Автоматизация бухгалтерского учета на базе программного продукта"1С:Предприятие 8. Комплексная поставка для Казахстана" в ТОО «GIDRAN» (Продажа автозапчастей)

ТОО «GIDRAN» ожидает рост прибыли на 20% после удачного внедрения «1С:Управление торговлей 8.3 для Казахстана»  

Специалисты Первого Бита адаптировали «1С:Управление торговлей 8.3 для Казахстана» под специфику бизнеса автосервиса. В результате мы добились максимального сокращения ручного труда, увеличения скорости выполнения задач и открыли дополнительные возможности при работе с документами.  

Компания «Gidran» существует с 2003 года. Из небольшой точки по продаже автозапчастей организация выросла в современное предприятие. Сейчас компания продает качественные запасные части и принадлежности для различных автомобильных марок, а также предоставляет услуги по ремонту.  На сегодняшний день «Gidran» является узнаваемым центром диагностики и ремонта автомобилей. Предприятие сотрудничает с российскими и европейскими компаниями.  

До проекта управленческий учет в компании приходилось вести в ручном режиме. Информация записывалась и хранилась в Excel. Это не исключало совершения ошибок и занимало много времени. О ведении грамотного складского учета и клиентской базы вообще не шло речи.

После диагностики автомобиля данные записывались на бумаге, а затем отправлялись мастерам для устранения неполадок. Это занимало много времени. Нередко нужная информация безвозвратно терялась, что приводило к сбоям в работе и остановке выполнения заказа.

В связи со сложившейся ситуации руководство компании «Gidran» обратилось в «Первый Бит». Эксперты предложили автоматизировать все основные бизнес-процессы нашей компании. Компанию «Первый Бит» мы выбрали не случайно. Большое количество успешных проектов автоматизации автосервисов разных масштабов говорило о высоком качестве работы и надежности компании. 

Ранее наша компания работала в системе «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана», в которой велся бухгалтерский учет, но для ведения управленческого учета она не подходила. Эксперты Первого Бита настроили синхронизацию текущей системы с «1С:Управление торговлей 8.3 для Казахстана» с интегрированным модулем «БИТ: Автосервис» для того, чтобы избежать двойного ввода информации.

Проект по внедрению системы длился три месяца. Эксперты установили все необходимые лицензии для программ и провели обучение сотрудников «Gidran» по работе в системе.

С помощью фунционала 1С:Управление торговлей работа с заказ-нарядами стала автоматической.

При работе с документами открылись новые возможности:

• автоматическая работа с заказом. Ранее клиенту выдавался от руки написанный документ по обследованию автомобиля и список необходимых ремонтных работ. Сейчас этот процесс автоматизирован, и клиент получает распечатанный документ, с которым идет в кассу для оплаты услуг. Мастер выбирает наименование услуг, а цена проставляется автоматически. Также формируется список доп. услуг и продуктов для клиента;
• возможность выбирать услуги в едином справочнике;
• задачи мастеру формируются автоматически;
• можно отслеживать статусы ремонтов в работе у мастеров;
• создана единая стоимость товаров и услуг;
• фиксировать результаты по завершению работ;
• списание запасной части, пришедшей в негодность;
• возможность моментально оформить заказ на новые запасные части;
• формировать заказ на запчасти напрямую у поставщика.

Благодаря функционалу 1С:Управление торговлей 8.3 для Казахстана складской учет на предприятии ведется в автоматическом режиме. Теперь сотрудники видят остатки, контролируют перемещение товара и вовремя пополняют складские запасы. Это позволило компании контролировать «не снижаемый» остаток на складе, избегая затоваривания.

Теперь менеджерам легко работать с клиентской базой: оповещать покупателей о различных акциях и рассказывать о новых поступлениях. Такой подход позволяет не терять информацию о клиентах, разовых покупателей переводить в статус постоянных, снизить издержки по привлечению клиентов.

Ключевые итоги проекта 

Проект стал особенным и интересным, так как до внедрения клиент использовал подручные средства по ведению учета. А программа «1С:Управление торговлей для Казахстана» показала себя во всем объеме функциональных возможностей и помогла решила комплекс задач по специфике бизнеса Автосервиса.  

Первые результаты в работе после внедрения:

• Заметная экономия времени. Ранее все операции проводились вручную в Excel. Теперь у мастера появилась возможность автоматически формировать, принять в работу задачи по ремонту, отразить стоимость, отразить потраченное время, сдать работы, списать запчасти, заказать недостающие элементы. Сделать заказ запасных частей у поставщика. До установки системы для того, чтобы опустить 1 клиента после диагностики, тратилось около 2 часов на оформление документации. После автоматизации весь процесс занимает 20 минут.

• Минимизация ручного труда. Экономия времени наблюдается и в самой работе по ремонту автомобиля. Если ранее после приемки мастер звонил на склад и делал заказ нужной запасной части, то теперь на основании выписанных услуг заказ на склад по запасным частям, требующим замену, формируется автоматически. После оплаты он отправляется моментально. Время на операции по отработке заказ-наряда сократилось на 15%.

• Рост лояльности клиентов. За 2 месяца с момента внедрения мы наблюдаем рост лояльности постоянных клиентов и появление новых заказчиков. Люди оценили новый уровень сервиса и рекомендуют компанию своим знакомым. 

• Анализируя первые результаты после внедрения, в ближайшее время предприятие ожидает рост прибыли на 20%. Во многом это стало возможным благодаря новым эффективным взаимоотношениям с клиентами.

• Также для работников бухгалтерии значительно упростилась задача по расчету переменной части – она стала автоматической. Система легко делает расчеты в соответствии с затраченным временем и сдачей работы.