Автоматизация процесса согласования входящих электронных документов в ООО "ЧОП Витязь"

ООО "ЧОП Витязь" крупное предприятие в штате более 1800 человек. Занимается охранной деятельностью по всей территории республики Татарстан. Имеет большое количество заказчиков как юридических, так и физических лиц.

Компания ООО "ЧОП Витязь" находится на регулярном сопровождении 1С у компании Внедренческий центр "Бизнес Пульс" (ИП Панин). 

Сотрудникам компании была поставлена задача:

• Автоматизировать и настроить процесс согласования входящих электронных документов в 1С:Бухгалтерия Предприятия 3.0.

Цели:

• Повысить качество работы с клиентами и поставщиками
• Перейти на Электронный документооборот с контрагентами
• Сократить время согласования документов

После детального анализа требований заказчика и изучения внутреннего регламента согласования документов, сотрудниками компании ВЦ "Бизнес Пульс" были разработаны форматы электронных документов, в которые были включены дополнительные поля и сведения, необходимые для автоматического определения адресантов и маршрутов согласования.

На втором этапе была разработана система для создания маршрутов как последовательных, параллельных, так и более сложных. Была реализована возможность назначения адресантов по должностям и возможность делегировать свои обязанности по согласованию другому пользователю.

На третьем этапе была реализована система уведомлений о поступлении задачи на согласование, подписание и отправку подписанного электронного документа. Уведомления были реализованы как в самой системе 1С:Предприятия, так и отправка оповещения на электронную почту.

Компания ВЦ "Бизнес Пульс" с поставленными задачами и целями справилась, данную систему планируем развивать в дальнейшем. 

На текущем этапе были достигнуты следующие результаты:

• Уменьшилось количество рутиной работы
• У пользователей появилось больше времени на более эффективную работу
• Увеличилось качество работы с поставщиками, посредством сокращения времени на согласование и подписание документов.