Внедрение программы "1С:Колледж ПРОФ" в Брянском базовом медицинском колледже

ГАПОУ "Брянский базовый медицинский колледж" основан в 1930 году как Фельдшерско-акушерский техникум. В колледже реализуется семь программ обучения, общий контингент студентов более 1,5 тыс. человек, 60% которых обучаются на контрактной основе. До 2021 года в колледже учет контингента и документооборот велся с использованием офисных программ (MS Word, MS Excel).

Основные проблемы

Из-за отсутствия программы для автоматизации процессов учета большая часть работы по оформлению приказов и печати документов выполнялась вручную. В том числе, это касалось приемной кампании: сбор заявлений, печать расписок и составление рейтингов – все приходилось делать вручную. Это приводило к большим трудозатратам со стороны сотрудников приемной комиссии, во время проведения приемной кампании частым явлением стали переработки и выходы на работу в выходные дни. Также отсутствие программы для автоматизации не позволяло полноценно проводить дистанционный прием документов, что нарушало требования Министерства образования.

Решение

Для преодоления данных проблем директор колледжа принял решение о внедрении программного продукта "1С:Колледж ПРОФ" как наиболее оптимального инструмента для автоматизации большинства бизнес-процессов СПО. Весной 2021 года рабочая группа колледжа в лице директора, заместителя директора по учебной работе и штатного программиста обратились в центр компетенции по образованию (ЦКО) "Русские Решения" для поэтапного внедрения подсистемы "Приемная комиссия". Необходимо было автоматизировать сбор анкет, печать заявлений, расписок и прочих документов, а также организовать дистанционный прием средствами встроенного личного кабинета абитуриента.

Этапы внедрения "1С:Колледж ПРОФ"

1. Развертка программного продукта "1С:Колледж ПРОФ" и встроенного личного кабинета абитуриента;
2. Обучение сотрудников приемной кампании работе в программе;
3. Разработка технического задания на выявленные в процессе обучения потребности;
4. Разработка, тестирование и внедрение доработок.

Результаты

Приемная кампания 2021 года была полностью проведена с использованием программы "1С:Колледж ПРОФ". Были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• Сбор и обработка заявлений как очно, так и дистанционно;
• Построение рейтингов абитуриентов, создание приказов о зачислении;
• Печать заявлений, анкет и контрактов на обучение.

В 2021 году колледж обработал более 1100 анкет, 60% которых поступили через личный кабинет абитуриента, т.е. дистанционно. Среднее время обработки одной анкеты снизилось в 5 раз, с трех часов до получаса.