Автоматизация системы электронного документооборота с помощью программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в ПКГУП "ТЕПЛОЭНЕРГО"
Отзыв клиента
Пермское краевое государственное унитарное предприятие «Теплоэнерго» осуществляет сбор, своевременный вывоз и безопасную утилизацию твердых коммунальных отходов от деятельности физических и юридических лиц. Численность сотрудников более 100 чел. В связи с тем, что организация получает и обрабатывает большой поток входящей корреспонденции (более 100 писем в день), возникают проблемы:
• потеря оригиналов документов;
• отсутствие возможности оперативного отслеживания статуса подготовки документов;
• большое количество времени на подготовку, согласование и подписание входящих и исходящих документов.
В апреле 2020 года руководством ПКГУП «Теплоэнерго» было принято решение о выборе в качестве автоматизированной системы электронного документооборота программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8».
Цель проекта - автоматизация типовых задач ведения и учета входящей и исходящей корреспонденции, работы с обращениями граждан, также создания и контроля исполнения приказов и распоряжений, учета информационно-справочных документов (служебные записки) с соблюдением требований госта по делопроизводству и документообороту (ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Задачи проекта:
1. Минимизация риска утери входящей и исходящей корреспонденции и обращений граждан.
2. Обеспечение эффективного контроля на всех уровнях исполнения.
3. Получение статистики по работе с документами по процессам.
4. Создание единого электронного архива входящей и исходящей корреспонденции.
5. Повышение эффективности и качества подготовки исходящей корреспонденции, распоряжений, приказов и служебных записок.
6. Создание возможности удаленной работы с документами.
7. Обеспечение быстрого поиска информации.
Стоит отметить, что компания 1С проводит постоянные работы по улучшению продукта, повышению его функциональности и приведению в соответствие с активно меняющейся законодательной и нормативной базой РФ.
На основании проведённых конкурсных процедур партнером для автоматизации была выбрана Группа компаний «Автоматизация учёта». Основными критериями для нашего предприятия в выборе партнёра являлись: наличие специалистов, обладающих опытом внедрения данного программного продукта, стоимость услуг внедрения, возможность проведения сертифицированного обучения проектной группы на территории предприятия, наличие положительных отзывов от других крупных предприятий.
В процессе внедрения выполнены следующие работы:
• обследование бизнес-процессов предприятия для подготовки к внедрению;
• помощь в выборе программного продукта для автоматизации процессов делопроизводства;
• продажа, доставка и установка программного обеспечения;
• обучение пользователей;
• первоначальная настройка программного продукта и загрузка НСИ;
• настройка: виды документов (входящие, внутренние и исходящие и обращения граждан), шаблоны маршрутов, шаблоны документов, автозаполнения бланков документов, структура папок, нумераторы, планирование мероприятий, мероприятия, отсутствие сотрудников, календари, рабочее время, файлы, процессы, почта, форум, обсуждения, штрихкодирование и потоковое сканирование
• консультации по дальнейшей настройке и использованию;
Партнёром автоматизированы участки работ:
• ведение и учет входящей и исходящей корреспонденции, работа с обращениями граждан,
• ведение и учет распорядительных документов (приказы и распоряжение),
• ведение и учет информационно-справочных документов (служебные записки),
• формирование отчетности по исполнительской дисциплине в рамках данных процессов,
• формирование реестра пересылки писем в КРЦ-Прикамье.
Результаты внедрения:
• повышение исполнительской дисциплины с помощью мониторинга сроков исполнения задач;
• увеличение оперативности подготовки, согласования и утверждения документов организации;
• исключение рисков возникновения ошибок человеческого фактора при подготовке исходящих документов.
Система запущена в эксплуатацию с 21 августа 2020 года. Активно ведутся работы по настройке и сопровождению программного продукта. На сегодняшний день автоматизировано 98 рабочих мест.
Благодарим ГК «Автоматизация учета» за качественно выполняемую работу и надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Рекомендуем коллегам использовать данное решение для автоматизации документооборота, соответствующее ГОСТам, требованиям законодательства, отечественным традициям работы с документами и контроля исполнения.