Автоматизация процесса контроля исполнения задач в ООО "Прованс" на базе программного продукта "1С: Документооборот ПРОФ"

ПК «Прованс»: Свежесть бывает только одна – первая, она же и последняя!

Когда речь идет о производстве и доставке продуктов питания, на счету каждая минута. Обмен документами должен быть отлажен, как часы, и занимать минимальное время. Как организовать документооборот, чтобы «бумажные» проволочки не мешали поставщикам вовремя привозить продукты, а заказчикам – получать свежий качественный товар? Ответ один – автоматизировать!

Наша производственная компания «Прованс» производит свежие, натуральные салаты и овощные смеси, полностью готовые к употреблению. Мы знаем, что жить можно вкусно, полезно и легко! Наша миссия – способствовать развитию вкусного и здорового образа жизни.

Наши ценности

• Качество. Потребитель – это наш босс. Качество – это суть нашей работы, а хороший товар по доступной цене – наша цель. Мы стремимся добиваться максимального качества во всем, чем занимаемся.
• Эффективность. Мы полностью используем наши ресурсы, не растрачиваясь попусту, и занимаемся исключительно тем, что умеем делать очень хорошо.
• Любовь к своему делу. Мы искренне любим то, чем занимаемся, и готовы делать это с решимостью, страстью и стремлением преодолевать трудности.
• Ответственность. Как личности мы требуем полной ответственности от самих себя, как сотрудники мы несём ответственность и за то, что делают другие.

Что было до автоматизации?

Представьте, на предприятии отсутствовал электронный документооборот. Вообще. Все задачи фиксировались на бумаге, приказы и поручения рассылались по почте или передавались буквально из рук в руки. При этом контролировать выполнение задач было непросто, и все это тоже делалось вручную. Отследить местонахождение нужного документа иногда вообще не представлялось возможным, особенно если ответственный человек заболел или уехал в командировку.

Мы тратили огромное количество сил и времени на согласование документов, а ведь мы производим продукцию из свежих овощей, и здесь на счету каждая минута. Как известно, второй свежести не бывает, она одна единственная, а упущенное время неизбежно оборачивалось потерей прибыли и риском для репутации.

Выбор решения для автоматизации

Автоматизация документооборота дала возможность изменить ситуацию в корне. У нас уже была внедрена система «1С:Общепит версия 2.0», поэтому выбрали программу того же производителя «1С:Документооборот ПРОФ». Во-первых, она универсальна и требует минимальной настройки под нашу специфику. Во-вторых, автоматизирует документооборот «с нуля». В-третьих, есть возможность интегрировать с уже работающей программой для обмена общими данными.

Что стало?

После внедрения «1С:Документооборот ПРОФ» появилась возможность в едином информационном пространстве ставить задачи и контролировать их выполнение, то есть работать оперативно. Теперь между созданием задачи и началом ее исполнения проходят считанные минуты. Даже при удаленной работе!

Была разработана система для фиксации договорных отношений с контрагентами с возможностью контроля сроков окончания договоров.

Особое внимание уделяется жалобам клиентов, если они возникают. Теперь все ответственные сотрудники в рамках единого бизнес-процесса выполняют свои задачи для скорейшего ответа на рекламацию.

Шаблоны документов формируются в системе «1С:Документооборот ПРОФ», и это позволило нам с минимальными затратами стандартизировать оформление всех документов на предприятии от служебных записок до договоров. Документы перестали дублироваться и теряться. Это, конечно, позволило сэкономить рабочее время ответственных сотрудников.

Был разработан обмен справочниками с конфигурацией «1С:Общепит», для обмена контрагентами между системами. Отпала необходимость по несколько раз вводить одни и те же данные, а значит и вероятность допустить ошибку.

Таким образом, решение «1С:Документооборот ПРОФ» изменило наше отношение к документообороту. Мы стали работать быстрее и качественнее, а значит теперь можем больше времени уделять общению с клиентами. Реагируем на их пожелания гораздо быстрее и поставляем качественную продукцию единственной первой свежести!