Внедрение "1С:Управление холдингом" в ООО УК «Сибирская Горно-Металлургическая Компания»

Отзыв по внедрению «1С:Управление холдингом». Централизованное казначейство: контроль движения денежных средств.

О компании

Сибирская горно-металлургическая компания (СГМК), созданная в 2006 году, — безусловный лидер среди предприятий горно-металлургической отрасли Кузбасса, одна из ведущих компаний на российском рынке.

СГМК вносит ощутимый вклад в экономику Кемеровской области, решает вопросы сырьевой безопасности региона и России в целом. Компания является надежным поставщиком металлолома на металлургические предприятия Сибири и Урала, добывает доломит и производит щебень, осуществляет добычу марганцевой руды на месторождении Селезень.

Основные предприятия СГМК можно разделить на группы:

• горнодобывающие — филиал «Минеральные ресурсы» OOO «Запсибруда», горное управление ООО «Запсибруда»;
• металлургические — ООО «Вторресурс-Переработка», ООО «Западно-Сибирский электрометаллургический завод»;
• осуществляющие оптовые продажи и закупки — ООО «СГМК-Трейд», ООО «УК» «СГМК» (дирекция направления «Cтроительные материалы»).

Задачи

До внедрения Системы 1С:Управление холдингом основными сложностями было следующее:

• смешанный способ управления денежными потоками ввиду отсутствия инструмента для ведения централизованного казначейства;
• трудоемкий процесс отслеживания лимитов задолженности по контрагенту/договору вручную по Группе;
• трудоемкий процесс отслеживания расходования лимитов БДДС вручную по Группе;
• трудоемкий процесс сбора управленческой отчетности по ДДС из нескольких систем по Группе;
• отсутствие необходимой для бизнеса детализации оперативной отчетности ввиду отсутствия необходимых аналитических разрезов по Группе;
• отсутствие инструмента для отслеживания исполнительской дисциплины в рамках утверждения заявок на расходование ДС.

Исходя из вышеописанного целями проекта было сформулировано следующее:

1. Централизация процесса Казначейство в Группе компаний в единой информационной системе;
2. Организация процесса управления мастер-данными для ключевых справочников казначейства;
3. Организация процесса централизованной загрузки финансовых планов, централизованная установка лимитирующих значений;
4. Организация хранения и передачи данных о лимитах задолженности по контрагентам/договорам;
5. Организация процесса получения информации о факте взаиморасчетов из учетных систем, раздельный учет бухгалтерской и управленческой задолженности;
6. Создание инструмента гибкой настройки маршрутов согласования и ролевой матрицы доступа;
7. Интеграция системы централизованного казначейства с системой согласования договоров (1С:ДО), а также с учетными системами организаций;
8. Исключение необходимости двойного ввода информации о движении денежных средств;
9. Обеспечение установленных сроков формирования управленческой отчетности в части ДДС, повышение прозрачности и достоверности управленческой отчетности;
10. Снижение количества ошибок, связанных с «человеческим фактором».

В качестве решения был выбран программный продукт 1С:Управление холдингом исходя из того, что в типовой поставке присутствует следующие функциональные возможности:

1. Гибкий инструмент настройки маршрутов согласования и матрицы полномочий;
2. Возможность согласования реестров платежей и заявок на оплату через электронную почту;
3. Возможность настройки загрузки планов из Excel;
4. Инструменты автоматизированного контроля лимитов задолженности и лимитов по бюджету движения денежных средств;
5. Автоматизированное рабочее место для оперативного планирования денежных потоков – Платежный календарь/Платежная позиция;
6. Гибкий инструмент настройки разнесения входящих платежей и безакцептных списаний, опираясь на текстовые шаблоны назначений платежей;
7. Механизм отслеживания состояний и статусов согласования документов в Системе;
8. Механизм автоматической генерации первичных документов бухгалтерского учета на основании утвержденных заявок с сохранением аналитических разрезов, требуемых для цели управленческого учета;
9. Механизм прикрепления и хранения файлов к документам системы.

Количество автоматизированных рабочих мест в компании – 200.

Решение

В рамках проекта автоматизации процессов централизованного казначейства и управления мастер-данными было выполнено следующее:

• • Загрузка лимитов бюджета движения денежных средств в разрезе статей ДДС и видов контрагентов;
  • Автоматизированный контроль заявок на оплату по лимитам бюджета/ лимитам дебиторской задолженности;
  • Обмен данными с 1С:Документооборот в части справочника договоры и лимитов задолженности;
  • Загрузка данных о фактической задолженности из учетных систем Организаций;
  • Согласование платежей и реестров на оплату в Системе и через электронную почту;
  • Работа с платежным календарем и реестром платежей;
  • Автоматизированное разнесение списаний/ поступлений безналичных денежных средств;
  • Выгрузка банковской выписки по результату разнесения во внешние информационные базы – учетные системы организаций.

Внедрены подсистемы «Банк и касса», «Казначейство», «Бюджетирование, отчетность и анализ», «Управление процессами» программного продукта «1С:Управление холдингом». Ключевыми пользователями подсистем являются сотрудники финансового департамента, инициаторы и руководители центров финансовой ответственности, сотрудники бухгалтерии. Проведен этап опытно-промышленной эксплуатации, а именно:

• обучены и аттестованы ключевые пользователи подсистемы централизованного казначейства, а также отдел внутреннего сопровождения Системы;
• функционал запущен в шесть этапов по Группе в рамках процедуры масштабирования Системы.

Система запущена в промышленную эксплуатацию.

Продолжительность проекта с 06.2019 г. по 12.2020 г.

Вывод

Проект был начат в 2019г. с компанией 1БИТ и выбранным составом команды исполнителя, в которую входили Горскова Анна – РП, Чесноков Евгений – ведущий аналитик и их архитекторы, разработчики, консультанты.

Подготовительные работы перед запуском пилотных организаций заняло много времени, т.к. пересматривалась в целом архитектура взаимодействия систем, чтобы полноценно запустить наш проект. Команда исполнителя упорно работала с нами, чтобы добиться результата, как с технической стороны, так и со стороны бизнеса.

При этом мы успешно запустили две пилотные организации в июне-июле 2020г. и реализовали масштабирование большей части запланированных компаний к концу 2020г. В процессе работы были улучшены и оптимизированы основные процессы, что также сказалось на качестве полученного результата.

Останавливаться на достигнутом мы не собираемся, планируем продолжать улучшать Систему под наши требования и оптимизировать процессы, если видим, что это необходимо. Продолжим контактировать со сложившейся командой со стороны 1БИТ, т.к. все вопросы и ситуации, с которыми сталкивались в период работы, коллеги помогали решать оперативно и максимально профессионально.