Автоматизация бухгалтерского, налогового и управленческого учета ООО "Авто-Волга-Раст" на базе "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием"

Автоматизированы следующие функции:

• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
• Кадровый учет
• Комиссионная торговля
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Логистика адресного склада
• Налоговый учет
• Обмен данными с АСУ ТП
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Переработка давальческого сырья
• Планирование закупок
• Планирование потребности в материалах
• Подбор кадров
• Расчет зарплаты
• Расчет фактической себестоимости
• Резервирование ТМЦ
• Управление данными о составе и структура изделия, рецептура
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление ордерным складом
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление складскими запасами
• Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
• Учет затрат на производство
• Учет неотфактурованных поставок
• Учет основных средств, расчет амортизации
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет спецодежды и спецоснастки
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых
• Учет услуг производственного характера
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы

Описание

ООО «Авто-Волга-Раст» входит в группу компаний «Волга-Раст», работающую на автомобильном рынке с 1996 года. Основные направления деятельности компании: продажа и техническое обслуживание автомобилей, реализация запасных частей. ООО «Авто-Волга-Раст» является официальным дилером автомобильной марки Volkswagen, также заключены субдилерские соглашения с другими мировыми производителями автомобилей.

Организационно компания представляет собой автоцентр, включающий первичные (отдел продаж автомобилей, сервисный отдел, отдел запасных частей, складское подразделение), управленческие, финансовые, хозяйственные и другие обслуживающие подразделения.

В качестве экономического программного обеспечения предприятие долгое время использовало набор различных программ, по отдельности решающих специализированные учетные задачи: работа первичных подразделений, бухгалтерский и налоговый учет, расчет заработной платы, сводная отчетность по предприятию. Использовалось доработанное и типовое программное обеспечение на базе типовых продуктов "1С:Предприятие 7.7" и электронных таблиц MS Excel. Задачи автоматизации работы отдельных участков учета в целом были решены на достаточном уровне, однако задачи миграции данных между информационными базами и формирование сводной отчетности не решались в рамках используемого программного обеспечения, ни одна из информационных баз не содержала полных данных.

Руководством группы компаний «Волга-Раст» была поставлена задача автоматизировать учетные процессы компаний на базе единого программного продукта «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием». Выбор в пользу данного решения бы обусловлен следующими причинами:
• «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» предусматривает ведение в единой базе управленческого, бухгалтерского и налогового учета с отражением введенных документов сразу во всех видах учета без необходимости повторного ввода или реализации механизмов обмена данных, синхронизации справочников и документов в случае использования различных баз данных;
• «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» включает в себя подсистемы бюджетирования и формирования отчетности по международным стандартам, что соответствует среднесрочным планам предприятия по развитию учетной системы;
• «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» предусматривает автоматизированное ведение учета по специальным налоговым режимам (упрощенная система налогообложения, единый налог на вмененный доход по отдельным видам деятельности) совместно или отдельно с общим режимом налогообложения, в том числе сложный учет НДС, что актуально для группы компаний «Волга-Раст», применяющей все перечисленные налоговые режимы;
• «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» предусматривает введение кадрового учета и расчета зарплаты;
• при анализе возможностей конфигурации программы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» был сделан вывод, что реализация специфики учета заказчика потребует минимальных изменений типовой конфигурации и не затронет типовых механизмов формирования, записи и проведения документов.

Таким образом, руководством компании была поставлена задача автоматизировать управленческий, бухгалтерский и налоговый учет на базе единой конфигурации программы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием». Для решения задачи ввода информационной системы в эксплуатацию была привлечена фирма-партнер «1С» ООО «ВНИПИ Тяжпромэлектропроект». Договор на ввод системы в промышленную эксплуатацию был подписан в октябре 2007 года, запуск системы запланирован на 3 января 2008 года.
В соответствии с договором ООО «ВНИПИ Тяжпромэлектропроект» провело следующие работы:
• обследование предприятия заказчика;
• описание бизнес-процессов, учетных схем;
• разработка инструкций для персонала, отражающие специфику предприятия заказчика;
• доработка типовой конфигурации программы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» под специфику учета заказчика;
• обучение персонала заказчика с учетом разработанных схем, описаний бизнес-процессов, рабочих инструкций, доработок конфигурации;
• моделирование реальных ситуаций до запуска системы в эксплуатацию;
• запуск системы автоматизированного учета в промышленную эксплуатацию;
• консультационная помощь персоналу заказчика после сдачи информационной системы в эксплуатацию до момента сдачи налоговой отчетности за первый квартал 2008 года.

Сдача в эксплуатацию информационной системы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» была произведена в намеченные сроки: 3 января 2008 года. Система была введена сразу в промышленную эксплуатацию, дублирование информации в другом программном обеспечении не велось.

В информационной системе реализованы следующие бизнес-процессы и функции.
1. Отдел продаж.
• регистрация в информационной системе нормативно-справочной информации по каждому автомобилю (ВИН-номер, ПТС, марка, модель, цвет и прочее) и покупателю (в том числе контактные лица, дата рождения);
• учет автомобилей на ответственном хранении (поступление, хранение, перевод в собственность организации, учет затрат по предпродажному обслуживанию отдельно по каждому автомобилю);
• учет взаиморасчетов с поставщиком по приобретенным автомобилям, учет условной задолженности по автомобилям на ответственном хранении;
• учет сроков хранения автомобилей;
• резервирование автомобилей заказанных покупателями;
• процесс продажи автомобиля (оформление заявки на приобретение автомобиля, резервирование автомобиля, отслеживание состояния взаиморасчетов), формирование документов, сразу отражающихся во всех видах учета и не требующих повторного занесения или корректировки финансовыми службами;
• формирование комплекта документов (договор купли продажи, акт приема передачи, накладная по форме «ТОРГ-12»), в том числе распечатанных на специальных бланках (справка-счет, транзитные номера, ПТС) непосредственно на рабочем месте коммерческого секретаря торгового зала, из типовых документов информационной системы («Заказ покупателя», «Реализация товаров услуг») без необходимости дополнительного заполнения;
• формирование документов планирования поступления денежных средств по автомобилям, приобретаемым покупателями;
• учет сотрудников участвовавших в реализации автомобиля, продаже дополнительных услуг, оборудования, запасных частей и аксессуаров;
• формирование специализированной отчетности предоставляемой поставщикам автомобилям и внутренним подразделениям компании.
2. Сервисный отдел.
• в информационную систему перенесены сведения из баз данных поставщиков автомобилей по номенклатуре оригинальных работ (до 200 000 работ по каждой марке автомобиля), данные включают: номер работы, нормативную трудоемкость каждой работы, коэффициенты сложности;
• реализованы механизмы регулярных загрузок информации из баз данных поставщиков о подтверждении гарантийных заявок по выполненным работам и затраченным запасным частям;
• для работы с гарантийными случаями добавлены документы «Заявка», регистрирующие факт выставления поставщику работ по гарантийным случаям, и «Проформа», отражающий факт подтверждения поставщиком заявленных работ и формирующий в автоматическом режиме все необходимые документы для отражения в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете;
• реализован единый механизм работы сервисного отдела через доработанный документ «Заказ-наряд», с помощью которого выполнятся следующие функции:
- регистрация обращения клиента;
- просмотр истории продажи и обслуживания каждого автомобиля (все обращения клиента, включая заказ и приобретение автомобиля, приобретение запасных частей, страховые, гарантийные случаи, предоставление услуг сервиса);
- хранение данных о видах работ и использованных запчастях;
- расчет зарплаты сотрудников сервисного отдела по сдельным расценкам (коммерческих секретарей, сопровождающих заказ-наряд, мастеров приемщиков, исполнителей) путем формирования документа начисления заработной платы («Сдельный наряд на выполненные работы») и формирование отчетности, используемой при начислении заработной платы;
- автоматическое формирование электронных документов для склада («Внутренний заказ»), на основании которого кладовщик отпускает запасные части;
- автоматическое формирование документа «Заказ покупателя», на основании которого производится оплата по заказ - наряду;
- автоматическое формирование «сопроводительных» документов, отражающих списание запасных частей с цеховой кладовой в момент проведения заказа-наряда, возникновение задолженности покупателя, факта выставления услуг или формирования внутренних затрат, начисление зарплаты рабочим. Сопроводительные документы полностью отражают факты хозяйственной деятельности по оказанию услуг во всех видах учета: бухгалтерском, налоговом и управленческом, не требуют повторного внесения или корректировки финансовыми подразделениями, учитывают различные режимы налогообложения, применяемые для различных видов услуг;
- формирование пакета типовых (накладная по форме «Торг-12», Акт выполненных работ, счет-фактура), а также специализированных печатных форм, в том числе и определяемых поставщиком автомобилей (предварительный заказ наряд, акт приема-передачи, чистовой заказ наряд);
• формирование предварительных расчетов на оказание услуг на базе документа «Заказ покупателя» с возможностью заполнения на основании «Заказа покупателя» документа «Заказ-наряд»;
• формирование специализированной отчетности, состав которой определяется внутренними требованиями или требованиями поставщиков автомобилей;
• формирование документов планирования поступления денежных средств по данным ожидаемого выполнения работ.
3. Отдел запасных частей.
• формирование заказов поставщикам, заказов покупателей в информационной системе, выгрузка заказов поставщиков в электронном виде в соответствии с требованиями поставщиков;
• загрузка прайс-листов из специализированных программ поставщиков, функции поиска изменившихся цен, автоматическое формирование предложений по изменению отпускной цены;
• механизм планирования по точке заказа, предусматривающий одновременный анализ минимального остатка и данных по продажам за произвольный период;
• формирование документов отражающих факт отгрузки запасных частей и аксессуаров, отражающихся во всех видах учета и не требующих повторного внесения или дополнительной корректировки финансовыми подразделениями;
• формирование пакета документа на отпуск материальных ценностей.
4. Склад.
• загрузка информации о поступлениях из текстовых файлов приходящих от поставщиков по электронной почте;
• формирование документов перемещения ТМЦ в складскую кладовую для выполнения работ сервисным подразделением на основании внутренних заказов;
• учет поступления;
• учет товаров на гарантийном хранении;
• адресное хранение в типовом варианте (привязка к позиции номенклатуры адреса ячейки хранения);
• учет спецодежды, спецоснастки и инвентаря;
• прочие складские операции.
5. Расчет заработной платы.
• формирование нормативной базы по расчету сдельных начислений, учитывающей стоимость человеко-часа в зависимости от марки автомобиля, процента сдельной оплаты сотрудника, вида выполняемой работы, нормативного количества человеко-часов, понижающих и повышающих коэффициентов оплаты, вида используемых запасных частей, если этот фактор влияет на сдельные начисления. Нормативная база используется при проведении «Заказ - наряда» с автоматическим формированием документа «Сдельный наряд на выполненные работы»;
• формирование контрольных отчетов для проверки правильности начислений по сдельной оплате; отчетов по работникам, начисления которых рассчитываются с учетом сдельных показателей (коммерческие секретари отдела продаж, менеджеры отдела продаж, менеджеры по запасным частям, мастера - приемщики), формирующие и детализирующие суммы начислений;
• начисление зарплаты по стандартным механизмам с учетом частичной занятости работников в деятельности подпадающей под налогообложение единым налогом на вмененный доход.
6. Бухгалтерский учет и налоговый учет.
• формирование основной массы первичных документов (электронных и бумажных) по реализации автомобилей, услугам, реализации запасных частей и складскому учету на уровне первичных подразделений, формируемые документы не требуют корректировок и дополнительной обработки;
• ведение кассы, банка, взаиморасчетов с подотчетными лицами, расчетов по поступлению услуг, выставлению услуг аренды, начислению и расчету заработной платы, учета по расходам будущих периодов, других специфичных для бухгалтерского учета функций в том числе выполнение регламентных операций;
• организация распределенных баз для восстановления последовательности и выполнения регламентных операций, с целью организации параллельной работы с первичными подразделениями без блокировок работы информационных баз;
• формирование в программе отчетности по налогу на добавленную стоимость, налогу на прибыль, балансовой отчетности, регистров налогового учета и прочее.

Доработки конфигурации выполнялись в минимальном объеме, максимально использовались механизмы внешних отчетов и обработок, внешних печатных форм, внешних обработок заполнения табличных частей. Добавленные документы не влияют на типовые механизмы проведения и формирования записей в регистры, при необходимости эти записи делают вводимые на их основании типовые документы, в том числе автоматически без участия оператора. Обновление конфигурации не требует анализа внесенных изменений, и производиться в штатном режиме. С момента ввода информационной системы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» в эксплуатацию выполнено два обновления (1.2.12, 1.2.14).

Отзыв клиента