Автоматизация согласования предварительных заказов в ООО "ГРОМ" на базу программного продукта "1С: Документооборот ПРОФ"

«Как не потерять ни один заказ? Автоматизировать документооборот целиком!»

Уникальное тюменское предприятие – завод геологоразведочного оборудования и машин «ГРОМ» больше сорока лет выпускает оборудование для нефтепромыслов, которое превосходит по качеству импортное. Завод расположен в черте города и за все это время ни разу не менял прописки. Он пережил бурные годы перестройки, выдержал ни один экономический кризис и за все это время ни разу не сбился с курса – предприятие всегда выпускало только ту продукцию, ради которой и создавалось.

Шесть лет назад на государственном уровне началась кампания по импортозамещению и переходу на отечественные технологии и оборудование. В нефтяной отрасли, как и во многих других, возникла потребность в качественных механизмах отечественного производства, и предприятие «ГРОМ» освоило выпуск нового высокотехнологичного оборудования закачивания скважин, в том числе для гидроразрыва пласта. Сегодня завод оснащен новейшими станками, применяет самые современные технологии и производит продукцию, которая по своим характеристикам превосходит импортные аналоги.

Кое-что из того, что выпускает «ГРОМ», копируют с небольшими доработками на других предприятиях такого профиля по всей стране, но те наработки, которые есть на заводе, позволяют стабильно опережать конкурентов и обгонять по качеству импортные аналоги!

В 2008 году на заводе внедрена система менеджмента качества по стандарту ISO 9001, и все внутренние документы построены в соответствии с международными стандартами.

Что было?

Деятельность завода автоматизирована на базе программного комплекса «1С:УПП». При внедрении в нем был специально доработан модуль для согласования предварительных заказов клиентов. Это, конечно, сказалось на финальной стоимости процесса и каждый раз усложняло и увеличивало время на обновление конфигурации.

Процесс согласования мог быть настроен только в ограниченном варианте, при усложнении системы согласования требовались доработки конфигурации специалистами. Дополнительные задачи, связанные с процессом согласования, приходилось ставить через электронную почту и контролировать «вручную». А это сказывалось на времени и качестве исполнения.

Что внедряли?

Для автоматизации бумажных процессов был выбран «1С:Документооборот ПРОФ». Он позволяет полностью перевести документы в электронный вид и максимально оптимизировать работу с ними. Кроме того, это оптимальный вариант для настройки обмена данными с информационной базой «1С:Управление производственным предприятием. 8» и создания единого информационного пространства на заводе.

Что изменилось после внедрения?

Согласование предварительных заказов стало бизнес-процессом, который начали автоматизировать в первую очередь. Это важный этап в работе завода, ему уделяется особенное внимание, и именно здесь чаще всего возникали заминки. 

Настроены бизнес-процессы для согласования предварительных заказов. Их могут корректировать системные администраторы завода, либо консультанты 1С, без привлечения программистов. В процессе согласования можно ставить связанные задачи в рамках системы «1С:Документооборот» и контролировать их с помощью типовых механизмов.

После успешного согласования предварительного заказа документ передается в «1С:УПП», где и формируется Заказ клиент. Сообщение об успешной выгрузке автоматически приходит на электронную почту ответственному.

Кроме того, во время согласования предварительных заказов есть возможность сформировать спецификацию изделий для производства в формате Excel. Готовый документ загружается в «1С:УПП» специальной внешней обработкой.

Результат внедрения:

• гибкость в настройке процессов согласования заказов;
• возможность вести учет выполнения задач по всей деятельности предприятия.