе данных. В итоге компания получает оперативные и точные данные, при этом экономит на поддержке системы (нет необходимости настраивать и поддерживать нетиповой обмен).